Timeboxing sau cum redevii stăpânul propriului timp
E poate cea mai importantă resursă pe care o avem la job, dincolo de skill-uri sau know-how. Mă refer, firește, la timp. Și, tocmai de aceea, e esențial să fie corect gestionat astfel încât să ne atingem obiectivele stabilite. Timeboxing-ul este una dintre strategiile care nu doar reduce procrastinarea, ci se concentrează pe alocarea strategică a resurselor. În acest articol afli cum funcționează, dar și cum te poți bucura de rezultatele sale în echipă.
Scurtă lecție de istorie
Ce este totuși timeboxing-ul? Cu siguranță ți s-a întâmplat de mai multe ori la job să ți se ofere un deadline generos, dar, cu toate astea, să rezolvi task-urile cu o zi înainte de predarea proiectului. Pentru a nu te mai afla constant în astfel de situații, te poți folosi de timeboxing, una dintre cele mai utilizate tehnici de gestionare a timpului.
Ea implică alocarea unei unități fixe de timp pentru ducerea la bun sfârșit a unei sarcini. Ce ai de făcut? Trebuie doar să deschizi calendarul și să introduci un interval de timp pe care să-l petreci pe un anumit task. În loc să lucrezi o perioadă lungă la acesta până îl termini, îți vei limita timpul pe care-l petreci asupra sa, indiferent de progresul obținut. Mai exact, în momentul în care intervalul de timp stabilit expiră, vei înceta să lucrezi la sarcina respectivă. Cu ajutorul tehnicii de gestionare a timpului cunoscută sub denumirea de „timeboxing” și introdusă pentru prima dată de James Martin, autorul cărții „Rapid Application Development”, vei putea stabili timpul de finalizare a unei sarcini specifice.
Sarcina nu trebuie să fie complet finalizată, dar trebuie stabilit un obiectiv și apoi să evaluezi în ce proporție a fost atins și care au fost impedimentele. Durata intervalelor de timp de lucru poate varia de la 15 minute până la câteva luni, în funcție de complexitatea proiectelor. Iar ca să te ții de acest plan, e important ca fiecare casetă de timp să aibă obiective și date cât mai specifice. Totodată, ele pot include bugete sau chiar mai multe task-uri. Să presupunem că ai de realizat două task-uri într-o singură zi. Primul pas este să stabilești timpul de care ai nevoie pentru a le realiza pe fiecare în parte și să stabilești intervalele orare în care vrei să te concentrezi pe ele. Chiar dacă primul task nu este terminat în intervalul stabilit, treci la următorul. Poți programa un alt interval de timp pentru prima sarcină și reveni asupra ei. Practic, termenul-limită trebuie să joace rolul factorului motivant pentru îndeplinirea sarcinii.
De ce este o strategie care dă rezultate?
Timeboxing-ul combate amânarea prin impunerea unor limite de timp, iar asta te ajută să te concentrezi pe o anumită sarcină. Totodată, această tehnică ajută la eliminarea distragerilor și se bazează pe prioritizarea task-urilor. În plus, vei evita să petreci prea mult timp blocat într-o decizie. E mai ușor să începi cu o sarcină pe care trebuie să o faci doar 15 minute decât cu ceva pentru care trebuie să acorzi un număr nelimitat de ore sau chiar zile.
Vei putea combate Legea Parkinson
Timeboxing-ul te poate ajuta să confrunți Legea Parkinson, potrivit căreia volumul de muncă are tendința de a crește în raport cu timpul pe care îl ai la dispoziție. Practic, cu cât ai mai mult timp, cu atât vei lucra mai mult la fiecare sarcină, iar timeboxing-ul poate combate această tendință, prin stabilirea clară a intervalelor de lucru.
Vei realiza că nicio sarcină nu trebuie să fie perfectă
Perfecționismul este fratele mai mic al Legii Parkinson. Dacă vrei să găsești cea mai bună soluție pentru fiecare task în parte, cel mai probabil vei pierde mult mai mult timp decât ai preconizat. Nu orice document sau anunț de angajare trebuie editat de două ori. Iar dacă stai prea mult pe un singur task, s-ar putea să ajungi cu zeci de task-uri în stand by. Timeboxing-ul te ajută să preiei controlul asupra fiecărei sarcini. Indiferent cât de mult ai putea șlefui un lucru, va trebui să te oprești când intervalul de timp ajunge la final.
Măsoară productivitatea
Un alt avantaj al timeboxing-ului este că te ajută la estimarea termenelor-limită. Pe măsură ce te familiarizezi cu această tehnică, îți va fi mult mai ușor să determini dacă ai suficient timp pentru realizarea unui proiect. Prin urmare, te ajută atât pe tine, cât și pe ceilalți membri din echipa ta să evitați riscul de a promite prea mult. Blocarea anumitor intervale permite, de asemenea, liderilor să măsoare timpul pe care o anumită echipă îl poate dedica unui nou proiect.
În timp ce te familiarizezi cu timeboxing-ul s-ar putea să…
… ai tendința de a depăși timpul de lucru stabilit.
… resimtă echipa ta presiunea de a-și extinde deadline-urile.
… stabilești intervale de timp fără să ții cont de pauze sau timpii morți specifici unei zile de lucru.
… nu iei în calcul momentele din zi în care ești cel mai productiv.
… te lași pradă unor distrageri, precum rețelele de socializare.
Trăim într-o cultură în care productivitatea a fost așezată pe un piedestal. Lucrăm noaptea târziu, peste program, iar uneori sărim peste masa de prânz. Și în timp ce acest lucru poate părea un rău necesar la job, lucrurile ar putea fi îmbunătățite pentru ca astfel de situații să nu mai fie norma, ci cel mult excepția. Timeboxing-ul te poate ajuta să îndeplinești promisiunile legate de livrarea unor proiecte, dar și să înveți și echipa să o facă la rândul ei. Și nu ar trebui să te rezumi doar la proiecte complexe sau strict la chestiuni de job. Poți stabili intervale de timp și pentru sarcini personale sau pentru a gestiona întâlnirile mult mai eficient. Hai că se poate și altfel!
Ți-a plăcut articolul Timeboxing sau cum redevii stăpânul propriului timp? Citește și:
Egoul de fier din mănușa de catifea
