Modul de lucru trecut prin filtrul danez (P)

Auzim deseori vorbindu-se despre hygge în contextul designului de interior și cu toții visăm la un spațiu personal în care să ne simțim confortabili și fericiți. Însă acest concept poate fi transpus și-n mediul business, iar Systematic este una dintre companiile care au reușit să implementeze cu succes un astfel de model.

Pentru a afla ce înseamnă să lucrezi într-o cultură organizațională colaborativă la nivel internațional, dar și cum se resimte influența daneză la nivel de motivație și autonomie în cadrul echipei, am stat de vorbă cu 3 dintre reprezentantele departamentului de People and Culture din Systematic. Fiecare dintre ele ne-a oferit insight-uri unice asupra modului de lucru, insight-uri care sperăm să te inspire în felul în care vei face lucrurile în 2022!

Gabriela Spătaru, Employer Branding Specialist

Cum ai ajuns să ocupi poziția de Employer Branding Specialist în cadrul Systematic?

Am aplicat pe LinkedIn. La momentul respectiv, îmi doream să fac o schimbare din domeniul BPO și să mă îndrept către industria de IT. Aveam câteva criterii pentru selecția viitorului angajator destul de bine conturate și știam că energia mea se potrivește bine în structuri de start-up, sau cel puțin în etapele de definire a strategiei și lansarea inițiativelor de branding. Ca specific al business-ului, știam deja că vreau să fac parte dintr-o organizație cu un core definit de etică și valori și ținteam către companii cu o cultură organizațională sănătoasă și autentică. Încă din anunțul de recrutare am simțit că Systematic is the place to be. În corpul textului era adăugată o notă personală a managerului cu care am rezonat la nivel de obiective și metodă de lucru.

Privind retrospectiv, la cariera ta în HR, care sunt lucrurile de care ești cea mai mândră pentru că le-ai bifat?

Funcționez cel mai bine în medii de lucru ce implică colaborare și cred cu tărie că rezultatele cele mai bune se obțin prin cooperare la nivel cross-departamental. Să creezi un melanj de perspective diferite și idei nu e întotdeauna la îndemână și, contextual, poate fi time consuming, însă rezultatele finale sunt complexe și incluzive. Mă bucură faptul că am avut ocazia în diferite proiecte să lucrăm așa.

Introspectiv, am dedicat timp definirii unui stil personal de lucru care să îmbine armonios skill-urile, valorile și intențiile mele. Poate că nu e neapărat un obiectiv palpabil, însă e un țel personal pe care mi l-am setat din dorința de a fi recunoscută pentru dedicarea și pasiunea cu care lucrez.

„Cea mai mare pierdere este să investim resurse în crearea unei imagini care să nu rezoneze cu experiența reală a angajaților.”

Care sunt greșelile ce ar trebui evitate în dezvoltarea unui brand de angajator?

În setarea obiectivelor de brand, este important să ne asigurăm că acestea sunt declinate din strategiile la nivel de organizație alături de strategia de atragere de talente. Poate că una dintre erorile cel mai des întâlnite este faptul că, adesea, echipa de employer branding este văzută mai degrabă ca funcție-suport a recrutării, și nu ca driver în procesul de branding. Adesea, organizațiile confundă practicile din recruitment marketing cu construirea unui brand de angajator, cel din urmă fiind un proces de lungă durată asumat la nivelul întregii companii. Sigur, sunt multe de adăugat la subiect, însă provocarea rămâne armonizarea obiectivelor de branding cu perspectiva angajaților.

Ce ai învățat despre leadership din cultura organizațională a colegilor din Systematic?

Filosofia de leadership din Systematic este construită cu ajutorul principiilor descrise de David Marquet în cartea sa „Turn the Ship Around”. Nu întâmplător oferim în pachetul de onboarding această carte. Ne dorim ca noii colegi să cunoască aceste principii încă din perioada de onboarding și să înțeleagă faptul că în Systematic schimbăm abordarea tradițională dintre din modelul „leader-follower”, în modelul „leader-leader”. Ceea ce am învățat la Systematic este că, dacă îți dorești să ai o echipă eficientă și creativă trebuie să acorzi autonomie angajaților în așa fel încât să acționeze din timp.

Cum te ajută backgroundul universitar în antropologie socială să înțelegi și să dezvolți cultura organizațiilor multinaționale?

Sunt trei elemente pe care le-am luat cu mine din domeniul academic și le-am integrat în modul de lucru: abordarea strategică, perspectiva holistică, focusul pe oameni și relații. Organizațiile nu sunt nimic altceva decât un ecosistem de relații care, pentru a funcționa optim, au nevoie de obiective comune. Expresii de genul „așa facem lucrurile aici” sau „așa-i la noi”, atunci când fac referire la obiceiurile zilnice ale angajaților, dezvăluie cât de puternică sau slabă este cultura unei companii. În antropologie, înțelegem dinamica dintre indivizi la nivelul comportamentelor și modelelor de comunicare. Spre deosebire de alte abordări, precum psihologia, antropologia înțelege oamenii ca „subiecți sociali”. Folosind perspectiva antropologică în dezvoltarea culturii organizaționale, aceasta va ține cont de grupurile și contextele sociale și va crea structuri sustenabile și colaborative.

Care au fost prioritățile departamentului de Employer Branding din cadrul Systematic în 2021? Dar pentru 2022?

Anul 2021 a fost marcat de două cuvinte-cheie: internaționalizare și digitalizare. A fost anul în care am inclus birourile locale în strategia de branding și astfel am condus analiza de brand de angajator a birourilor Systematic din Noua Zeelandă, UK și Germania. În paralel, am implementat la nivelul echipei un tool de automatizare a campaniilor digitale, astfel încât să reducem timpul petrecut pentru setarea campaniilor pe rețelele sociale și a celor de e-mail marketing. Folosind acest tool am avut un control mai bun asupra datelor și am avut la îndemână resursele necesare de perfecționare a campaniilor și a grupurilor-țintă. Pentru 2022 ne dorim să ne întărim poziția în cadrul evenimentelor și să continuăm comunicarea EVP-ului nostru. Desigur, lucrul acesta îl vom face cu ajutorul comunității noastre de ambasadori Systematic, comunitate care crește de la an la an și fără de care expunerea noastră nu ar fi avut niciodată forma de astăzi.

Ce îți dă energie în viața profesională?

Colegii mei și provocările rolului.

Cred c-am fost de-a dreptul norocoasă atunci când m-am alăturat echipei Systematic, fiindcă am avut ocazia de a cunoaște oameni dedicați și cu multă experiență și senioritate, de la care mi-am luat informațiile și energia de a crea inițiative mai puțin formale și mai mult centrate pe modelul relaxat, danez. Deseori spunem că la Systematic nu găsești un loc de muncă, ci un lifestyle, iar de aici comunicările și poziționarea noastră a curs natural. It was just like popcorn!

Facând o comparație cu abordările de employer branding pe care le-am vazut în alte țări, în cadrul comunității de IT-ști din București este nevoie de mai multă creativitate și diversitate din perspectiva mesajelor și canalelor potrivite de engagement. Am o fire curioasă, iar pentru mine, piața de IT este un playground în care îmi place să experiementez alături de colegii mei din business.

Alice Durbacă, Recruitment Specialist

Faci parte doar de câteva luni din echipa Systematic. Cum a decursul integrarea ta în echipă, ținând cont de faptul că unii dintre noii tăi colegi lucrau remote sau în program hibrid?

Integrarea mea în cadrul Systematic, și mai ales în interiorul echipei de recrutare, a avut loc fluid, natural. M-a ajutat foarte mult deschiderea colegilor de a ne întâlni la birou încă din primele zile și pentru că am avut ocazia să ne cunoaștem față în față, ulterior, în online, mi-a fost cu atât mai ușor să interacționez cu ei. În procesul de onboarding la Systematic, fiecare nou angajat are o întâlnire informală cu directorul general. Încă din prima zi, am avut o discuție tare faină și deschisă cu Lucian Maican, General Manager la Systematic, ceea ce mi-a confirmat faptul că valorile companiei sunt profund exprimate la nivel individual. Definim cu lejeritate cultura organizațională în Systematic ca fiind people-centric și ne concentrăm resursele și atenția spre a oferi colegilor noștri o experiență în concordanță cu ceea ce definim noi integritate personală și profesională. Util a fost mai ales onboarding-ul care a avut loc în Danemarca. Acela a fost momentul prielnic în care am înțeles cu atât mai bine ce înseamnă cultura Systematic și ce presupune influența culturii nordice, atât la nivel profesional și aplicat în business, cât și personal. Un exemplu relevant ar fi modelul hygge și felul în care acesta este reprezentat la nivel de organizație. Hygge este un concept danez care, aplicat în business, creează un mediu de lucru în care te simți cu adevărat acceptat, un mediu în care ți se acordă încredere încă din prima zi, ești apreciat și suficient de confortabil pentru a te exprima relaxat. Iar experiența asta a dat tonul integrării mele în echipa Systematic.

Feedback-ul este esențial în dezvoltarea culturii colaborative a organizațiilor. Tu după ce reguli te ghidezi în oferirea acestuia?

În Systematic încurajăm feedback-ul continuu. Lucrul acesta îl facem atât la nivel procedural, prin care luăm pulsul lunar angajaților noștri printr-un tool de măsurare a nivelului de satisfacție, cât și la nivel de echipă, când ne alocăm timp de reflecție asupra lucrurilor ce pot fi îmbunătățite sau momente de celebrare a unor mici victorii. Nu cred că am neapărat un set de reguli stricte pe care le urmez, ci mai degrabă un ghid de bune practici pe care l-am rafinat în timp. Important este să mă asigur că feedback-ul meu este unul constructiv. Încurajez setarea corectă a așteptărilor și acest lucru se întâmplă când fiecare parte implicată își comunică nevoile și astfel căutăm echilibrul dintre noi.

„Prin prisma experiențelor proprii, am învățat importanța feedback-ului și, în special, impactul lipsei acestuia. Mai ales în cadrul unei organizații multinaționale, feedback-ul constructiv oferit la momentul potrivit poate să facă diferența.”

Autonomia este o calitate tot mai râvnită în rândul oamenilor din echipe. Cum o reperezi la interviul de angajare?

Consider că procesul de recrutare este o discuție de cunoaștere reciprocă. Astfel, obiectivul meu în cadrul unui interviu este să mă asigur că discuția curge în direcția în care candidatul are ocazia de a analiza informațiile relevante despre companie și proiect, iar noi să înțelegem pe deplin profilul și motivația sa.

Important este să înțelegem dacă ceea ce oferim noi la nivel de companie se pliază cu nevoile și așteptările candidatului, și aici ne referim la tehnologiile folosite, la cultura organizațională, la planul de carieră și de dezvoltare ale candidatului.

În timpul procesului de recrutare mă ghidez după modelul GROW și mă asigur că întrebările pe care le adresez crează spațiul potrivit ca persoana din fața mea să ajungă singură la răspunsurile de care are nevoie.

PRIMEȘTE CELE MAI NOI ARTICOLE DIRECT ÎN INBOX👇

Ce carte a avut un impact puternic asupra ta ca profesionist?

Coaching pentru performanță, de Sir John Whitmore. Astfel am decoperit bazele coaching-ului și importanța ca fiecare persoană să caute răspunsul în interiorul ei. De altfel, zi de zi învăț că fiecare dintre noi deținem deja răspunsurile de care avem nevoie pentru a ne rezolva problemele, este doar o chestiune de timp până o facem și uneori contează să ai și ghidarea potrivită. Cartea în sine este un instrument pentru dezvoltarea oamenilor, a echipelor și implicit a organizațiilor. Pentru un inițiat ca mine într-ale coaching-ului, cartea reprezintă un început bun care-ți vorbește despre ce înseamnă și cum se practică acest concept de coaching, pe care de altfel îl auzim tot mai des atât în mediul profesional, cât și personal. M-a ajutat să înțeleg importanța adresării întrebărilor potrivite și de impact. Mi-a reconfirmat plăcerea/pasiunea pe care o am de fiecare dată când lucrez și interactionez unu la unu cu oamenii și mi-a oferit instrumente pe care să le aplic în sesiunile de 1:1.

Orice criză naște și oportunități, susțin multe voci din business. Tu ce oportunități simți că ți-a adus această perioadă?

Acest context mi-a oferit oportunitatea de a întoarce lupa asupra mea și asupra nevoilor mele. M-am folosit de acest timp pentru a cântări și cerne anumite aspecte din viața mea. În ultimele luni mi-am clarificat nevoile și așteptările pe care le am de la mediul de lucru, de la job. În acest moment, Systematic răspunde la multe dintre nevoile mele. Sunt bucuroasă să lucrez alături de oameni faini, care pun accentul pe dezvoltarea lor constantă, caută să se reinventeze; persoane autonome, cu multe inițiative și idei faine. Împreună ne concentrăm eforturile pentru a susține echilibrul între viața personală și profesională, și așa reușim să creăm un mediu colaborativ și motivant. Astfel, avem deschidere către diverse formări/training-uri specifice rolului de HR, sau training-uri psihometrice (Insights Discovery). La acestea se alătură și sesiunile de wellbeing pe care Systematic le pune la dispoziția tuturor angajaților cu ajutorul platformelor Atlas și Wellington. Dezvoltarea mea într-un colectiv sănătos este oportunitatea mea profesională.

Cum reușești să-ți menții echilibrul atunci când există atât de multe perturbări, teritorii neexplorate și temeri?

Aș minți să spun că-mi mențin echilibrul. Ca oricare dintre noi, zilele mele diferă, astfel că ce-mi place cel mai mult este faptul că sunt într-o continuă căutare și descoperire. Mă ajută mișcarea fizică, plimbările, timpul petrecut alături de cei dragi.

Alexandra Dincă, People Attraction Lead

Ce te-a determinat să alegi o carieră în HR și ce te-a atras în cadrul echipei de la Systematic?

Încă din timpul facultății, am fost atrasă de zona de psihologie organizațională și mi-am dorit să lucrez în HR. Îmi iau energia din lucrul cu oamenii, iar pentru că nicio experiență nu este similară, simt că am mereu ceva nou de învățat de la persoanele pe care le întâlnesc. În cadrul echipei de People and Culture din Systematic am găsit mixul de lucruri importante pentru mine – încredere, libertate și un mediu de lucru echilibrat. Personal, accept cu ușurință provocări și cred că mă potrivesc cel mai bine în medii de lucru unde văd oportunități de îmbunătățire. În urmă cu 3 ani, când m-am alăturat companiei Systematic, aceasta era recent deschisă pe piața din România, așa că am rezonat cu nevoile de consolidare ale unei companii care, la momentul respectiv, avea structura unui start-up și se identifică cu nevoia de definire a proceselor de recrutare și cultura organizațională. Uitându-mă în urmă, îmi dau seama că organizația s-a dezvoltat natural datorită unei viziuni și a unor obiective clare, lucru specific modelului de business danez. Și, desigur, cu ajutorul unor oameni pasionați și foarte bine pregătiți.

De ce colaborarea eficientă ar trebui să reprezinte o prioritate pentru mai multe companii în contextul muncii remote?

Nu e o noutate, dar pandemia ne-a demonstrat că mesele de foosball și snack-urile la birou nu reprezintă cultura unei organizații. Pentru a stimula o conexiune între o companie și angajații săi, este nevoie ca aceasta să fie construită cu ajutorul unor piloni solizi, iar în cazul de față, cu ajutorul unor valori organizaționale în care să credem și pe care să le exprimăm unanim. Atunci când lucrăm din birouri, cultura poate evolua organic prin activități de echipă și alte experiențe comune. Timpul pe care echipele îl petrec împreună creează sentimentul de apartenență la grup. Construirea unei culturi colaborative la distanță se poate întâmpla și organic, dar necesită o gândire mai deliberată și un efort proactiv pentru formare. În Systematic, lucrăm în echipe mixte alături de colegii noștri din Danemarca, unde călătorim frecvent pentru susținerea onboarding-ului sau diferitelor activități de echipă sau cursuri de formare. Din punct de vedere financiar, organizația investește serios în facilitarea business trip-urilor la headquarter tocmai pentru că, în esență, valorificăm timpul petrecut împreună și credem că momentele dedicate pentru a ne cunoaște ne ajută să lucrăm mai bine. Pentru noi, pandemia nu a însemnat doar o adaptare a stilului de lucru în mediul digital, dar și o adaptare a modului în care vedem nevoia de apropiere și interacțiune la nivel de echipă. Ne-am bucurat că o dată cu vara lui 2021 am putut relua călătoriile în Danemarca, ba chiar am reușit ca din luna iunie până la finalul lunii octombrie să finalizăm procesul de onboarding al tuturor angajaților care s-au alăturat companiei în ultima perioadă.

Îmi imaginez că în ultima perioadă ai avut destul de multe interviuri video de angajare. Cum diferă acestea de cele față în față? Ce plusuri și ce minusuri au?

Toate interviurile noastre s-au mutat în online și asta a venit, într-adevar, cu plusuri și minusuri. Cred că partea cea mai buna este ca totul se întâmplă mult mai rapid fiindcă nu mai este necesar ca participanții la interviu să petreacă timp extra pentru deplasarea la sediul nostru. Putem programa discuțiile într-un timp mult mai scurt, fără a fi nevoie de învoire din partea candidaților. Pe de altă parte, reversul medaliei, este faptul că ne lipsește interacțiunea fizică, pe care noi o considerăm foarte importantă. Candidații nu mai au ocazia să ne cunoască, să vadă sediul Systematic, să își ia input despre atmosfera din birou sau să își vadă viitorii colegi.

Nu mai este de mult un secret că există un deficit de specialiști IT în întreaga lume. S-au schimbat nevoile lor în ultimii 2 ani?

Cred că cea mai importantă nevoie în prezent este flexibilitate din partea angajatorului, din toate punctele de vedere. De la modul de lucru, până la nevoile specifice fiecărui angajat pe rolul pe care îl are. Este important să fim atenți la nevoile angajaților noștri și să înțelegem care sunt așteptările lor. Principalele schimbări vin din perspectiva modului de lucru – cei mai mulți își doresc să lucreze remote sau hibrid și să aibă un program de lucru cât mai flexibil. Dar au rămas și cerințe precum: tehnologii noi, oportunități de dezvoltare, proiecte complexe și dorința de a lucra în echipe internaționale.

„În cazul unei colaborări eficiente în mediul remote, este nevoie de atenție, intenție și regândirea modului în care angajații tăi lucrează împreună. Iar dacă ai deja la îndemână setul de valori potrivite, lucrurile se desfășoară natural.”

Cu ce lecții prețioase ai rămas din această perioadă dificilă pentru majoritatea business-urilor?

Cred că fiecare business a avut propriile provocări și timp suficient de reflecție pentru a-și trage propriile lecții. Din perspectiva mea, sunt trei lucruri pe care le valorific, iar pandemia mi-a întărit aceste credințe:

• E nevoie de atenție la nevoile angajaților.

• E bine-venită o doză de flexibilitate în deciziile luate la nivel de business, deoarece ele pot impacta oamenii din echipe.

• Sunt necesare programele de wellbeing și o bună pregătire în procesele de change management.

Ce ajustări au fost necesare în cadrul departamentului de HR Systematic pentru a se adapta mai bine la realitățile acestei crize sanitare?

Pandemia a creat o traumă colectivă, traumă ce a accelerat procesul de conștientizare a efectelor pe care le-a avut asupra oamenilor de pretutindeni. Pentru mulți dintre noi, acest lucru s-a tradus prin dezvoltarea empatiei pentru alții și pentru noi înșine.

Angoasele cauzate de incertitudinile crizei sanitare ne-au învățat să fim mai empatici unii cu alții si să arătăm mai multă compansiune. Ajustările pe care le-am făcut în ultimii aproape doi ani au avut ca scop menținerea relațiilor apropiate dintre membrii echipei pentru o colaborare eficientă și o strânsă colaborare cu managementul echipelor locale pentru a naviga împreună prin provocările aduse de pandemie din perspectiva de recrutare a noilor candidați și engagementul angajaților.

Cum îți structurezi ziua de lucru astfel încât să-ți mai rămână loc și pentru exersarea creativității la job?

Cred că într-o piață competitivă în care, mai mult sau mai puțin, avem resurse similare de atragere a candidaților, elementul cheie care ne diferențiază este nivelul de creativitate prin care le folosim. În continuare, ne păstrăm concentrarea pe noi inițiative de candidate engagement și strategii de recrutare care să reflecte încă din primele interacțiuni faptul ca a face parte din echipa Systematic „it’s a lifestyle, not just a job”.