Am sau n-am făcut tot ce mi-am propus?
Începuturile sunt frumoase, sfârșiturile sunt frumoase: începutul unei relații, sfârșitul ploii, începutul unei cărți noi, sfârșitul unui film intrigant. Iar când vine vorba de ani, atât începutul, cât și sfârșitul lor ne încântă, pentru că ambele sunt, în primul rând, prilej de recapitulare și planificare. Și pentru că e perioada în care toată lumea își setează țeluri personale care mai de care, eu zic că e momentul perfect să ne ocupăm și de cele profesionale. Și pentru că știu că e ușor să renunți la a le seta, pentru că nu știi de unde să începi, o să-ți prezint eu punctele de plecare în rândurile ce urmează. Trebuie doar să iei o foaie și un pix și să te pregătești de un an (și) mai prosper!
Fugim când auzim de KPIs, rapoarte și concluzii. Ne axăm pe ce a mers bine, ne bucurăm că am făcut față la ce a mers rău și privim optimiști către următoarele proiecte. Ce ne scapă, însă, este că fix acest tip de date ne oferă de fapt cea mai bună perspectivă, iar odată trecute pe foaie și înțelese corect, următorii pași devin mai clari decât oricând. Hai să ne oprim din fugă, să ne împrietenim cu acești indici și să vedem ce au de spus!
„Să crezi că nu există loc de îmbunătățiri e un eșec în sine. Să nu încerci să eviți repetabilitatea unui eșec e o alegere. Învață să le spui adio, nu la revedere!”
O planificare eficientă, din timp, a lui 2024 te poate ajuta să furi startul la setarea obiectivelor, să organizezi mai bine resursele și să te asiguri din timp că vei avea un an plin de realizări. Ca să-ți fac treaba mai ușoară, în acest articol vom explora împreună câteva tehnici-cheie care să te ajute în acest demers. Vei învăța mai întâi cum să recapitulezi corect și concret anul proaspăt încheiat, iar în a doua parte scriem cot la cot planul macro pentru 2024.
Ca să continuăm, recapitulăm! Cum a fost 2023?
Sunt sigur că-ți aduci aminte cum a fost decembrie, cum a fost ultimul trimestru sau ce rezultate a avut ultimul proiect. Perfect, doar că… nu e de ajuns. Nu-ți baza activitatea în noul an doar pe cele mai recente rezultate sau pe ce ții minte că a avut cel mai mare impact în anul care tocmai s-a încheiat. Mai știi cum a decurs februarie? Sau, și mai departe, mai știi ce țeluri stabilisei la început de an pentru 2023? Hai să vedem, rând pe rând, cum să recapitulăm un an pentru a trage cu adevărat concluzii pertinente:
- Colectare și evaluare
Pentru a înțelege cu adevărat ce a mers bine și ce nu în 2023, începe prin a aduna toate datele relevante pentru toate proiectele avute pe parcursul anului: termene, bugete, resurse implicate, persoane-cheie, impact, costuri extra și, cel mai important, rezultatele obținute. Iar când zic toate, zic… TOATE! De la cea mai mică postare, până la proiectul de care s-a vorbit tot anul. Apoi, pune-le cap la cap, comparativ și privește-le îndelungat. Mai întâi pe diagonală, să observi diferențele flagrante, iar mai apoi în detaliu, să vezi micile diferențe și de ce au apărut. De ce este crucial să faci asta? Acest loc unde ai adunat absolut toate datele este de fapt radiografia lui 2023. În primul rând îți servește drept imagine completă asupra tot ce ai muncit, iar, în al doilea rând, este fix sursa principală unde identifici tendințe sau insight-uri și înțelegi ce ar putea fi îmbunătățit, ce durează prea mult și de ce, unde se „mănâncă” mai multe resurse decât ar trebui, ce noutăți ai putea introduce și la ce se poate renunța complet. După ce termini de făcut asta, vei observa că după doar primul pas al listei deja vezi lucruri pe care nu le-ai fi descoperit altfel!
- Ai auzit? E vremea de audit!
Acum că datele sunt în fața ta, iar rezultatele sunt clare și nu mai pot fi schimbate, sapă un pas mai adânc și caută-te pe tine în ele. Unde erai tu în fiecare situație sau proiect? A contat prezența ta? Ai fost pion principal sau puteai lipsi? Ce impact a avut munca ta și cum te-a făcut să te simți? Reflectă puțin asupra abilităților, resurselor și obiceiurilor pe care le-ai avut în 2023 pe plan profesional. Ai învățat ceva nou? Simți că ai evoluat? Unde simți că e loc de mai bine? Ce poți face pentru a te dezvolta mai mult în 2024? Ia fiecare întrebare pe rând și răspunde-ți cât mai sincer posibil. La fel ca la primul pas, s-ar putea să vii cu răspunsuri care să te surprindă!
- Și succese, și eșecuri
Acum că ți-ai înțeles mai bine locul în imaginea de ansamblu și ai răspuns la întrebările sugerate, mai aruncă o privire peste 2023 și prin filtrul succesului. Extrage o listă a proiectelor care s-au desfășurat bine și identifică ce factori au contribuit la aceste succese. Și notează-ți separat și care crezi că a fost rețeta, pentru că s-ar putea să poată fi replicată și să funcționeze și pentru proiectele din 2024. Iar apoi, foarte important, ia-ți timp și celebrează! Bucură-te de rezultatele bune pe care le-ai avut, mulțumește oamenilor care au contribuit la prezența lor și fii mândru! E posibil ca la momentul în care s-au întâmplat să nu-ți fi acordat un moment să faci asta, așa că acum e perioada perfectă. Iar după ce ți le-ai însușit, mai fă o listă: eșecuri. Nu pentru a te blama sau a împărți vina, ci pentru a observa cât mai obiectiv ce a condus la ele și ce lecții se pot trage de acolo. Să crezi că nu există loc de îmbunătățiri e un eșec în sine. Să nu încerci să eviți repetabilitatea unui eșec e o alegere. Învață să le spui adio, nu la revedere!
- Pauză de „bârfă”
Ai făcut imaginea macro a lui 2023, ți-ai înțeles rolul și importanța, ai făcut pace cu eșecurile și ai deschis o sticlă de vin în cinstea succeselor. Acum e momentul să împărtășești toate astea și cu ceilalți. Nu toți au timp, vor sau pot să facă ce-ai făcut tu până acum, în primele 3 puncte, așa că arată-le tu ce ai descoperit. E important să faci asta pentru tine, dar e înzecit mai important să oferi și altora acces. Când toată lumea înțelege ce a mers bine și ce nu, rămâne mai puțin loc pentru incertitudini și mai mult loc pentru progres.
- Prezent!
Felicitări, ai evaluat cu bine tot ce s-a întâmplat în 2023! Cu bune, cu rele, un lucru e cert: s-a încheiat. Așa că… ia-ți adio de la el. Nu rămâne ancorat nici în eșecuri, dar nici în rezultatele bune pe care ți le-a adus. Încearcă să fii cât mai mult în prezent. Da, a fost un an mișto, dar s-a terminat. Sau ai trecut peste multe greutăți, dar asta nu atestă faptul că nu trebuie să te mai pregătești pentru altele. Bucură-te de prezent pentru un moment. Scutură-te, dă-ți reset la mindset și hai să o luăm de la capăt! S-a mai încheiat un capitol. Iar asta știi ce înseamnă, nu?
Ca să evoluăm, planificăm! Cum vrei să fie 2024?
Când începe un nou an, avem sentimentul de un nou început. Ne încântă ideea că o luăm „de la capăt”, vrem să plănuim cât mai multe lucruri, însă de cele mai multe ori acestea rămân doar niște rânduri scrise pe o foaie în lipsa acțiunilor și planurilor aferente. Da, să-ți planifici în prealabil tot anul e mișto, dar știi ce e și mai mișto? Să planifici eficient și să te ții de plan! Hai să vedem cum facem asta:
- Obiective SMART, pentru rezultate și mai smart
Cu siguranță te-ai mai întâlnit cu acronimul SMART. E cel în baza căruia te asiguri că obiectivele pe care vrei să le stabilești sunt Specifice, Măsurabile, Accesibile, Relevante și încadrate într-un Timp. Așadar, ca să definești obiective clare și realiste pentru noul an, asigură-te mai întâi că bifează fiecare literă din acronim și, la fel de important, că sunt în conformitate cu valorile și aspirațiile tale personale și profesionale pe 2024. Doar așa vei fi 100% sigur că sunt bune și au o bază stabilă. Iar ca să nu rămâi doar cu niște termeni vagi, hai să-ți explic pe scurt care e treaba cu SMART. Nu e de ajuns să vrei să scazi rata de turnover în compania în care lucrezi, trebuie să fii mai specific și să setezi și un termen în care s-o faci. Iar după ce setezi un termen, trebuie să decizi și cu cât ai vrea și cum/cu cine. Astfel:
Specific = Scăderea fluctuației de angajați
Măsurabil = cu cel puțin 10%
Accesibil = cu ajutorul echipelor de HR și marketing
Relevant = pentru sediul din București
Timp = în următoarele 12 luni, adică în 2024
SMART este un instrument simplu ce te ajută să nu mai setezi obiective neclare, fără finalitate. În lipsa folosirii lui, oamenii tind să-și seteze obiective fără criteriile Accesibil și Relevant și ajung să impună fie realizarea unui obiectiv care nu este relevant pentru echipă, fie îndeplinirea unuia care nu este accesibil sau realizabil. Iar asta trebuie stopat încă de la start, pentru că dacă este stopat în timpul realizării, deja a produs risipă de resurse și timp. Și nu vrem asta. Ca să ai parte doar de progres într-un mod cât mai eficient, gândește SMART și stabilește-ți obiective clare și palpabile pentru 2024. E cool să știi ce vrei și cum vrei să faci!
- Bon de ordin
Acum că ți-ai notat (smart!) tot ce-ți propui pentru noul an, e momentul să pui cap la cap foile, să le bați puțin de masă ca în facultate și să iei un pix cu roșu. E timpul să tăiem și să prioritizăm! Mai întâi în funcție de urgență, mai apoi în funcție de importanță. Apoi în funcție de necesitate, de costuri și de orice alt indice important pentru tine. E normal să vrem să facem cât mai multe lucruri, însă în lipsa unei ordini bine prestabilite, acestea ar putea părea prea mult pentru cât putem face. Iar când o listă de obiective provoacă mai mult disconfort decât încântare, undeva pe parcurs clar am greșit ceva.
Dacă vrei ca în momente tensionate să nu fi nevoit să renunți de tot la un proiect, ci să ai capacitatea de a-l amâna sau prioritiza, fii critic cu lista pe care ai creat-o și analizează-le cât mai „la sânge”. Împarte-le pe luni, apoi pe trimestre și vezi unde se creează spații goale și unde se încarcă prea mult. Ce mai poate aștepta un an? Ce e încă vag? Ce ar consuma prea multe resurse pentru un rezultat insignifiant? Odată setate răspunsurile, din start vei observa că ai organizat atât timpul, cât și resursele, într-un mod foarte eficient și se va instala instant un sentiment de liniște.
- Plan de atac
Acum știm ce, când și cum vrem. Rămâne să… începem. Posibil cel mai greu pas. „Greu” nu pentru că implică o muncă grea, ci pentru că de cele mai multe ori nu știm de unde, cu ce sau cum să începem. Pentru a te asigura că rămâi pe drumul cel bun și că la final de 2024 vei bifa obiective în loc să le tai, creează-ți un calendar sau un plan de acțiune. Include în el termene-limită și repere importante pentru fiecare obiectiv sau proiect și împărtășește-l cu oricine crezi că are nevoie să țină pasul cu el. Este indicat să revii asupra lui din când în când, să-l actualizezi și să vezi în ce stadiu mai ești. O să fie greu la început să găsești o formulă potrivită pentru a nota și a fi atent la toate datele, însă te poți juca cu mai multe formate până descoperi ce-ți aduce mai multă claritate asupra obiectivelor. Partea bună: odată ce ai creat un șablon ușor de parcurs și de ținut pasul cu el, îl poți replica mult mai ușor pe toate proiectele viitoare.
- Mai avem cu ce?
Fie că e vorba de un buget în bani sau despre alt tip de resurse, de cele mai multe ori acestea trebuie stabilite chiar de la începutul anului. Ce nu știi tu, însă, este că odată parcurși și făcuți primii 3 pași, acum ți-e mult mai ușor să-l faci și pe al patrulea. Deja ai imaginea de ansamblu cu obiectivele, ba chiar și cu împărțirea lor în timp, așa că mai rămâne doar să aloci resursele și, la fel cum am stabilit mai devreme, să revii periodic asupra lor. Notează-ți pe parcursul anului unde a fost nevoie de resurse extra, unde le-ai împărțit perfect și chiar și de unde au provenit economiile. Să ai o listă cu acest tip de date poate fi diferențiator pentru tine și echipa ta!
- Monitorizare, evaluare, monitorizare, evaluare
De câte ori ai zis pe 1 ianuarie că anul ăsta te ții de sală, dar ai încetat să mai mergi de prin martie? Ce ai învățat din asta? „La anul fac altfel!”. Greșit. Cheia în atingerea unui obiectiv este să-i monitorizezi constat evoluția și, foarte foarte important, să fii pregătit să-l ajustezi. Nu ai nevoie să o iei de la capăt, să fie 1 ianuarie, luni sau început de lună. O scădere în atingerea obiectivului se ajustează cât mai repede, iar pauzele și coborâșurile fac și ele parte din poveste. Dacă proiectul tău pare că scade, nu îl oprești și-l pornești anul viitor, cu „forțe proaspete”, ci intervii cât mai repede. Și, tot la fel, durata de viață a unui obiectiv nu se încheie odată ce l-ai atins, ci va trebui monitorizat constant și menținut și pe viitor. Obiectivele bifate la final de 2024 nu se încheie la final de 2024, la fel cum și cele din 2023 încă vor mai avea impact și vor mai trebui monitorizate și anul ăsta.
Și iată-ne la final! Te-am pus pe gânduri? Te-ai apucat de scris? Să știi că, în concluzie, recapitularea și analiza unui an calendaristic sunt esențiale atât pentru dezvoltarea personală, cât și pentru cea profesională. Ele îți oferă o perspectivă asupra succeselor și eșecurilor și tot ele sunt cele de la care înveți cel mai mult și evoluezi. Iar după, odată terminată recapitularea, planificarea eficientă pentru un nou an te ajută să-ți stabilești obiective și să-ți organizezi timpul în așa fel încât să le poți atinge. Pune în practică sfaturile mele și ne auzim la final de 2024 cu rezultatele tale. Mult succes în noul an!
Ți-a plăcut acest articol despre recapitulare și planificare? Citește și:
Fericiți cei care nu trag la țintă legați la ochi, învârtindu-se
