Cum să organizezi un team building de la A la Z

Fiecare coleg din echipă are propriul stil prin care-și rezolvă task-urile zilnice și fiecare are preferințele sale atunci când vine vorba de job sau de mediul de lucru. Team building-ul îi adună însă pe toți la un loc, indiferent de ce activități desfășoară la job. E un instrument bun prin care oamenii ajung să se cunoască mai bine, să-și împărtășească pasiunile și poate chiar să devină prieteni. Și team building-ul e cu atât mai important când ai colegi care lucrează diferit, hibrid sau remote și simt nevoia de conexiune cu echipa și de socializare. Apartenența la grup este importantă pentru motivația lor. În plus, poate ai și colegi noi, care poate lucrează remote sau din altă țară și vor să-și cunoască echipa, iar membrii echipei vor să-i cunoască.

Și pentru că se apropie finalul de an, te gândești poate la un team building, prin care să sărbătoriți rezultatele din 2024. Dar cum îi aduci împreună și ce activități care să-i atragă și să-i mențină implicați să gândești pentru ca acest eveniment să fie una dintre cele mai plăcute experiențe? Descoperă cum ar trebui să organizezi un team building și de ce aspecte să ții cont pentru ca evenimentul să fie unul reușit.

Ce este un team building?

Ce înseamnă team building? De cele mai multe ori, team building-ul este o ieșire de socializare în echipă, organizată pentru toți colegii dintr-o companie sau pentru un departament. Există și companii care organizează teambuilding-uri pentru întreaga firmă. E însă destul de dificil și ai nevoie de multe resurse pentru a organiza un team building pentru sute de oameni. De aici vine alegerea companiilor de a realiza astfel de evenimente pentru echipe mici sau pentru fiecare departament în parte.

Conceptul de team building a apărut în România odată cu marile companii care au venit să investească în business-urile relocate aici. Le-au organizat multinaționalele care-și căutau echipă și doreau ca oamenii din companie să învețe să colaboreze, să-și sudeze echipele, chiar dacă membrii acestora erau de origini diferite. 

De ce e important să organizezi un team building?

Colaborarea s-a dovedit a fi un factor determinant major în satisfacția la locul demuncă, iar un team building poate bune bazele unor relații de lucru excelente și  stimulează implicarea colegilor în activitățile de la birou. Descoperă câteva date din studii, care se pot dovedi iluminatoare despre ceea ce motivează oamenii la locul de muncă și despre modul în care organizațiile își pot îmbunătăți productivitatea.

• Sentimentul de izolare a angajaților reduce productivitatea cu până la 21%.
  Colegii care lucrează de acasă se pot simți izolați. Gallup menționează în articolul Lead Your Remote Team Away From Burnout, Not Toward It că sentimentele de izolare a angajaților reduc productivitatea cu până la 21%. Scopul team building-ului este de a stimula conexiunea între colegi. Chiar dacă echipa ta lucrează 100% la distanță, poate interacționa prin activități periodice de team building și astfel sentimentul de singurătate nu va mai fi atât de acut, iar starea emoțională se va îmbunătăți ceea ce va duce și la creșterea productivității.
• Potrivit Studiului Gensler US Workplace, 43% dintre angajați își doresc locuri de muncă care promovează colaborarea.
• Socializarea între membrii echipei îmbunătățește comunicarea cu peste 50%.
  Activitățile de team building le oferă colegilor oportunități de socializare, ceea ce duce și la îmbunătățirea semnificativă a comunicării se arată în articolul Harvard Bqusiness Review – The New Science of Building Great Teams,  iar skill-urile mai bune de comunicare pot fi văzute în timpul lucrului pe proiecte și în timpul ședințelor.
• Team building-ul asigură o conexiune carismatică
  Atunci când îți construiești echipa, încorporezi tipuri diferite de personalități. Și te gândești cum să armonizezi comunicarea și colaborarea dintre oameni. Team building-ul are puterea de a crea o conexiune carismatică. Membrii mai sociabili ai echipei îi implică în conversații și pe cei mai puțin activi și astfel se creează legături de prietenie. În articolul The New Science of Building Great Teams se precizează „cu cât o echipă a avut mai mulți conectori carismatici, cu atât are mai mult succes”, asociind evenimentele de conectare în echipă cu  performanța ridicată a acesteia.
• Familiarizarea cu echipa îmbunătățește performanța colegilor
  Un studiu Harvard, The Firm Specificity of Individual Performance: Evidence from Cardiac Surgery, arată că medicii chirurgi au avut performanțe mai bune atunci când au lucrat cu o echipă cu care erau familiarizați decât atunci când lucrează cu una nouă. Chiar dacă chirurgul făcuse o intervenție chirurgicală în acel spital, atât timp cât era înconjurat de oameni noi, nu s-a descurcat la fel de bine ca atunci când era înconjurat de colegi. Acest studiu arată că familiarizarea și înțelegerea modului în care funcționează echipa îmbunătățește performanța acesteia în timp. Ce aport are team building-ul? Team building-ul oferă colegilor oportunități de a se familiariza, mai ales dacă  lucrează pentru diferite departamente sau au stiluri diferite de lucru. Noile prietenii pot spori performanța companiei.
• Performanța echipei este cea mai bună în rândul echipelor care comunică în situații informale.
  Colegii comunică, de regulă, în circumstanțe formale, în timpul unor întâlniri în care vorbesc despre task-uri, despre statusul proiectelor. De fapt, potrivit cercetărilor The Human Dynamics Group, „conversațiile în afara întâlnirilor formale sunt cel mai important factor care contribuie la succesul echipei”. Team building-ul este o oportunitate excelentă pentru echipa ta de a discuta informal, dar în mod adecvat, și poate, de asemenea, să îmbunătățească performanța echipei.
• Camaraderia promovează loialitatea și dedicarea față de muncă
  În articolul We All Need Friends at Work din Harvard Business Review, Christine M. Riordan menționează studii care arată că soldații formează legături strânse pentru că „ei cred în scopul misiunii, se bazează unul pe celălalt și împărtășesc binele și răul ca o echipă”. După cum îți poți imagina, această camaraderie ar fi valoroasă dacă ar fi transferată la locul de muncă. Unul dintre obiectivele principale ale team building-ului este crearea de legături între colegi. Atunci când echipa participă la aceste activități, se consolidează loialitatea față de grup, care se va reflecta în productivitate.

Cum organizezi un team building?

Organizarea unui team building depinde foarte mult de nevoile echipei, dar și de dimensiunea acesteia. Cu cât echipa e mai mare, cu atât provocările sunt mai multe. De regulă, nevoile ei sunt corelate cu obiectivele organizaționale. Spre exemplu, unele companii au nevoie de dezvoltarea leadership-ului, altele au o comunicare deficitară, altele nu știu să lucreze în echipă sau au angajați demotivați la job, în urma unui eveniment sau a unor schimbări importante. Analizând aceste puncte poți organiza un team building potrivit companiei în care lucrezi. 

De aceea, obiectivul team building-ului este extrem de important. În funcție de el poți stabili anumite activități potrivite care să îmbunătățească situația cu care te confrunți. Dacă nu ești la curent cu nevoile oamenilor, poți să faci asta prin discuții cu membrii echipei sau cu managerii. Ei știu cel mai bine de ce au nevoie persoanele cu care interacționează în fiecare zi.

Dacă știi obiectivul, poți să stabilești bugetul împreună cu managementul organizației. Acesta poate varia în funcție de scopul stabilit. Dacă e vorba de o simplă ieșire de o zi, care oamenii să se cunoască mai bine, atunci și bugetul va fi mai mic. Dacă vă doriți o ieșire de 3-4 zile, atunci ai neevoie de o organizare mai amplă. 

După ce ai toate aceste detalii puse la punct, poți să începi să cauți locația. Trebuie să ții cont de mai multe aspecte precum spațiul potrivit pentru toată echipa, existența unor condiții favorabile, dar și să te încadrezi în bugetul prestabilit pentru activități de team building.

Organizatorii de team building-uri spun că este important să alegem cu grijă destinația unde va avea loc team building-ul, astfel încât timpul de mers să nu depășească 3-4 ore cu mașina. Asta pentru că nimeni nu dorește să petreacă mai mult de jumătate de zi pe drum.

Acest aspect îți poate limita ofertele, dar în același timp te poate ajuta, căci e mai ușor să alegi din mai puține opțiuni.

Nu uita nici de restul detaliilor: ce activități sunt disponibile în locația aleasă pentru team building, dacă este izolată locația sau nu, ce meniuri ar prefera echipa ta?

E important să menții echipa cât mai unită, iar asta deja presupune crearea unui program. Iar dacă le faci un program, atunci nu uita să iei în calcul dacă ai un spațiu suficient, dacă hotelul are o grădină suficient de mare, o sală de ședințe potrivită, unde să aibă loc toată lumea. O atenție deosebită trebuie să o acorzi și meniurilor, căci ai putea avea în echipă vegetarieni și e important să ții cont de preferințele lor.

Care sunt principalele provocări?

Principala provocare este alegerea locației pentru un număr mare de persoane, care să aibă și condiții bune, să fie curată și izolată. De asemenea, e bine ca echipa să ocupe în totalitate hotelul sau pensiunea pe care o alegi, ca să nu deranjați alți vizitatori.

O altă provocare e să convingi HR-ul sau CEO-ul companiei să organizeze team building-ul în timpul săptămânii sau măcar să fie împărțit: o zi din timpul săptămânii și una din weekend. E important ca oamenii să înțeleagă că nu li se ia din timpul lor personal.

Team building = Team drinking?

E bine ca oamenii din organizație să vadă acest eveniment ca pe pe un team drinking? Se pare că această percepție a angajaților față de team building-uri nu e neapărat greșită.  Și în opinia celor care organizează team building-uri, nu e rău ca oamenii să aibă percepția asta, căci altfel nu ar mai dori să participe, și-ar găsi scuze doar ca să nu vină. Angajații știu foarte bine că un team building implică atât partea de distracție, cât și o componentă mai serioasă, acele meeting-uri formale în care se discută despre activitatea companiei, rezultatele acesteia, dar și despre lucrurile la care mai are de lucrat echipa sau managerii. 

De altfel, team building-ul e important să fie văzut atât ca pe o oportunitate de relaxare și distracție în echipă, cât și ca un mod de cunoaștere și integrare, lucruri ce vor ajuta compania să funcționeze cât mai productiv posibil.

Ce jocuri de grup poți să organizezi? 

Odată ce ai stabilit locația, gândește-te ce activități (jocuri de grup) să organizezi ca îndeplinești obiectivele pentru care v-ați strâns. Ai de unde să alegi, de la speech-uri motivaționale la activități de tip board games.

Idei de jocuri de grup pentru un eveniment reușit:

• Cooking show – (întreabă reprezentanții hotelului dacă îți pot pune la dispoziție bucătăria);
• Jocuri de tip board games pe echipe;
• Cocktail party;
• Diverse trasee montane în care echipa să profite de natură;
• Foc de tabără acompaniat de vin fiert;
• Team building în zbor – poți să alegi între zborul cu parapanta, motoparapanta sau chiar parașuta;
• Snowmobile – pe timp de iarnă e o soluție bună, mai ales că acest tip de activitate îți va oferi atât ție, cât și echipei o doză de adrenalină; 
• Diverse workshop-uri;
• Speech-uri inspiraționale.

Idei de activități pentru team building în 2024

Cum măsori eficiența teambuilding-ului?

Depinde ce înseamnă eficiență pentru fiecare companie în parte. Rezultatele le poți observa în timp, în comunicare sau în productivitatea colegilor. E important însă să nu omiți procesul de feedback din partea memnrilor echipei și survey-urile.  Rezultatele îți vor aduce soluții noi pe care le poți implementa în companie pentru a-ți atinge obiectivele cheie.

Team building-ul e o soluție prin care poți rezolva anumite probleme din echipă. Ce vei obține? O echipă mai eficientă la job, în care membrii au mai mare încredere unii în alții. Vor dobândi noi abilități și cunoștințe pe care e mai greu să le obțină atunci când sunt la birou și chiar își vor depăși limite, ceea ce este un câștig pentru ei și pentru companie.

Text: Mihaela Pascari și Steluța Năstase-Lupu

Descoperă și alte metode prin care îți poți suda echipa:

[Wellbeing@Work] Cum susții starea de bine a echipei în 2024

10 lecții pe care un CEO le-ar putea deprinde din sportul de performanță