Cum te poate salva transferul de cunoștințe
Nimic nu e mai neplăcut ca momentul în care un angajat talentat pleacă, mai ales când doar acel angajat știe să facă ceva destul de important pentru compania ta. Dar dacă ți-am spune că există un mod prin care restul echipei îi poate ține locul, măcar temporar, angajatului care pleacă? Cum? Prin transferul de cunostinte.
Care sunt primii pași în transferul de cunostinte?
1. Află ce știe să facă
Discută cu angajatul care a demisionat recent și cu managerii acestuia despre sarcinile sale și află dacă nu cumva e singura persoană care știe să facă un anume lucru. Sau mai multe!
2. Stabilește întâlniri de predare a sarcinilor
În funcție de numărul de task-uri care trebuie preluate și de numărul de colegi care le vor prelua, stabilește întâlniri între cei din urmă și colegul care pleacă pentru predarea sarcinilor pe care doar
persoana respectivă știe să le facă. Ulterior, asigură-te că toată informația rămâne și în scris, undeva (într-un mail sau într-un drive), pentru a evita pierderea ei în viitor.
3. Găsește colegi care îi pot ține locul
Mai departe, află cine din echipă îi poate ține locul temporar angajatului care pleacă. Ideal ar fi să împarți sarcinile acestuia în mod egal între mai multe persoane. De asemenea, în tot acest timp, nu uita să ții legătura cu managerii echipei și să lucrezi îndeaproape cu aceștia pentru a evita riscul de burnout în rândul echipei rămase.
Ține cont că totuși nu există o rețetă perfectă
- Niciun angajat nu va fi încântat să audă că primește sarcini suplimentare pentru o perioadă nedeterminată. Demonstrează-le angajaților care vor ține locul omului care a demisionat că organizația le apreciază implicarea (cu bonusuri, cadouri sau beneficii suplimentare).
- Există posibilitatea ca actualii membri ai echipei să nu fie capabili să preia sarcinile respective. Nu pleca din start de la premisa că transferul de cunostinte va fi un succes.
- Angajatul care pleacă ar putea să țină pentru el informații esențiale pentru a-și demonstra valoarea în cazul în care își va dori să se întoarcă. De aceea e important ca pe parcursul predării de sarcini și cunostinte să confirmi cu managerii echipei că informațiile sunt complete și corecte.
Cum eviți situația neplăcută cu totul?
E clar că nicio companie nu-și dorește o astfel de demisie, iar strategiile de business rar iau în considerare fluctuația oamenilor din echipă. De aceea, pentru a nu pune pe pauză proiectele pe care organizația ta și le-a propus anul acesta, e important să te asiguri că transferul de cunostinte are loc în mod constant între angajații companiei și nu doar când un om valoros decide să plece. Cum? Prin următoarele metode:
A. Programe de mentoring
Găsește pentru fiecare angajat valoros un junior dornic să învețe de la el și să avanseze!
B. Programe de shadowing
Permite transferul de cunostinte între departamente! Adu angajați din alte colțuri ale companiei, care să observe modul în care se fac lucrurile într-o altă echipă.
C. Documentarea sarcinilor
Majoritatea task-urilor, chiar și unele de rutină, au o anumită complexitate, care le face greu de sintetizat în scris. Totuși, chiar și incomplete, documentele care descriu modul în care un angajat îndeplinește un anumit task sunt extrem de utile.
D. Debriefing pentru fișa postului
Ai acces la toate fișele de post ale angajaților tăi. Cu toate astea, în câte cazuri poți spune că știi cu adevărat ce face fiecare angajat? În prea puține cazuri probabil. De aceea e important să stabilești o întâlnire cu fiecare om din echipa ta, la câteva luni de la angajarea omului respectiv, pentru a înțelege de fapt ce face persoana în cauză. Profită de moment ca să afli și dacă jobul i se potrivește, dacă se descurcă sau dacă angajatul își dorește altceva! Întâlnirile one-to-one pot dezvălui o mulțime de lucruri importante pentru procesul de retenție.
Citește și:
Unde se duc angajații când se duc?
