Comunicarea internă sau cum faci primul pas în employer branding

După ce ani la rândul am lucrat intens la îmbunătățirea comunicării între departamente și la găsirea celor mai exotice beneficii pentru timpul petrecut la birou, iată că acum ne confruntăm cu o nouă situație. Lucrăm de la distanță și starea emoțională a colegilor nu este întotdeauna atât de bună pe cât ne-am aștepta, iar productivitatea este de multe ori discutabilă.

Oamenii simt nevoia apartenenței, vor să audă sau să împartă vești bune. Și nu trebuie să faci investiții costisitoare pentru a-i menține fericiți. E de ajuns să creezi o comunicare internă coerentă și în armonie cu nevoile lor din acest moment. Să planifici atent modul în care îi vei menține conectați, informați și implicați.

Provocarea cea mai mare acum este: cum ne asigurăm că lucrează la fel de bine și confortabil ca la birou? Și, mai ales, cum menținem comunitatea activă și bine conectată?

Ana Maria Diceanu (CEO Brain 4 Strategy) prezentă la Employer Branding Conference, ediția toamnă 2020, subliniază importanța comunicării interne în acest nou context și vine cu o perspectivă fresh despre cum să interacționăm mai bine cu angajații în această perioadă.

Noua paradigmă în care muncim

Suntem toți online, la orice oră și această nouă realitate vine cu plusuri și cu minusuri și cu o presiune foarte mare asupra colegilor. Sunt foarte expuși, toate proiectele sunt online, toată lumea vede la ce lucrează colegul și în ce ritm lucrează. Pe o parte este bine că oamenii sunt aproape, conectați, pe de altă parte fiecare simte o invadare a spațiului personal. Cum facem să diminuăm această presiune? Investim atent în comunicarea internă. Conținutul, feedback-ul, tonul și frecvența mesajelor pot face diferența. Și există câțiva pași pe care-i putem face, cu rezultate vizibile.

CEO-ul devine personajul principal în comunicare interna

Până acum 6 luni, CEO-ul apărea în fața echipei poate doar în situații foarte importante sau excepționale și, ce-i drept, de multe ori îl vedeam mai mult în media. De comunicarea cu angajații se ocupau, de regulă, middle managerii. Contextul dificil în care ne aflăm ar trebui însă să ne determine să revizuim puțin cine transmite mesajele la nivel intern și cum le transmite. Iar omul de la care toți angajații are așteptări acum este CEO-ul. El ar trebui să preia comunicarea internă. Să iasă în față și să vorbească cu oamenii din echipă. Și avem un exemplu recent. CEO-ul Lidl împreună cu echipa de management a mers într-un magazin, unde a dat liber angajaților timp de o oră, și a preluat munca din depozit, precum și cea de la casele de marcat.

Liderii sunt bine pregătiți pentru comunicarea interna?

Într-un moment în care angajații au multe întrebări, este important ca liderii să comunice clar și transparent, pentru a se asigura că angajații sunt informați și implicați în orice schimbare a companiei. Implicarea angajaților și starea lor de bine depind de lideri, la fel și cultura organizației pe termen lung.

Canalele de comunicare care ajută în adaptarea la noua realitate

Comunicarea la distanță a venit cu lecțiile ei bune și ne-a ajutat să ne conturăm o imagine mai clară despre preferințele angajaților. Puțini mai sunt acei colegi care preferă canalele one-way, precum newsletter-ul intern sau celebrele anunțuri la „avizier”. Și e momentul pentru un audit intern, făcut mult mai des decât înainte, pentru a afla canalele de comunicare internă pe care le preferă colegii pentru a interacționa mai bine și locurile unde ei sunt cei mai activi. Explorează atât potențialul media (scris, video, audio), dar și cel fizic, face-to-face. 

Poate una dintre cele mai bune investiții pe care merită să le faci în perioada următoare este cea într-un studio video în cadrul companiei. Acesta îți va permite să transmiți mesajele mult mai ușor și să oferi acel touch uman în comunicarea internă.  Foarte apreciate sunt și întâlnirile one-to-one virtuale: Cafeaua cu CEO-ul. Îți poți surprinde colegii în astfel de momente dacă le trimiți acasă cafeaua din partea CEO-ului. Chiar dacă interacționăm în online, este important să gândim în fiecare moment și o minimă prezența fizică.

Conținutul trebuie construit dual: informație și emoție. Într-o lume virtuală, conectivitatea este ingredientul care leagă emoțiile de comportamente. (Ana-Maria Diceanu Brain 4 Strategy)

Do’s & Don’ts în crearea conținutului pentru comunicarea internă

• Fii sincer cu angajații tăi. Toată lumea știe că situația actuală este una dificilă. Transparența este esențială.
• Comunică urmând principiul celor 5W1H (What? Who? Where? When? Why? How? – Ce? Cine? Unde? Când? De ce? Cum? )
• Conturează comunicarea pe baza faptelor și pe empatie. Este important să identifici starea emoțională a colegilor și să transmiți mesaje adecvate acestei stări, respecând  nevoia lor de informații, context, prudență și sensibilitate.
• Adaptează mesajele pentru fiecare public intern, astfel încât acestea să rezoneze cu oamenii.
• Comunică în timp real – Verifică informația din mai multe surse și asigură-te că aceasta este revizuită de mai mulți colegi înainte de a o transmite. Nimic nu este mai neplăcut în contextul actual decât un mesaj comunicat greșit. 
• Descoperă versus Vinde. Greșeala clasică pe care ai fi tentat să o faci în comunicare este aceea de a încerca „să vinzi” angajaților informația. Oamenii simt asta și devin reticenți în fața mesajelor care le spun ce să facă. Abordarea corectă este de a baza comunicarea pe un model de „descoperire” – unul care permite oamenilor să găsească singuri răspunsul sau adevărul.
• Fii conștient de tonul vocii. Uneori nu acordăm atenție tensiunii sau frustrării pe care o putem adăposti în vocea. Tonul este esențial când vrei să te conectezi cu un public. Cercetările arată că tonul vocii poate fi util pentru a stimula o echipă la acțiune. 
• Încurajează comunicarea bidirecțională, nu monologul. Oamenii se plictisesc repede de mesajele care nu presupun interacțiune. 
• Alege discuțiile și dezbaterile care implică oamenii și îi motivează, în locul mesajelor predefinite. 
• Oferă întotdeauna un îndemn la acțiune care te va ajuta să evaluezi efectul comunicării interne. 
• Prezintă povești de succes ale oamenilor din companie.
• Asigură-te că ai o comunicare regulată cu echipa ta. 
• Măsoară – Verifică ce a mers bine, ce ar fi putut merge mai bine. Este singura modalitate de a îmbunătăți comunicarea internă

Cultura pauzelor, parte din cultura organizationala

Primul gând în momentul în care a început remote work a fost că oamenii vor fi mult mai productivi decât la birou. Și rezultatele s-au văzut. Pe de altă parte, însă, tot mai mulți angajați se plâng că acasă nu mai există o linie bine definită între viața profesională și cea personală. Și, pe măsură ce work from home continuă, resimt tot mai mult asta.
O idee bună, pe care o vor aprecia este să lucrăm la un echilibru între obiectivele de productivitate și încurajarea pauzelor. Pentru că vorbim mult de work-life balance și avem senzația că odată cu remote work am oferit acest echilibru colegilor. Însă nu întotdeauna se întâmpla asta. Adesea, acasă nu au timp să-și gătească prânzul sau mai au un job pe care nimeni nu-l anticipa în timpul orelor de lucru: parentingul.

De aceea, este important să încurajăm cultura pauzelor astfel:  

• Să ne asigurăm că la nivelul echipelor întâlnirile încep și se termină la timp.
• Să vedem la ce ore se întâmplă și în ce momente se întâmplă comunicarea online în echipe, astfel încât să putem să corectăm lucrurile și să creăm un echilibru între viața personală și socială.
• Să oferim noi spații de socializare care refac pauzele de la birou. Platformele online de comunicare, precum Zoom, devin obositoare. Se vorbește mult despre Zoom fatigue și chiar și căutările pe această temă sunt tot mai numeroase în ultimul timp. World Economic Forum raportează că până la sfârșitul anului 2020 oboseala dată de platformele video, alături de starea emoțională tot mai delicată vor fi simptomele unei noi epidemii.
  
  Desigur, că pentru întâlnirile importante este nevoie să păstrăm aceste platforme de comunicare. Dar putem să le compensăm cu accesul la alte platforme simpatice care fac echipa să se simtă ca în pauzele de la birou.
  

Comunicare internă, prin simularea simpatică a vieții de la birou

Poate cel mai așteptat moment la birou pentru comunicare erau pauzele la țigară sau discuțiile din jurul dozatorului de apă. Ei, bine, acest moment din offline poate fi retrăit și în varianta online, folosind platforme de jocuri. Există Water Cooler Trivia, un site care mimează întâlnirile de la dozatorul de apă. Water Cooler Trivia face ca săptămâna de lucru să fie mai distractivă, prin organizarea unor concursuri săptămânale la care poate participa întregul birou. Conversațiile de pe Trivia aduc echipele virtuale împreună.

De ce este util un simulator online al vieții de la birou? 

• Peste 50% dintre participanții la jocurile online, precum Water Cooler Trivia, au ajuns să cunoască mai bine un coleg, prin concursurile săptămânale.
• Au aflat pasiunile colegilor.
• Conversațiile sunt mult mai interesante decât cele despre vreme și planurile de weekend.
• Puteți afla campionii pe fiecare categorie: Cultură, Știință și multe altele.

Misiunea ta acum este să inovezi în acele întâlniri face-to-face, să aduci touch-ul uman în relațiile dintre colegi, chiar dacă aceștia sunt la distanță.

Comunicare strategica în următoarele luni

Ana Maria Diceanu, CEO Brain 4 Strategy, propune un plan care ajută în construirea unei comunicări interne naturale și umane:

• Audituri permanente. Comunicarea trebuie privită ca o componentă importantă a modelului de management al unei companii. Nu mai poate fi privită ca o funcție separată și distinctă.
• Segmentarea audienței interne. Nevoile și dorințele de comunicare ale angajaților sunt din ce în ce mai structurate și este important să fii acolo cu mesajul potrivit. Poți colabora cu departamentul de marketing și comunicare. Colegii din aceste departamente au exercițiul segmentării audienței. Un angajat care, de exemplu, are în familie un caz de Covid-19 cu siguranță are anumite nevoi: concediu, testare, mesaje încurajatoare, iar un angajat care lucrează de acasă alături de copii are alte nevoi.
• Obiective clare și măsurabile
• Mesaje bine definite și informație relevantă 
• Alegerea canalelor de comunicare eficiente și cu grad mare de interacțiune 
• Alegerea atentă a conținutului 
• Măsurarea gradului de implicare (engagement)

O perioadă cu schimbări multe este și un bun exercițiu de employer branding, iar reputația companiei poate fi menținută și prin tactici punctuale de comunicare internă, care nu sunt condiționate de bugete mari.

Veștile bune, pe care ai în plan să le transmiți în exteriorul companiei, pornesc din interiorul acesteia. Și comunicarea externă este mult mai autentică și vine parcă de la sine când este susținută de angajații care se bucură de o comunicare internă, gândită pentru ei. 

Momentul actual este o oportunitate de a consolida comunicarea internă, de a-ți face timp să privești și să tratezi angajații ca pe un public țintă, nu ca pe un public captiv. Pliază mesajele interne și acțiunile pe informații complete și concrete și fii acolo, alături de oameni, când se bucură, dar și când întâmpină dificultăți în activitate.

Ți-a plăcut articolul despre comunicare interna? Citește și:

Regulament de ordine interioară. Tot ce trebuie să știi
Concediu de odihnă. Cum îl acordăm în mod legal
Munca la domiciliu. Tot ce trebuie să știi