Mai funcționează programul de lucru de 8 ore?
Pe măsură ce agenda e mai încărcată și dorința pentru programul de lucru care să asigure un echilibru între viața profesională și cea personală e mai mare ca oricând. Iar programul 9-18.00 nu poate susține dorința de flexiblitate a oamenilor din echipa ta, mai ales după ce au lucrat un an și jumătate la ore la care se simțeau productivi și inspirați.
Cum împaci dorința colegilor de echilibru job-viață personală, dar și nevoia de a avea anumite reguli în lucru? E o întrebare de 1.000 de puncte, iar răspunsul ar putea transforma compania ta în unul dintre cei mai dezirabili angajatori.
În condițiile în care alternăm lucrul la birou cu lucrul de acasă, șansele să adoptăm din nou programul standard 9.-18.00 sunt destul de mari. Dar acest program nu mai corespunde stilului de viață al oamenilor din echipa ta. Și nici așteptărilor lor. Ne-am gândit să întoarcem situația pe toate părțile, venind totodată și cu input-uri prețioase de la un specialist în HR și de la un altul ce susține periodic ateliere de managementul timpului pentru a ajunge la niște concluzii.
Pentru primul meu job, în perioada studenției, vânam în special anunțurile part-time, anunțuri care în perioada aceea erau extrem de rare. După căutări seculare (sic!), am dat peste unicornul joburilor. Era un post pentru o companie cu nume mare, care nu presupunea nici sarcini repetitive, nici un job în departamentul de vânzări, pentru care conchisesem, în cadrul unui internship, că n-am nicio înclinație. Salariul era și el ok, beneficiile, atractive pentru vremea respectivă. Singurul lui minus: adresa sediului.
Ca să ajung la interviu, am făcut în jur de 45 de minute cu un autobuz, după care încă 15 minute cu un altul, mai exact autobuzul companiei care sosea la intervale destul de mari de timp. Mi-a luat vreo oră și jumătate în total, cu tot cu timpii de așteptare, iar eu ar fi trebuit să fac acest drum zi de zi, dus-întors, și să-mi mai rămână și niște timp pentru cursurile de la facultate și realizarea proiectelor.
Astfel că am fost nevoită să refuz un job care avea toate premisele să mi se potrivească, însă devenea aproape full-time, cu tot cu drumul înspre și dinspre el.
În situația mea de atunci sunt sigură că se află în prezent multe persoane. Dincolo de programul de lucru full-time de 8 ore, mai adaugă 2-3 ore timpului petrecut pentru a ajunge la sediul companiei în care lucrează. Aproape o jumătate de zi este astfel alocată jobului, o mare parte somnului, context în care nu poți să nu te întrebi ce se întâmplă cu timpul personal, de a cărui lipsă se plâng tot mai mulți angajați. Nu cred că trebuie să-ți spun că un angajat care n-are timp să se relaxeze și să aloce timp deprinderii unor noi aptitudini este un angajat care, în timp, va căuta la alt angajator, soluții alternative, mai prietenoase cu timpul lui.
Istoria prescurtată a zilei de lucru de 8 ore
De la scurta mea poveste te invit să ne mutăm împreună atenția către o scurtă istorie a acestui program de lucru de 8 ore.
La începutul lui 1800, oamenii obișnuiau să lucreze aproape 100 de ore pe săptămână: între 10 și 16 ore pe parcursul unei zile de lucru. 100 de ani mai târziu, în 1900, mai multe industrii au adoptat ziua de muncă de 8 ore, dar cei mai mulți oameni continuau să lucreze 6 zile pe săptămână. Abia în 1914, Henry Ford a eliminat o zi de lucru din orarul angajaților săi, iar înlăturarea ei a condus la apariția faimoasei săptămâni de lucru de 40 de ore.
Partea cea mai interesantă a poveștii a e că Ford a descoperit cu această ocazie că muncitorii săi erau mai productivi lucrând 40 de ore pe săptămână decât atunci când aveau programul de 48 de ore pe săptămână. Iar succesul său a inspirat companiile producătoare din toate statele să adopte săptămâna de lucru de 40 de ore.
Mai mult într-un timp mai scurt
Întrebarea naturală care se ridică acum, la peste 100 de ani de la reducerea programului de lucru la 8 ore, e: mai este posibilă o nouă comprimare a acestuia care să genereze, totodată, o creștere a productivității? Și dacă da, ce putem face pentru a ne asigura că nu folosim acest nou timp câștigat tot pentru a bifa task-uri de la job?
Milos Rakic, Talent Acquisition Lead CEE, Microsoft, speaker în cadrul primei ediții a festivalului LEAP, ne-a dezvăluit câteva dintre trucurile sale care-l ajută să profite cât mai bine de timpul alocat jobului. „Suntem constant bombardați cu informații în toate formatele, iar atenția noastră este încontinuu distrasă de diverse (e-mailuri, SMS-uri, apeluri, postări pe social media, colegi, prieteni…). Eu încerc să lucrez în calupuri, pentru a mă asigura că în fiecare zi/săptămână am un mix bun de sarcini diferite (apeluri cu cei din echipa mea, strategii de lucru, timp pentru învățare…). În multe cazuri trebuie să prioritizez și mă folosesc de o întrebare simplă pentru a mă decide: Cât de importantă și urgentă este această sarcină pentru mine?”, e de părere Milos. „Munca de creație este, de obicei, importantă, dar nu urgentă – totuși ea te ajută să-ți recâștigi energia după ce o finalizezi. Asigură-ți timpi de rezervă în fiecare zi pentru a face față sarcinilor imprevizibile. Pe mine strategia asta mă ajută să scad nivelul stresului”, continuă acesta.
În medie, un angajat full-time din UE lucrează 40,2 ore pe săptămână. Bărbații au o săptămână de lucru mai lungă decât femeile, muncind, în medie, 40,8 ore față de 39,3 ore, cât muncesc femeile. Studiu Eurostat 2018
Programul de lucru de 6 ore, supus unui experiment
În 2015, guvernul suedez au încercat să vadă ce se întâmplă dacă oamenii vor munci doar 6 ore pe zi, dar vor fi plătiți în continuare ca pentru 8. Aceștia erau curioși ce impact va avea reducerea programului, dar nu și a salariului asupra performanței lor la muncă.
Experimentul a fost derulat la azilul Svartedalens din Göteborg, Suedia. Cei care au realizat studiul au comparat datele rezultate cu cele de la o instituție similară și au descoperit că asistentele care au lucrat 6 ore pe zi erau cu 64% mai productive decât cele cu un programul de lucru tradițional. De asemenea, au oferit pacienților servicii de o calitate superioară. Experimentul, care fusese gândit de la bun început pe o perioadă determinată, a fost totuși oprit deoarece costa prea mult.
Cea mai lungă săptămână de lucru este în Marea Britanie, media fiind de 42,3 ore, și cea mai scurtă, în Danemarca, de 37,8 ore. Studiu Eurostat 2018
Alte experimente ce implică programul de lucru prescurtat
Iar dacă e să vorbim despre pionieri, care au mers chiar mai departe, renunțând nu la una, ci la două zile de lucru, te invităm să descoperi alt exemplu de la britanici. În primele două luni din 1974, oficialii guvernamentali ai Regatului Unit au limitat săptămâna de lucru la 3 zile, în încercarea de a economisi energie. Deși oamenii nu lucrau 2 zile pe săptămână, productivitatea a scăzut doar cu 6%.
Mai recent, în perioada 2000-2008, guvernul francez a limitat numărul de ore de lucru la 35 pentru toate companiile cu peste 20 de angajați. Într-un sondaj efectuat asupra celor care s-au bucurat de acest program, mai mult de jumătate au declarat că sunt mai fericiți în această formulă și mai predispuși să realizeze un bun echilibru între muncă și viață personală. În rândul celor din conducerea companiilor măsura nu s-a bucurat însă de același succes deoarece costurile aferente recrutării, trainingului și închirierii spațiilor de lucru au rămas nemodificate, în loc să scadă.
Poate te gândești în acest moment: „Ok, dar acestea sunt niște cazuri punctuale – cum ar putea fi ele transpuse în compania mea?” Adevărul este că nu există niciun motiv să crezi că aceste rezultate nu ar putea fi replicate și în mediul business. Și, în plus, o îmbunătățire a productivității poate conduce și la sporirea creativității. Iar acest aspect te va încânta și el, negreșit.
„Companiile trebuie să analizeze ce înseamnă o structură de lucru modernă. Această idee a culturii de la 9 la 17.00 sau a timpului petrecut față în față nu este de fapt utilă pentru o economie avansată din punct de vedere digital”, spune Tsedal Neeley, profesor la Harvard Business School și autor al cărții Remote Work Revolution.
„O cultura bazată pe prezența fizică arată dorința managerilor de a monitoriza oamenii și de a simți că munca avansează. Această presupunere că oamenii pot fi mai productivi dacă îi vezi nu este doar limitativă, ci și eronată, întrucât tehnologia și automatizarea își fac treaba foarte bine și, în mod inerent, nu sunt la fel de observabile. Munca asincronă este o mentalitate complet nouă, în pas cu o economie digitală”, adaugă Tsedal Neeley.
Bine de știut!
Un singur job part-time, impozitat la nivelul salariului minim pe economie de la 1 august
În cazul în care un angajat rămâne cu un singur job part-time se aplică prevederile din Ordonanța nr. 16/2022 publicată în Monitorul Oficial nr. 716 din 15.07.2022 privind modificarea și completarea Legii nr. 227/2015 privind Codul fiscal, salariile part-time sub nivelul salariului minim vor fi taxate la nivelul salariului minim pe economie, de la 1 august 2022.
La articolul 146, după alineatul (55 ) se introduc patru noi alineate, alin. (56) – (59), cu următorul cuprins:
„(56) Contribuţia de asigurări sociale datorată de către persoanele fizice care obţin venituri din salarii sau asimilate salariilor, în baza unui contract individual de muncă cu normă întreagă sau cu timp parţial, calculată potrivit alin. (5), nu poate fi mai mică decât nivelul contribuţiei de asigurări sociale calculate prin aplicarea cotei prevăzute la art. 138 lit. a), art. 1381 alin. (1) şi (2), art. 1382 alin. (1) sau art. 1383 alin. (1), după caz, asupra salariului de bază minim brut pe ţară în
vigoare în luna pentru care se datorează contribuţia de asigurări sociale, corespunzător numărului zilelor lucrătoare din lună în care contractul a fost activ.(57)
Prevederile alin. (56) nu se aplică în cazul persoanelor fizice aflate în una dintre următoarele situaţii:
a) sunt elevi sau studenţi, cu vârsta până la 26 de ani, aflaţi într-o formă de şcolarizare;
b) sunt ucenici, potrivit legii, în vârstă de până la 18 de ani;
c) sunt persoane cu dizabilităţi sau alte categorii de persoane cărora prin lege li se recunoaşte
posibilitatea de a lucra mai puţin de 8 ore pe zi;
d) au calitatea de pensionari pentru limită de vârstă în sistemul public de pensii, cu excepţia
pensionarilor pentru limită de vârstă care beneficiază de pensii de serviciu în baza unor legi/statute
speciale, precum şi a celor care cumulează pensia pentru limită de vârstă din sistemul public de
pensii cu pensia stabilită în unul dintre sistemele de pensii neintegrate sistemului public de pensii;
e) realizează în cursul aceleiaşi luni venituri din salarii sau asimilate salariilor în baza a două
sau mai multe contracte individuale de muncă, iar baza lunară de calcul cumulată aferentă acestora
este cel puţin egală cu salariul de bază minim brut pe ţară.
(58) În aplicarea prevederilor alin. (57), angajatorul solicită documente justificative persoanelor fizice aflate în situaţiile prevăzute la alin. (57) lit. a), c) şi d), iar în cazul situaţiei prevăzute la alin. (57) lit. e), procedura de aplicare se stabileşte prin ordin al ministrului finanţelor.
(59) În cazul în care contribuţia de asigurări sociale calculată potrivit alin. (5) este mai mică decât contribuţia de asigurări sociale stabilită potrivit alin. (56), diferenţa se suportă de către angajator/plătitorul de venit în numele angajatului/beneficiarului de venit.”
Alternative pentru 9-18.00 și o productivitate crescută
Pandemia a fost un moment de revelație. A arătat că oamenii pot funcționa foarte bine și fără un program strict 9-18.00. Munca remote s-a dovedit a fi un succes incontestabil. Companii precum Amazon, Apple, Microsoft, Facebook și Google au înregistrat profituri record. Bursa a atins maximele istorice.
De ce este necesar ca oamenii să mai lucreze între orele 9:00 și 18:00, cinci zile pe săptămână, într-un birou open space cu lumini fluorescente, acces redus la ferestre, scaune de multe ori incomode și un aer mult prea cald sau prea rece pentru ei? În 1914, când a fost adoptat programul de 40 de ore de lucru pe săptămână, doar un membru din familie lucra, femeile fiind cele care se preocupau de preluarea copiilor de la școală și de casă. Acum ambii părinți lucrează și este o luptă zilnică pentru a jongla cu ambele roluri de angajat și de părinte. Iar anxietatea crește când oamenii știu că întârzie la birou sau că trebuie să plece mai devreme.
Din poziția de profesionist în domeniul resurselor umane, te afli în postura perfectă de a milita pentru schimbarea clasicului program full-time. Ai la un click distanță nenumărate statistici despre productivitate, cifre și engagement ce pot fi utilizate pentru a încuraja liderii să experimenteze cu programe alternative de lucru, care se vor reflecta în retenție, în rezultate mai bune și într-o echipă fericită. Și evident costuri mai mici în recrutare.
Deși probabil nu vei vrea să soliciți din prima o săptămână de lucru de 32 de ore, există câteva soluții rezonabile pe care le poți propune și care-ți vor permite să măsori impactul schimbărilor în timp. Taie pentru început 2-3 ore din săptămâna de lucru, testând mai întâi varianta cu vinerea mai scurtă. Permite-le oamenilor să plece mai devreme și analizează schimbările în productivitate.
Încurajează managerii să iasă din tiparul 9-18.00. O schimbare trebuie să înceapă cu managerii, cu testul pe care aceștia îl fac pentru a ști ce îmbunătățiri să facă. Experiența lor îi va ajuta să fie credibili în discuțiile cu echipa.
Lasă oamenii să decidă programul de lucru. Unii oameni sunt cei mai productivi dimineața. Alții sunt mai productivi seara. Ia în considerare posibilitatea de a permite oamenilor să își stabilească programele și să lucreze când sunt mai energici. Puteți stabili, de comun acord, doar câteva ore, la mijlocul zilei, în care toți să fie disponibili.
Clarifică ce sarcini trebuie să fie realizate în sincron. Colegii ar trebui să se întâlnească la debutul proiectului pentru a stabili roluri, responsabilități, așteptări și termene, precum și pentru întâlniri cu clienții, brainstorminguri, teambuildinguri.
Oferă colegilor timp pentru a-și duce și prelua copiii de la școală/grădiniță, pentru practicarea anumitor hobby-uri sau chiar posibilitatea de a-și lua o jumătate de zi liberă atunci când nu se mai pot concentra.
Pune accentul pe rezultate. Comunicarea clară a obiectivelor și rezultatelor dorite permite angajaților să lucreze asincron și să se concentreze asupra rezultatelor dorite indiferent de locul sau modul în care se își desfășoară munca. Concentrarea asupra rezultatelor și nu asupra programului va permite colegilor să fie mai eficienți și mult mai implicați în munca lor.
Comunică și acele reguli nescrise ale companiei care, de multe ori, sunt o sursă de stres. Oamenii nu ar trebui să facă presupuneri și să depindă de un program strict de lucru, ci să știe care este timpul de răspuns acceptabil, ce subiecte necesită o întâlnire, durata standard a întâlnirilor și modul în care se pot desfășura aceste întâlniri (fizic, online).
Încurajează oamenii să se pună de acord asupra programului de lucru. Prin acorduri clare, oamenii din echipa ta pot să-și construiască ziua de lucru așa cum le place și să rezolve task-urile. Primul pas este să identificați dependențele pentru diverse fluxuri de lucru, nevoile colegilor implicați, modul și timpul în care ar trebui rezolvate problemele urgente.
Deși este posibil ca unii angajați să nu fie atrași de aceste variante sau să nu poți face acest lucru cu toate departamentele, măcar vei avea, pentru început, date de la care să-ți pornești analiza.
Tragem linie și…
… ajungem la concluzia că programul 9-18.00 nu mai este de actualitate și nici conform așteptărilor oamenilor din echipa ta. Au dovedit că lucrează cel mai bine atunci când au control asupra programului lor. Sunt mai fericiți și își pot organiza zilele în jurul bioritmurilor, treburilor, responsabilităților, hobby-urilor. Schimbarea programului 9-18.00 va fi inevitabilă pentru că ponderea Generației Millenials și Generației Z e tot mai mare la job. Tinerii au văzut experiența părinților lor și nu-și doresc să treacă prin aceeași situație.
Flexibilitatea este un prim pas necesar pentru a oferi echilibru oamenilor. Începe treptat, testând un program flexibil de lucru. O astfel de schimbare nu se poate face peste noapte și nici fără o pregătire prealabilă. Însă companiile care vor reuși să implementeze cu succes o astfel de soluție vor câștiga negreșit inimile angajaților, dar și pe cele ale celor mai doriți candidați. Mai ales că am avut un an și jumătate pentru a ne convinge că munca remote, de care ne-am ferit degeaba atâta timp, funcționează.
Ți-a plăcut acest articol despre programul de lucru? Citește și:
Timp de lucru vs. Timp de odihnă: ce faci când lucrezi full-time
