Mituri și realități despre echipele care lucrează virtual

O echipă virtuală, sau altfel spus: echipă dispersată georgrafic reprezintă un grup de indivizi care lucrează dincolo de limitele impuse de timp, spațiu sau proceduri organizaționale având totodată relații bine fundamentate, ajutate de tehnologia informației și a comunicării. Echipele care lucrează virtual au un set de skill-uri care sunt complementare cu un angajament ferm către un scop comun iar obiectivele de performanță sunt interdependente. Echipele dispersate geografic permit organizațiilor să angajeze și să rețină cei mai buni oameni de pe piață, indiferent de locație.

Foarte important, o echipă care lucrează virtual nu este același lucru cu conceptul de tele-muncă. Cei care lucrează în regim de tele-muncă sunt definiți ca fiind angajați care lucrează de acasă. Multe astfel de echipe care lucrează virtual din diferite organizații sunt alcătuite din angajați care lucrează atât de acasa (mediul domestic) dar și din mici echipe aflate la birou dar în locații geografic diferite.

De ce sunt viabile echipele care lucrează virtual?

Cei mai buni angajați pot fi localizați și atrași din toata lumea.
Datorită nevoii de flexibilitate personală și de intensificare a sofisticării tehnologice.
O organizație flexibilă este mult mai competitivă și adaptată la cerințele pieței.
Angajații din echipele virtuale sunt mult mai productivi datorită timpului de călătorie mai scurt.
Ziua de lucru se transformă în 24 de ore vs 8 ore.
Datorită emergenței mediilor de lucru care necesită cooperare interorganizațională și care devin din ce în ce mai competitive.
Datorită transferului de la producție la un mediu de lucru centrat pe service sau knowledge.

Mituri și realități legate de echipele care lucrează virtual

Echipele virtuale nu sunt la fel de eficiente ca și echipele tradiționale care sunt situate și lucrează în același loc.

Echipele virtuale pot să egaleze sau chiar să depășească performanța altor tipuri de echipe. De exemplu: in cazul unei sedințe de brainstorming, datorită presiunii timpului, echipele tradiționale se pot bloca asupra unei singure idei. În cazul echipelor virtuale acest fapt se întâmplă mai rar (datorită flexibilității).

Dinamica de echipă este aceași la ambele tipuri de echipe.

S-a constatat faptul că echipele virtuale se dezvoltă diferit față de cele clasice. Anumite procese sau intervenții necesită alt tip de abordare (de exemplu în cazul unui team building sau training.

Încrederea nu poate să se dezvolte în cazul echipelor virtuale.

Încrederea se poate dezvolta foarte repede atunci când există un focus pe procesele de comunicare și interacțiune, indiferent de gradul de dispersie al echipelor. Orice echipă trebuie să definească ce înseamnă mai exact „să ai încredere” precum și comportamentele care să sprijine acest aspect.

Nu există un simț al răspunderii în cazul echipelor virtuale.

Responsabilitatea ar trebui să se bazeze pe rezultate măsurabile. Asta însemană schimbarea către o paradigmă axată pe rezultate. Faptul că un angajat nu este văzut nu înseamnă un angajat iresponsabil.

În cazul echipelor virtuale apar deseori probleme din cauza tehnologiei (tehnologia ca și barieră)

Deseori, echipele virtuale se pot destrăma din cauza problemelor de tip „soft skills” nu datorită lipsei abilităților tehnice sau funcționale. Echipele virtuale se pot folosi de tehnolgie pentru a îmbunătăți și a accentua dezvoltarea în cadrul grupului.

Echipele virtuale pierd la capitolul interacțiune umană.

Interacțiunea de tip face to face nu este întodeauna abordarea cea mai eficientă. Atunci când există diferențe culturale sau personale comunicarea electronică poate să fie mai eficientă.

PRIMEȘTE CELE MAI NOI ARTICOLE DIRECT ÎN INBOX👇

În ciuda multelor avantaje ale muncii de la distanță, prioritatea ca echipele să se întâlnească față în față (la un interval regulat) continuă să fie una importantă. Atunci când vine vorba de a clădi relații pe termen lung și de încredere, întâlnirile în persoană sunt o parte fundamentală a procesului de formare a echipelor. Un studiu de la Harvard a concluzionat că „o echipă conectată reprezintă o echipă motivată”, în sensul în care conexiunea între membrii echipei reprezintă un puternic factor care influențează și creează automat o responsabilitate în cadrul grupului.

Ce instrumente poți folosi?

Mai sus am pomenit de importanța tehnologiei la succesul echipelor virtuale. Am pregătit un shortlist cu câteva instrumente care contribuie la conectarea și organizarea echipelor care lucrează remote.

Basecamp: Un software de project management care permite vizualizarea și actualizarea proiectelor într-un mod facil având și opțiunea de a planifica ce urmează să fie realizat în cadrul proiectului.
Dopbox: Opțiunea evidentă. Acest instrument transformă procesul de transfer de date într-o experiență fără efort.
Draft: Este un software de colaborare în zona documentelor. În special pentru articole lungi (articole de blog, postari, update-uri).
Hello Sign: Acest instrument simplifică procedurile ce țin de documentație, acte și contracte (company workflows documents) și automatizează procesul de semnare și completare a declarațiilor/contractelor.
me: Duce procesul de screensharing la un nivel mult mai fluid și optimizat. Un alt exemplu de soft pentru conferințe video (și o alternativă bună la Google Hangouts sau Skype) este Appear.in.

O astfel de listă ar putea continua la infinit, mai ales în acest secol al digitalizării. Important de reținut este că, oricare variantă ai alege să tinzi spre o soluție cât mai simplă și ușor de înțeles, adaptată nevoilor echipei. Orice instrument ales trebuie să rezolve o problemă reală de business, altfel doar vei adauga balast procesului tau de lucru.