Ghidul tău complet pentru onboarding

Antreprenor? HR manager? CEO sau CFO? Oricare este rolul tău într-o companie, cu siguranță, ai fost cel puțin o dată nou venit într-o echipă. Știi foarte bine cum arată prima zi de muncă la un nou job, cât de grea poate fi interacțiunea cu mai mulți oameni noi în același timp și cât de mare este nevoia de a avea un sprijin în astfel de momente. Desigur, viteza cu care ne integrăm/ne adaptăm într-o companie sau într-o echipă depinde și de cum suntem construiți ca oameni, cât de introvertiți sau extrovertiți suntem sau cât de greu sau ușor ne este să învățăm ceva nou. 

Dincolo de prima interacțiune, în primele zile sau chiar primele luni de muncă avem nevoie de un sprijin care să ne ghideze, să ne motiveze și să ne ajute să performăm. De aceea, procesul de onboarding existent în compania ta nu ar trebui să se oprească după câteva zile, ci să continue chiar și câteva luni, pentru ca noii angajați să știe exact ce au de făcut și care este misiunea lor în echipă. Strategia ta ar trebui să acopere chiar și o perioadă înainte ca noul coleg să vină în organizație și să se termine, atunci când acesta ia decizia de a se reprofila sau pur și simplu de a schimba compania și mediul de lucru. Iar ghidul de mai jos te va ajută să creezi cele mai bune strategii de integrare a nou-veniților. Hai să vedem!

Onboarding – de ce este important să existe într-o companie

Productivitatea noului angajat crește

Având în vedere că tool-urile și procesele de lucru diferă de la companie la alta, un angajat nou într-o companie, chiar dacă a mai lucrat pe o astfel de poziție, nu va ști exact ce are de făcut. Cu toate acestea este nevoie de timp ca angajatul să se familiarizeze. Iar în perioada de integrare în noua echipă, un mentor care să-l ghideze și să-l învețe este absolut esențial. 

Compania devine atractivă și pentru alți candidați

Cu toții ne dorim să lucrăm într-o companie cu renume, iar pentru asta înainte de a aplica sau a merge la un interviu de angajare ne documentăm. Candidații fac asta, își întreabă prietenii, cunoștințele sau caută pe diverse platforme informații despre mediul de lucru, despre echipă sau manageri. Procesul de onboarding are un impact puternic asupra brandului de angajator. Iar cel din urmă influențează un candidat atunci când acesta își caută un job. Desigur, e bine să duci lucrurile până la capăt, adică nu doar să existe conceptul de onboarding în companie, ci și să fie pus în practică. 

Cultura organizațională devine mai solidă

Onboarding-ul ajută și la menținerea și îmbogățirea culturii organizaționale. Atunci când oamenii evaluează oportunitățile de muncă ce le apar în cale, cultura organizațională de cele mai multe ori face diferența. Prin existența unui proces de integrare a noilor angajați, o companie își demonstrează în mod clar misiunea, valorile și caracteristicile sale unice. 

Crește rata de retenție

Un angajat care se încadrează perfect într-o echipă, știe exact ce are făcut și care-i sunt obiectivele, întotdeauna va dori să rămână în compania respectivă. Dar acest lucru depinde de strategia de onboarding și de eficiența ei. O rată mare de fluctuație a angajaților duce și la mai multe costuri pentru recrutarea de noi colegi. Știi foarte bine cât de costisitor poate fi să înlocuiești un angajat care decide să plece. 

Angajații își ating mai repede obiectivele

Cel mai important beneficiu, pe care îl obțin companiile care au strategii de onboarding bine puse la punct, este rezultatul angajatului și implicarea lui în dezvoltarea business-ului. Acest proces îi ajută nu doar să se implice, dar și să obțină performanțe, căci le sunt oferite direcții clare către obiectivele companiei. 

Cine se ocupă de procesul de onboarding

După ce ai aflat despre beneficiile existenței unui astfel de proces, suntem siguri că te întrebi cine ar trebui să se ocupe de toate acestea. Prima oară, cu toții se gândesc la departamentul de HR și că ei ar trebui să organizeze și să creeze un proces de integrare cât mai creativ al noilor angajați. Și, într-adevăr, așa este! De o mare parte din această strategie se ocupă echipa de resurse umane dintr-o companie. HR-ul supervizează noul angajat și coordonează întreg procesul. 

Cu toate acestea, sunt mai multe persoane care ar trebui să se implice. Responsabilitatea nu este doar la echipa de HR, ci și la manageri sau chiar la colegii cu care urmează să lucreze noul angajat.

Managerul direct al noului angajat este poate chiar mai important în acest proces. În el, angajatul trebuie să vadă un sprijin, dar și un model demn de urmat. O relație defectuoasă cu managerul direct influențează productivitatea angajaților, le afectează viața personală, dar poate duce chiar și la demisii. De aceea, încă de la bun început trebuie să se creeze o relație bună între cei doi, să existe o comunicare transparentă, dar și feedback constructiv din partea managerului.  În toată această poveste, angajatul nou are nevoie și de un aliat. Mai exact, un coleg care să-l mentoreze, să-l integreze în restul echipei. De cele mai multe ori este vorba despre un senior sau un coleg care ocupă același rol, dar are mai multă experiență. Aceasta poate fi o ocazie bună de a cunoaște mediul de lucru în care urmează să activeze, dar și de a relaționa cu colegii.

Începe strategia cu pre-onboarding

Până să ajungă noul angajat în companie, e important să nu ignori procesul de pre-onboarding. Tocmai, pentru a-i crea o experiență viitorului coleg. Suportul pe care îl vei pune la dispoziție candidatului de astăzi, îi va oferi mai multă încredere angajatului de mâine. 

• Oferă-i informațiile înainte să înceapă prima zi de muncă. Îi poți povesti despre toate beneficiile pe care le va avea la viitorul job, despre companie și cultura ei.
• Programează un check-in. Cu câteva zile înainte ca angajatul să înceapă noul job, sună-l și întreabă-l dacă mai are nelămuriri sau are nevoie de informații suplimentare. Se va simți mulțumit de grija pe care i-o porți.
• Poți, de asemenea, să-i trimiți un e-mail cu informații despre cum va arăta prima zi de lucru, când ar trebui să ajungă, unde poate să-și parcheze mașina sau unde ia prânzul echia cel mai frecvent.
• Pregătește-te pentru întâmpinarea noului coleg. Prima impresie contează pentru candidați, ei apreciază efortul pe care-l face compania pentru a-l întâmpina. Așa că, pregătește-i birou, consturile de e-mail și tot de ce are nevoie pentru a-și începe activitatea. 

Câteva strategii eficiente de onboarding pe care le poți pune în practică chiar acum

• Trimite un e-mail de bun venit

E important ca noul coleg să se simtă parte din echipă încă din prima zi. Așa că, trimite un e-mail tuturor colegilor, în care să le povestești despre noul venit (cine este și rol ocupă). Poți să te folosești chiar și de ușor și să povestești despre hobby-urile amuzante ale angajatului.

• Întâmpină-l cu un pachet de bun venit 

Poate fi vorba despre un pix și o agendă pe care o poate folosi pentru a-și nota primele sarcini și informații. Un rucsac sau chiar o sticlă refolosibilă de apă. Orice atenție oferită va fi apreciată de noul angajat și îl va relaxa, va avea mai mult curaj să fie el însuși încă din prima zi. 

• Bazează-te pe Learning și Development

Primele trei luni pentru un nou angajat trebuie să fie despre învățarea și dezvoltarea lui. E important să exploreze departamentele, colegii, procesele, tool-urile și, de asemenea, să vadă dacă există loc de evoluție în cadrul companiei. Pune-i la dispoziție diverse resurse de învățare sau discuții 1 to 1 în care să poată întreba orice îl interesează sau nu înțelege. 

• Găsește-i un model demn de urmat 

Cum spuneam și la începutul articolului, angajatul are nevoie de un manager bun și de un coleg care să-i fie aliat. Fără inspirație, oameni de la care să poată învăța, o persoană nu poate să fie motivată și creativă. Colaborarea cu o persoană din companie care îi poate sări în ajutor oricând e o piatră de temelie pentru engagement-ul angajatului. 

Cum e cu onboarding-ul angajaților remote?

O mare parte dintre angajați și-au mutat birourile acasă, mai ales, odată cu începerea stării de urgență din România. Unii s-au întors la birou în această perioadă, iar alții în continuare lucrează remote. Iar, dacă vrei să-ți mărești echipa și viitorii angajați urmează să lucreze de acasă, nu înseamnă că nu trebuie să aibă parte de onboarding. Multe dintre strategiile de integrare fizice sunt valabile și pentru cei care lucrează de acasă. Spre exemplu, și lor le poți trimite informații înainte de a începe activitatea, le poți găsi un mentor care să-i îndrume, chiar dacă prin intermediul canalelor de socializare.

Cu toate acestea, cei care lucrează de acasă trebuie să aibă sentimentul de apartenență. Trimite-i laptopul, mouse-ul și toate echipamentele de care are nevoie pentru a-și desfășura activitatea. Și ei au nevoie de pachetul de bun venit, dar și de un e-mail de întâmpinare. Și ei fac parte din cultura organizațională a companiei, iar pentru a-i ajuta să înțeleagă mai bine valorile organizației le poți trimite diverse prezentări, imagini sau video-uri cu echipa. În prima perioadă, programează săptămânal sau chiar mai des de atât, întâlniri individuale pentru a discuta proiectele viitoare și a rezolva provocările cu care se confruntă.

Cum măsori eficiența procesului de onboarding?

Dacă procesul de onboarding este eficient sau nu, îți poți da seama cel mai simplu prin rata de retenție. Dacă oamenii încep să plece după primele trei luni, atunci trebuie să vii cu noi metode de integrare ale acestora. Nu uita nici de procesul de recrutare! Și acesta ar trebuie să fie axat pe experiența angajatului. 

Alte informații pe care le poți afla despre procesul de onboarding sunt feedback-urile oferite de noul angajat, atât în timpul procesului de integrare, cât și după acesta.  De asemenea, analizează rezultatele angajaților noi veniți. Dacă engagementul și productivitatea crește, atunci procesul de onboarding este unul eficient. 

Așadar, procesul de onboarding este un element esențial, dacă vrei ca oamenii să rămână pentru mai mult timp în companie, să fie motivați și productivi. Nu există companie în care aceste lucruri vin de la sine, ele vin cu efort din partea echipelor de management sau de HR. Așa că, înainte de a cere rezultate oamenilor, gândește-te ce ai făcut tu ca ei să fie productivi.

Ți-a plăcut articolul? Citește și:

Luăm sau nu datele de sănătate ale angajaților? Ce spun normele GDPR

Piața muncii – ce se întâmplă după Restart

1 din 2 angajați vrea o schimbare în carieră în următorul an