Semnătura electronică. Prevederi legale și dificultăți în implementare
Semnatura electronica a devenit tot mai folosită odată cu debutul pandemiei și trecerea la lucrul remote, fiind un mijloc prin care poți optimiza timpul în relația cu oamenii din echipa ta. Este însă important de știut că există mai multe tipuri de semnături, cu un grad diferit de securitate, pe care trebuie să le folosești în funcție de tipul documentelor. În egală măsură, este obligatoriu ca un document să aibă același tip de semnătură, electronică sau olografă. Despre toate aceste aspecte legale, precum și despre situațiile în care o poți folosi semnatura electronica și dificultățile pe care le poți întâmpina, am discutat cu Andreea Suciu, Managing Partner și Andreea Oprea, Associate în cadrul Suciu I The Employment Law Firm.
Care este cadrul legal în care poate fi folosită semnatura electronica?
Utilizarea semnăturii electronice în domeniul relaţiilor de muncă a fost introdusă în mod expres în legislația muncii din România prin Ordonanţa de urgenţă nr. 36/2021 („OUG nr. 36/2021”). Totodată, Legea nr. 208/2021 pentru aprobarea OUG nr. 36/2021 („Legea nr. 208/2021”) a venit să clarifice prevederile OUG nr. 36/2021 care încă puneau probleme angajatorilor.
Pe scurt, conform noii reglementări, în funcție de importanța documentelor ce trebuie a fi semnate, în raporturile de muncă pot fi folosite toate cele trei tipuri de semnături electronice – semnătura electronică simplă, semnătura electronică avansată și semnătura electronică calificată. Prin urmare, este foarte important de menționat faptul că diferența între aceste tipuri de semnături electronice este dată de nivelul de securitate pe care acestea îl au.
Astfel, semnătura electronică simplă prezintă un nivel scăzut de securitate, semnatura electronică avansată prezintă un nivel mediu de securitate, iar semnătura electronică calificată prezintă un nivel ridicat de securitate în funcție de algoritmii care stau la baza emiterii acestor tipuri de semnături.
În ce situații de muncă poate fi folosită semnătura electronică?
În linii generale, noul cadru normativ prevede expres faptul că părțile contractului de muncă pot alege să utilizeze la încheierea, modificarea, suspendarea sau încetarea contractului individual de muncă semnătura electronică avansată sau semnatura electronică calificată (de exemplu, pentru semnarea contractelor de muncă, a actelor adiționale la contractele de muncă, a fișelor de post, și altele asemenea).
Totodată, pentru a întocmi toate documentele sau înscrisurile necesare la încheierea, pe parcursul executării sau la încetarea contractului de muncă, legea prevede posibilitatea angajatorului de utiliza semnatura electronică simplă, semnatura electronică avansată sau semnatura electronică calificată ori sigiliul electronic, în condițiile stabilite prin regulamentul intern și/sau prin contractul colectiv de muncă. Noile dispoziții nu califică în mod expres care sunt acele documente necesare pentru derularea raporturilor de muncă; cu toate acestea apreciem faptul că intenția legiuitorului a fost aceea de a da posibilitatea angajatorului de a folosi în plus și semnatura electronica simplă, precum și sigiliul electronic pentru documente electronice cu un nivel mic de risc, cum ar fi cereri de concediu, deconturi sau formulare, avize, devize sau procese-verbale.
Putem folosi semnătură electronică pentru a avea dovada instruirii în muncă?
Legea nr. 208/2021 a adus o modificare și din perspectiva documentației privind sănătatea și securitatea în muncă. Astfel, instruirea corespunzătoarea în domeniul securității și sănătății în muncă poate fi efectuata și online, iar dovada instruirii, în cazul realizării în format electronic, trebuie sa fie semnată cu semnătură electronică simplă, semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată.
În acest sens s-a instituit și obligația organelor de control competente de a accepta, pentru verificare şi control, contractele individuale de muncă şi actele adiţionale, precum şi înscrisurile/documentele din domeniul relaţiilor de muncă/securităţii şi sănătăţii în muncă încheiate în format electronic, cu semnătură electronică, fără a le solicita şi în format letric.
Un alt aspect important este faptul că documentele din sfera relaţiilor de muncă semnate electronic se vor arhiva electronic “de către angajator cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 şi ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică”.
Este semnatura electronica obligatorie pentru părțile unui raport de muncă?
Folosirea semnăturii electronice nu reprezintă o obligație pentru părțile unui raport de muncă. Prin urmare, angajatorului nu îi poate fi impus și nici nu poate impune acest tip de semnătură niciunui angajat. Totodată, reținem faptul că într-o societate vor putea coexista documente care țin de raportul de muncă semnate electronic, concomitent cu documentele semnate olograf. Legea nr. 208/2021 impune însă faptul ca pe același document să existe același tip de semnătură – fie electronic, fie olograf – din partea ambelor părți semnatare.
Cu toate acestea, este foarte important a menționa faptul că un document semnat electronic își păstrează valabilitatea ca unul semnat olograf doar în mediul electronic. Mai exact, un document semnat electronic care va fi printat va avea valoarea juridică a unei simple copii, originalul fiind doar documentul care rămâne stocat în calculator/pe un alt dispozitiv electronic.
Sunt deductibile cheltuielile aferente achiziționării semnăturilor electronice?
Conform noilor prevederi, cheltuielile aferente achiziționării semnăturilor electronice utilizate în vederea semnării documentelor de încheiere, modificare, suspendare sau, după caz, de încetare a contractului individual de muncă, sunt deductibile pentru determinarea rezultatului fiscal. Astfel, angajatorul poate suporta, atât pentru el cât şi pentru angajaţii săi, cheltuielile pentru achiziţionarea semnăturilor electronice utilizate pentru semnarea înscrisurilor/documentelor din domeniul relaţiilor de muncă/securităţii şi sănătăţii în muncă, urmând ca aceste cheltuieli să îi fie deduse din impozitul pe profit.
Ce dificultăți întâmpină angajatorii în ceea ce privește implementarea semnăturii electronice?
Până la momentul intrării în vigoare a OUG nr. 36/2021, angajatorii români care doreau să implementeze semnătura electronică trebuiau sa aibă în vedere prevederile Regulamentului eIDAS nr. 910/2014, aplicabil în toate statele membre UE, cât și prevederile Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică. Având însă în vedere specificitatea raporturilor de muncă, aplicarea dispozițiilor acestor acte normative a ridicat în practică diverse probleme din perspectiva calificării semnăturii electronice (avansată sau calificată) care putea fi folosită în documentele aferente raportului de muncă.
Chiar și după intrarea în vigoare a OUG nr. 36/2021, angajatorii au întâmpinat oarecare dificultăți din perspectiva faptului că alături de semnătura electronică se cereau a fi aplicate atât marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată, cât și sigiliul electronic calificat, noțiuni noi pentru mediul de business obișnuit. Acest impediment a fost însă rapid înlăturat prin intrarea in vigoare a Legii nr. 208/2021, care a abrogat această cerință excesivă.
Mai mult, noua reglementare a fost adaptată astfel încât pe documentele care țin de încheierea/încetarea/modificarea/suspendarea raporturilor de muncă să poată fi folosită nu doar semnătura electronică calificată, ci și semnatura electronica avansată. Cu toate acestea, un astfel de document semnat cu semnătură electronică avansată va fi valabil doar pe teritoriul României, iar nu la nivel european. Acest lucru are la bază faptul că Regulamentul eIDAS nr. 910/2014 recunoaște drept echivalent al semnăturii olografe doar semnătura electronica calificată.
Cu toate acestea, o problemă care încă persistă în rândul angajatorilor vizează lipsa de informare cu privire la furnizorii acreditați să emită semnături electronice care să se bucure de valabilitate pe teritoriul României. Mai exact, în ciuda tuturor discuțiilor recente apărute în spațiul public având drept temă semnătura electronică, angajatorii nu au încă suficient de multe informații cu privire la obligația de a se asigura, înainte de a implementa semnătura electronică (fie avansată/calificată) sau sigiliul electronic calificat în cadrul raporturilor de muncă, că furnizorul acelei semnături electronice este unul acreditat.
Astfel, trebuie încă o dată subliniat faptul că pentru documentele care vizează cele mai importante aspecte ale unui raport de muncă (anume încheierea/modificarea/suspendarea sau încetarea unui raport de muncă) pot fi utilizate doar acele semnături electronice care sunt emise de furnizori acreditați. Aceștia sunt listați într-un registru european (https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser/#/tl/RO).
Având în vedere numărul limitat de furnizori acreditați de semnatura electronica din România, angajatorii pot avea în vedere faptul că o semnatura electronica bazată pe un certificat calificat eliberat de un stat membru al Uniunii Europene este recunoscută drept semnătură electronică calificată în toate celelalte state membre, potrivit Regulamentului UE 910/2014. Nu putem spune însă același lucru și despre semnătura avansată având în vedere ca la nivel european doar semnătura electronică calificată este echivalentul unei semnături olografe.
Introducerea expresă a semnăturii electronice în legislația internă a muncii este binevenită, fiind un act legislativ îndelung așteptat în spațiul de business românesc. Aceasta pune capăt unui lung șir de discuții care au existat cel puțin în practica recentă derivată din instituirea stării de urgență/alertă pe teritoriul României, precum și din încurajarea și dezvoltarea practicii telemuncii în România.
Ți-a plăcut articolul despre semnătura electronică? Citește și:
