Cum simplifică digitalizarea procedurile din HR

Provocările din ultimii ani au venit însoțite și de noi oportunități în gestionarea oamenilor din echipe. Iar una dintre transformările majore în acest domeniu o reprezintă digitalizarea dosarelor de personal. Acest proces nu doar optimizează eficiența administrativă, ci și aduce numeroase avantaje în ceea ce privește costurile, dar și securitatea datelor. Pentru a afla mai multe despre acest subiect am stat de vorbă cu Adrian Dinu, Owner Creasoft.ro.

Adrian Dinu, Owner Creasoft.ro

Care sunt principalele avantaje pe care le aduce digitalizarea dosarelor de personal companiilor?

Digitalizarea dosarelor de personal aduce numeroase avantaje semnificative companiilor care o îmbrățișează. Un astfel de avantaj este reducerea costurilor prin reducerea manoperei, a timpului de manipulare a documentelor, scăderea costurilor generate efectiv de hârtie, imprimare, curierat și mai ales arhivare. Procesul de gestionare a dosarelor devine mult mai rapid și mai eficient atunci când este digitalizat. Documentele digitale pot fi accesate și gestionate cu ușurință de oriunde și oricând și, nu în ultimul rând, se reduce riscul de pierdere a documentelor.

Ce provocări a întâmpinat Creasoft.ro în implementarea acestui sistem de digitalizare a dosarelor?

În implementarea sistemului de digitalizare a dosarelor, Creasoft.ro s-a confruntat cu diverse provocări. Printre acestea, una dintre cele mai semnificative a fost reprezentată de teama de schimbare și de obișnuința angajaților de a avea acces la documentele fizice. Chiar dacă procesul de căutare a unui document arhivat în format fizic poate fi mai laborios, mulți se simțeau confortabil cu această practică. În plus, costurile asociate arhivării digitale au fost o altă provocare importantă dacă este necesară păstrarea pe o perioadă de 50 de ani a documentelor semnate electronic și dacă volumul acestora va deveni în timp foarte mare.

Ce măsuri s-au luat pentru a se asigura securitatea datelor angajaților în cadrul proceselor de digitalizare?

Clienții Creasoft.ro au propriile baze de date administrate în Microsoft Azure, doar userul Admin al clientului are acces. Toată comunicația este criptată, semnarea electronică se face prin token-uri de securitate, respectându-se toate cerințele impuse de legislația specifică în vigoare.

Care sunt funcțiile Info Kiosc-ului Creasoft.ro și cum contribuie acesta la simplificarea activităților administrative ale angajaților?

Eliberarea de adeverințe și fluturași de salariu, vizualizarea programului, a turelor de lucru în timp real, solicitarea de concedii, verificarea numărului de zile de concediu disponibile sau planificate, semnarea electronică de documente de muncă, acordul în cazul solicitărilor de efectuare ore suplimentare sau chiar cereri de învoiri.

Cât de popular este Info Kiosc-ul în rândul angajaților? Dar în rândul echipelor de HR?

Deși solicitările de Kiosc vin de la departamentele de HR, pentru angajați este ușor, pentru HR încă există un pic de reticență datorată faptului că eliberarea de documente și comunicarea cu angajații este făcută digital și nu este sub supravegherea specialiștilor în resurse umane.

PRIMEȘTE CELE MAI NOI ARTICOLE DIRECT ÎN INBOX👇

Ce măsuri de îmbunătățire ați luat în cazul sistemului de digitalizare a dosarelor de personal și al Info Kiosc-ului? Ce s-a schimbat de la primele versiuni?

Se poate face semnare „bulk” de documente de către un angajat, se poate face semnare bulk de documente de un manager pentru documente de la mai mulți angajați, se poate face semnarea de către angajat a unor documente doar prin smartphone (fără e-mail, fără Login în vreo interfață web). În plus, am finalizat integrarea cu partenerul nostru certificat în arhivare de documente electronice Namirial. Acum arhivarea electronică se face automat la sfârșitul ciclului de semnare și atât angajații, cât mai ales managerii de resurse umane pot să acceseze arhiva prin platforma Creasoft.ro, nefiind necesară conectarea în platforma arhivatorului. Aceleași documente se regăsesc acum în ambele platforme.

Ce previziuni pe partea de digitalizare ai pentru 2025?

Eu cred că în 2025 digitalizarea dosarelor de personal va lua o amploare foarte mare. Din ce în ce mai multe companii tind către digitalizare, depășind acum bariera dată de costuri relativ mari, barieră ce în prezent nu mai există. Acum prețurile au scăzut mult, s-a ajuns la un preț de 1 leu pentru fiecare document semnat și arhivat electronic, cost mult mai mic decât al procesării manuale a documentelor semnate olograf. În plus, avantajul net al procesului de semnare și arhivare electronică, de nerefuzat, este dat de viteza de semnare și arhivare electronică. Mai mult, dispar erorile de manipulare și aranjare de documente în dosare și se pot prezenta în timp real orice documente de muncă organelor de control, din câteva click-uri.

Ce carte pe tema digitalizării recomanzi profesioniștilor pentru anul în curs?

Dacă-și doresc să devină antreprenori, le recomand The Digital Transformation Playbook / Transformare digitală – David L. Rogers (câștigător al premiului Brand Leadership – World Brand Congress).

Ce părere ai despre AI? Ce rol joacă în acest moment în strategia Creasoft.ro? Ai planuri pe acest subiect pentru viitor?

Legat de AI, cred că mai trebuie să treacă 1-2 ani până când va fi cu adevărat AI. Deocamdată AI este un chatbot mai evoluat, care într-adevăr se îndreaptă spre AI. Multă lume utilizează această noțiune fără nicio legătură cu ce înseamnă AI, toți vorbesc că o folosesc în aplicațiile lor, dar momentan totul e marketing. Părerea mea este că în 1-2 ani vor fi disponibile la prețuri acceptabile platforme de tip AI dezvoltate de marile companii din US (Microsoft, Google etc.) care vor permite integrarea cu aplicațiile existente, cu adevărat utile. În viitor, după ce AI va fi mai aproape de o inteligență reală, probabil vom putea implementa în aplicațiile Creasoft.ro diverse funcționalități noi: de exemplu, prognoza de câți angajați este nevoie la un sediu nou în funcție de adresa acestuia, la ce fluctuație de personal trebuie să te aștepți în acea instituție, sau, să extragi automat din CV-uri persoanele potrivite pentru posturile libere, fără să mai stea cineva să studieze manual profilurile profesionale. De asemenea, se vor putea face sondaje în rândul angajaților din care să extragi cu o probabilitate cât mai mare ce anume să îmbunătățești la mediul de lucru și ce-și doresc ca avantaje extrasalariale oamenii tăi, lăsându-i să se exprime liber, fără să le dai să aleagă între câteva opțiuni.

Ți-a plăcut articolul Cum simplifică digitalizarea procedurile din HR? Citește și:

Ghid complet pentru un HR Manager

Zile libere 2024. Când să planifici următoarea vacanță

Evenimente de neratat vara aceasta

Diana Mărășoiu

Managing Editor // Absolventă a Facultății de Administrarea Afacerilor din cadrul Academiei de Studii Economice București a dat în 2008 de gustul jurnalismului și, de atunci până în prezent, încearcă să combine latura practică, realistă, insuflată de facultate, cu cea magico-escapistă a scrisului. La We Are HR și eJobs este atât ochiul critic, analitic, cât și creator de conținut. Iubește în special interviurile realizate cu lideri, antreprenori și specialiști în HR care-i oferă o altă perspectivă, una extrem de aplicată, asupra pieții muncii.