Fișa postului: tot ce trebuie să știi!
Fie că lucrezi deja în HR sau dorești să-ți dezvolți o carieră în resurse umane, informațiile despre fișa postului îți vor fi utile. Ori de câte ori vei avea de creat o poziție nouă în compania ta, poți apela la informațiile din acest articol. Am făcut documentarea pentru tine și ți-am pus la dispoziție tot ce trebuie să știi despre fișa postului. Cum trebuie redactată, ce trebuie să conțină sau cum arată un model de structură? Care sunt aspectele legale mai puțin cunoscute, dar și ce greșeli să eviți în realizarea fișei postului, afli în acest articol.
Să o luăm de la început! Ce este fișa postului?
Fișa postului este un document întocmit de membrii echipei de resurse umane. În aceasta trebuie să se regăsească atribuțiile și drepturile ce îi revin unui angajat la viitorul loc de muncă. Și nu doar asta, ci și modul de îndeplinire a acestora atât timp cât este angajat pe o anumită poziție. Fișa postului ar trebui, de asemenea, să conțină cerințele jobului, dar și sarcinile pe care angajatul le va îndeplini.
Deși este o anexă a contractului individual de muncă, fișa postului este la fel de importantă. Iar elementele pe care trebuie să le cuprindă sunt: cerințele necesare pentru ocuparea rolului, condițiile de muncă, responsabilitatea propriu-zisă a angajatului și standardele de performanță. Pe fiecare dintre acestea le vom aborda în cele ce urmează.
De ce este importantă fișa postului?
Întâi de toate, este bine să știi că fișa postului este la fel de importantă precum este și contractul de muncă, deși e o anexă. De ce? Pentru că reprezintă o probă în instanță, în cazul în care conținutul acesteia nu e respectat sau dacă apar conflicte ori neînțelegeri între cele două părți. Astfel, importanța fișei postului nu ar trebui ignorată nicio clipă!
Apoi, fișa postului stă la baza mai multor procese de resurse umane. Printre acestea se numără recrutarea și selecția, angajarea, formarea profesională, dar și dezvoltarea viitorilor angajați. Fără fișa postului aceste procese nu s-ar derula într-un mod eficient.
De asemenea, aceasta este importantă pentru viitorul angajat care urmează să ocupe poziția scoasă la bătaie. Căci fișa postului este un ghid în care angajatului i se oferă o descriere detaliată a postului în termeni de responsabilități pe care trebuie să și le asume la nivelul organizației.
Având în față fișa postului, angajatul va cunoaște încă din prima zi tot ce presupune poziția sa în companie. Își va cunoaște responsabilitățile, sarcinile, mediul și programul de lucru.
Pentru angajator, aceasta mai poate reprezenta baza de plecare în evaluarea corectă a performanțelor și asigură totodată condițiile de promovare și formare profesională a viitorului angajat.
Ce ar trebui să le știi despre fișa postului și despre importanța acesteia:
- Modificarea fișei postului se poate face și unilateral. Dacă nu se modifică natura muncii prestate, schimbarea atributiilor postului, prin modificarea fișei de post, nu constituie o modificare a contractului individual de muncă.
În schimb, păstrarea denumirii funcției, însoțită de adăugarea unor atribuții noi celor inițial stabilite prin fișa postului, care au o altă natura și corespund în fapt unei funcții, are semnificația modificarii unui element esențial al contractului individual de muncă, si anume felul muncii. În acest caz, este necesară încheierea unui act adițional la contractul individual de muncă în condițiile art. 41 alin. (1) si (3) Codul Muncii. ( C. Apel Bucuresti, secția a VII-a civilă si pentru cauze privind conflicte de muncă și asigurări sociale, decizia nr. 1709/R/2009)”. - În fișa postului trebuie să menționezi cât mai clar, specific și detaliat atribuțiile și sarcinile de serviciu, pentru că acest document te va ajuta să recuperezi de la angajat prejudiciul cauzat de către acesta prin neîndeplinirea sarcinilor respective.
- În cazul în care un angajat nu își îndeplinește sarcinile de lucru conform fișei postului, angajatorul nu este exonerat de plata drepturilor salariale. Este decizia Curții de Apel din Alba Iulia. Angajatorul are la dispoziție, conform Codul muncii, mai multe pârghii legale, printre care: evaluarea profesională, cercetarea disciplinară, sancțiunile disciplinare. De asemenea, ține cont și de faptul că un angajat nu poate fi sancționat disciplinar pentru neîndeplinirea unei atribuții care lipsește din fișa de post, conform deciziei Curții de Apel din Galați.
Cui este adresată fișa postului?
Fișa postului nu este adresată exclusiv unui angajat ce ocupă un anumit rol. Aceasta este, de fapt, o descriere a sarcinilor care revin oricărei persoane care va ocupa un anumit rol scos la bătaie de către un angajator.
Ce trebuie să cuprindă fișa postului
Fișa postului trebuie să conțină anumite elemente obligatorii. Printre acestea se numără:
- denumirea oficială a postului
- locul pe care îl va ocupa viitorul angajat în organigramă
- cerințele necesare ocupării postului
- definirea responsabilităților
- indicatorii de performanță
- data la care a fost întocmită și semnată atât de angajat, cât și de angajator.
Uite cu ce trebuie să începi!
INFORMAȚII GENERALE
Denumirea oficială este acel element obligatoriu din fișa postului și este luată din nomenclatorul național al profesiilor (COR). Aceasta trebuie să fie însoțită de codul COR asociat rolului respectiv.
Tot aici, e obligatorie precizarea departamentului în care va lucra viitorul angajat, dar și managerul direct sau persoana căreia îi va raporta rezultatele și performanțele pe viitor.
La fel de importantă este și integrarea postului respectiv în organigrama companiei. Mai concret, prezentarea ierarhiilor: pozițiile de subordonare și coordonare pe care le va deține sau nu viitorul angajat în relație cu ceilalți angajați.
Uite ce informație ar trebui să conțină prima parte din fișa postului!
CONDIȚII DE LUCRU
Această parte din fișa postului include programul și zilele de muncă, numărul de zile de concediu, dar și dacă angajatul va urma să meargă în deplasări sau nu.
Informații suplimentare referitoare la mediul și spațiul de lucru
Viitorul angajat va afla din această parte a fișei de post unde se află spațiul de lucru, dacă activitatea lui presupune muncă de teren, doar la birou sau remote, dar și ce echipamente va trebui să folosească. În exemplul nostru, fiind vorba de un post de facturist, viitorul angajator va avea nevoie de un laptop, o imprimantă și un telefon. Acestea însă pot fi diversificare în funcție de fiecare rol.
SCOPUL POSTULUI
Acest punct diferă de la o poziție la alta. Practic, trebuie precizat scopul pentru care a fost creată această poziție. În exemplul nostru avem o poziție de facturist creată pentru a recruta o persoană care să se ocupe de întocmirea și transmiterea facturilor conform modalităților de facturare stabilite fiecărei categorii de clienți. Acestea sunt stabilite de regulă de managerul departamentului în care urmează să lucreze candidatul.
PRINCIPALELE SARCINI ȘI RESPONSABILITĂȚI
Atribuțiile angajatului sunt create de către angajator, iar cel mai important este ca acestea să fie cât mai clare și însoțite de detalierea fiecăreia în parte. De cele mai multe ori atribuțiile sunt redactate de viitorul manager, care știe cel mai bine ce va trebui să facă mai exact angajatul.
SARCINI SECUNDARE
La această parte, managerul precizează ce alte task-uri mai trebuie să îndeplinească viitorul angajat, pe lângă sarcinile principale. Pot fi menționate și informații legate de disciplina muncii.
E1. SĂNĂTATEA ȘI SECURITATEA ÎN MUNCĂ
Această parte este una dintre informațiile facultative din fișa postului. Aici angajatorul decide dacă precizează în fișa postului aceste informații sau nu. Oricum la angajare candidatul recrutat este obligat să participe la examenul de Medicina Muncii, dar și ulterior la cele periodice.
AUTORITATEA DE A LUA DECIZII
Dacă este o poziție de conducere, viitorul angajat va trebui să ia anumite decizii în ce privește compania. Astfel, în fișa postului este obligatoriu să fie adăugat acest punct.
PROFILUL POSTULUI
La profilul postului sunt menționate cerințele necesare ocupării poziției deschise și se referă de cele mai multe ori la nivelul de studii ale viitorului angajat, vechime în piața muncii sau aptitudini tehnice. Spre exemplu, pentru o poziție dintr-un call center este important să fie precizate abilitățile de comunicare sau cunoașterea unei limbi străine, mai ales dacă angajatorul oferă servicii într-o limbă străină. Tot aici, de regulă, sunt precizate abilitățile tehnice necesare.
CRITERII DE EVALUARE
În ultima parte a fișei postului este obligatorie precizarea criteriilor de evaluare a viitorului angajat. Asta îi va ușura munca managerului atunci când va dori să evalueze angajatul. Aici sunt menționate standardele poziției pe care viitorul angajat va trebui să le mențină.
După toate acestea urmează data la care a fost semnată fișa postului, dar și semnătura angajatului și a angajatorului.
Iată un template pentru structura fișei postului:
Legislația referitoare la fișa postului
În Codul Muncii există mai multe articole care fac referire la fișa postului. Ele se referă atât la obligațiile și responsabilitățile viitorului angajat, cât la cele ale angajatorului. Câteva dintre elementele care se regăsesc în Codul Muncii:
- Angajatul este obligat să realizeze norma de muncă și să-și îndeplinească atribuțiile ce îi revin conform fișei postului (art. 39 alin. (2) lit. a) din Codul muncii).
- Angajatorul are dreptul sa stabilească atribuțiile corespunzătoare pentru fiecare salariat, în condițiile legii (art. 40 alin. (1) lit. b) din Codul muncii).
- Angajatorul are obligația de a informa angajații despre condițiile de muncă. Dar și de a asigura permanent condițiile tehnice și organizatorice avute în vedere la elaborarea normelor de muncă. (art. 40, alineatul 2, a), b).
- La un control al inspectorilor de muncă, în situația în care se descoperă lipsa fișei postului, ei pot dispune în sarcina angajatorului obligația de a întocmi acest document. Neîndeplinirea sau îndeplinirea parțială de către entitatea controlată a măsurilor dispuse de inspectorul de muncă, la termenele stabilite de acesta, constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei. (extras din Drepturile și obligațiile inspectorilor de muncă în desfășurarea de activități de control, de constatare a contravențiilor și aplicare a sancțiunilor contravenționale).
Cine semnează fișa postului?
Fișa postului este semnată de către angajat la data în care a încheiat contractul de muncă, cât și de angajator.
Poate fi modificată fișa postului de-a lungul timpului?
Totuși, dacă angajatorul dorește să modifice fișa postului într-un mod drastic, schimbând astfel chiar specificul muncii, atunci acesta trebuie să ceară acordul angajatului.
Mai mult, orice modificare a formei sau conținutului fișei postului trebuie adusă la cunoștință angajatului. Acesta o va semna din nou, și de asemenea, noua fișă a postului va fi anexată la contractul individual de muncă.
Potrivit informațiilor din Codul Muncii, angajatorul are dreptul să modifice temporar felul muncii și responsabilitățile postului, fără a cere consimțământul angajatului, doar în situații de forță majoră.
Când trebuie redactată fișa postului?
Sunt mai multe cazuri în care apare necesitatea creării unei fișe de post. Spre exemplu, poate fi vorba de o companie care este în plină dezvoltare și are nevoie de angajați noi, pe anumite poziții.
O altă situație este atunci când compania se află într-o reorganizare și necesită schimbări tehnologice, iar angajatul are nevoie de noi calificări sau abilități.
Totodată, același lucru se întâmplă și în cazul în care compania își schimbă complet sau parțial activitatea. Acestea sunt doar câteva exemple de situații în care este necesară updatarea fișei postului.
Cine răspunde de redactarea fișei postului?
De cele mai multe ori de realizarea fișei postului se ocupă oamenii din departamentul de resurse umane. Ei nu doar că o redactează și sunt la curent cu toate schimbările legislative, dar o și păstrează.
Dar nu este exclusă situația în care managerul este implicat în redactarea fișei postului, mai ales atunci când vorbim despre o poziție nouă. Managerul direct știe cel mai bine ce urmează să facă viitorul angajat și care-i sunt exact activitățile.
Nu în ultimul rând, reprezentanții din top management aprobă fișa postului, dar au și decizia finală în ce privește recrutarea candidaților.
Se poate întâmpla și ca angajații actuali să fie implicați în redactarea fișei postului. Spre exemplu, atunci când este cazul revizuirii sau îmbogățirii acesteia cu noi sarcini sau chiar când fișa postului e redactată de la zero. De multe ori angajații care deja ocupă acest rol sunt cei care cunosc cel mai bine datele reale, concrete despre sarcinile și activitățile pe care le îndeplinesc.
Cum scriem fișa postului?
Întâi de toate, stilul de comunicare ar trebui să fie destul de clar și concis. Folosește cuvinte cât mai simple și evită termenii prea tehnici. De asemenea, este bine să eviți folosirea specifică pentru genul masculin sau feminin.
Încearcă să subliniezi clar nivelul de subordonare, dar și pe cel de reprezentare în relația cu exteriorul departamentului sau al organizației.
Dacă nu poți să eviți limbajul tehnic, atunci când este vorba de o poziție care asta presupune, nu-i nicio problemă. Un candidat care vrea să obțină jobul va cunoaște și termenii tehnici din fișa postului.
Greșeli de evitat în redactarea fișei postului:
- Nu o pliezi pe specificul business-ului.
- Nu menționezi situațiile des întâlnite în cadrul companiei și care pot avea impact asupra relațiilor de muncă (de exemplu, aspecte care țin de cine, cui raportează).
- O redactezi într-un limbaj greu de înțeles de către angajați. Asigură-te că prevederile sunt clare și nu lasă loc de interpretări. Un limbaj prea specific ori tehnic poate crea confuzie și automat oamenii nu vor ști ce trebuie să facă. Această situație se va reflecta negativ și în business.
- Nu o actualizezi. Sunt aspecte pe care nu le poți cuprinde de la început în fișa postului, dar pe care le afli pe măsură ce observi oamenii și sarcinile pe care aceștia ar trebui să le îndpelinească. În plus progresul tehnologic influențează mult atribuțiile oamenilor, prin urmare este important să face update-uri ori ce câte ori este nevoie. De asemenea, poate sunt aspecte pe care ar trebui să le scoți din fișa postului pentru că nu mai sunt de actualitate sau nu mai sunt reglementate.
Cine păstrează fișa postului
După ce angajatul a acceptat noul său rol, va semna contactul împreună cu fișa postului. Unul dintre exemplare rămâne în departamentul de resurse umane, iar cel de-al doilea îi revine angajatului.
Așadar, acum că știi unde să găsești toate informațiile despre fișa postului, te poți ocupa și de alte lucruri importante. Iar dacă vrei să fii la curent cu tendințele de pe piața muncii, continuă să citești wearehr.ro. Îți venim în întâmpinare cu cele mai importante noutăți din recrutare, dar și din retenție!
Ți-a plăcut articolul despre fișa postului? Citește și:
Salut Mihaela,
Felicitari si multumim pentru articol!!
Foarte bine structurat si explicat. Un material ff util pentru toti.
Cred ca aspectele de la – “E1 SĂNĂTATEA ȘI SECURITATEA ÎN MUNCĂ” “Această parte este una dintre informațiile facultative din fișa postului. Aici angajatorul decide dacă precizează în fișa postului aceste informații sau nu” – ar putea fi dezvoltate raportat la prevederile din Legea nr.319/2006:
“Articolul 13
În vederea asigurării condițiilor de securitate și sănătate în munca și pentru prevenirea accidentelor de muncă și a bolilor profesionale, angajatorii au următoarele obligații:
d) sa stabilească pentru lucrători, prin fișa postului, atribuțiile și răspunderile ce le revin în domeniul securității și sănătății în munca, corespunzător funcțiilor exercitate;”
In continuare, a se vedea art. 22, art 23 si art. 39 alin 4 din Legea 319/2006.
La cat mai multe articole!
Mihai
Buna ziua,
Foarte bine structurate informatiile pe care ni le-ati pus la dispozitie. O intrebare am insa, legat de GDPR. Considerati necesar ca acestea sa fie mentionate in fisa de post? Sau este suficient daca sunt trecute in act aditional/contract?
Multumesc.
In cazul in care indeplinirea unor obligatii necesita mai multi angajati si angajatorul nu detine in totalitate acest personal prin semnarea Fisei de post angajatul isi asuma responsabilitatea si pentru restul de personal care nu exista? De ex. o companie are nevoie de 3 tehnicieni care sa raspunda de buna functionare a unei instalatii de mari dimensiuni. Din lipsa de personal calificat compania angajeaza doar 1 tehnician. Prin semnarea Fisei de post acest tehnician isi asuma raspunderea si pentru ceilalti 2?
Informatiile nu pot fi suficiente tebuie clarificat cand se semneaza de parti fisa postului inainte de semnarea contractului de munca, inaintea semnarii actului aditional de modificare a functiei mentionata in fisa postului sau ulterior.
Daca se semneaza fisa postului fara sa se mentioneze contractul la care se refera sau este anexata mai este valabila?
Daca exista doar o decizie pentru numire in functie fara un contract in care sa se mentioneze respectiva functie dar se semneaza o fisa de post făra referire la decizia in cauza sau vreun contract ce efecte poate produce fisa de post pentru functia respectiva daca aceasta este semnata de parti?
Hello!
Fișa postului se semnează în momentul luării la cunoștință de către angajat, fie că este vorba despre încheierea contractului sau sunt modificări aduse ulterior. În mod normal, acestea trebuie să fie semnate în același timp, având în vedere că fișa postului este o anexă a contractului individual de muncă.
Buna ziua,
Este legala introducerea la sectiunea Competente generale la locul de munca, aferenta fisei postului, articolul – sanctiuni, respectiv:
Salariaţii răspund patrimonial, în temeiul normelor şi principiilor răspunderii civile contractuale, pentru pagubele materiale produse angajatorului din vina şi în legătură cu munca lor.
Când paguba a fost produsă de mai mulţi salariaţi, cuantumul răspunderii fiecăruia se stabileşte în raport cu măsura în care a contribuit la producerea ei.
Dacă măsura în care s-a contribuit la producerea pagubei nu poate fi determinată, răspunderea fiecăruia se stabileşte proporţional cu salariul său net de la data constatării pagubei şi, atunci când este cazul, în funcţie de timpul efectiv lucrat de la ultimul său inventar.
In cazul in care , prin neindeplinirea atributiilor si obligatiilor mai sus mentionate sau prin indeplinirea lor necoreaspunzatoare se aduc prejudicii societatii , persoana incadrata pe acest post , va raspunde disciplinar , material , civil , contraventional si penal.
Va multumesc si astept cu interes raspunsul dvs.
Bună, Mihaela,
Angajatorul are dreptul de a menționa și sancțiuni în fișa postului. Pentru a verifica exact legalitatea acestor prevederi îți recomandăm să discuți cu un avocat specializat în dreptul muncii.
Buna ziua!
Caz concret: exista 2 fise de post pt acelasi angajat (cumul), una pentru responsabil SSM, cealalata pt inginer. Cea pt inginer a fost actualizata, cealalta nu. HR-ul spune ca si-a pierdut efectele si cea care nu a fost actualizata, cea de SSM. Exista prevedere legala in acest sens? Multumesc!
Bună, Magda,
Îți recomandăm să obții un punct de vedere oficial din partea unui avocat specializat în dreptul muncii.
Buna . Poate in fisa postului sa apara acest punct:
Ececuta orice alte dispozitii date de superiorul ierarhic direct dau de sau de subordonatii acestuia in realizarea pe termen scurt ale companiei in limitele respectarii temeiului legal” suna cam vag
Bună,
Este o prevedere generală, dar angajatorii pot detalia acest aspect. Și, din poziția de angajat, poți cere lămuriri.
BUNA SEARA.
Va rog,daca cineva imi poate spune, intre anii 1995-1999 exista fisa de post ? Imi cere aceasta la Casa de Pensii deoarece in perioada respectiva am avut grupa de munca.
Multumesc pentru eventualele raspunsuri.
Bună, Maria,
Da, exista fișa postului în 1995. Conform Codului Muncii, aceasta este obligatorie în condițiile încheierii unui contract individual de muncă. Discută cu reprezentanții Casei de Pensii, dar și cu reprezentanții ITM care te pot ghida pentru a o obține.
Buna ziua,
Am castigat un concurs organizat de o primarie cu fisa postului atasata la documentatia initiala de participare la concurs.
La angajare fisa postului cuprindea si alte activitati fata de cele initiale.
Participarea la concurs a fost strict pentru postul si atributiunile specifice postului publicate pe site-ul primariei.
Se poate contesta? Se poate cere o alta retributie financiara ca urmare a suplimentarii atributiunilor?
Multumesc
Bună, Bogdan,
Sigur, ai dreptul de a-ți negocia salariul în condițiile în care acum ai mai multe atribuții.
O zi frumoasă!
Bună ziua!
După 6 ani de la angajare, salariatul a adus rezultatul unui control medical efectuat cu un an înainte de angajare. Din dorința lui de a justifica neîndeplinirea atribuțiilor din fișa postului.
1. Ce efect are această hârtie (nu se specifică în ea că este sau nu apt pentru a presta orice fel de muncă fizică)?
2. Legal, în baza cărui articol, angajatorul poate cere actualizarea stării de sănătate a angajatului?
3. Financiar, poate fi sancționat angajatul (deși nu este de dorit!!!)?
Menționez faptul că angajatul își primește salariul întreg.
Bună, Constantin,
Îți recomandăm să discuți cu un avocat specializat în dreptul muncii.
În contractul de munca sunt spalatoreasa lenjerareasa iar în fisa postului sunt trecuta ingrijitoare ,este normal sau legal?
Bună, Dorina,
În fișa postului trebuie trecută Denumirea oficială a jobului, luată din nomenclatorul național al profesiilor (COR). Aceasta trebuie să fie însoțită de codul COR asociat rolului respectiv. Spălătoreasă nu există în COR, prin urmare au pus denumirea cea mai apropiată. În contractul de muncă, angajatorul a fost mai specific cu denumirea.
Buna ziua,
A fost primita o amenda de catre societatea la care lucrez , deoarece nu a fost facuta curatenie, angajatorul obliga plata amenzii de catre angajat deoarece nu a fost indeplinita fisa postului. E legal? Poate cere asta? Multuemsc. Ce cale de atac poate invoca anhajatul?
Bună, Ionela,
Dacă angajatul are această sarcină în fișa postului, atunci era responsabilitatea sa. Acum depinde și de circumstanțe. Îți recomandăm să discuți cu un avocat specializat în dreptul muncii pentru a găsi o cale de atac.