Comunicare eficienta în echipele virtuale

Trăim în era tehnologiei. Timpurile în care puteam să avem o comunicare eficienta peste mări și oceane doar atunci când deconectam telefonul fix pentru a putea conecta calculatorul la internet prin intermediul conexiunii de tip broad-band au apus de mult. Astăzi suntem înconjurați de tehnologie, social media, aplicații pentru smartphone sau desktop, orice informație pe care o căutăm fiind doar la un click distanță.

Companiile, din dorința de a se extinde și a crește profitul, au părăsit granițele țării mamă. Astfel, angajații acestor companii s-au văzut nevoiți să se împace cu ideea că, în timp, îi vor numi colegi și pe cei pe care nu îi văd în fiecare zi la birou.

Cu precădere în companiile multinaționale, echipele care lucrează împreună indiferent de diversitatea culturală, limbile vorbite sau locațiile în care se află fizic angajații, se numesc echipe virtuale. Deși, la prima vedere am putea crede că astfel de echipe reprezintă un grup doar la nivel superficial, o echipă virtuală îndeplinește în aceeași măsură aceleași caracteristici precum orice altă echipă.

În esență, ambele reprezintă forma de organizare a unui grup, care pentru o anumită perioadă de timp lucrează împreună pentru îndeplinirea unui obiectiv comun. Totuși, există anumite diferențe între cele două echipe, și anume faptul de la sine înțeles că într-o echipă virtuală, membrii acesteia lucrează din locații diferite, probabil cu fusuri orare diferite, iar principalul lor mod de comunicare eficienta îl reprezintă telefonul, email-ul sau internetul, întâlnirile față în față fiind de cele mai multe ori aproape inexistente.

Ce poți să gestionezi echipa pentru a avea o comunicare eficientă?

Având în vedere aspectele menționate mai sus, putem înțelege că lucrul într-o astfel de echipă poate fi cel puțin provocator pentru membrii ei, presupunând un efort deosebit din partea tuturor celor implicați. În primul rând, cei din grup trebuie să dea dovadă de încredere, aceasta fiind baza pe care se construiește orice relație de succes și, cu atât mai mult, cea care garantează succesul unei echipe virtuale. În al doilea rând, pentru a putea manageria o echipă de acest fel este nevoie de o tehnologie performantă, care să permită tuturor celor implicați o comunicare eficienta și rapid de fiecare dată când acest lucru este necesar. Al treilea factor important în atingerea succesului unei echipe remote este reprezentat de comunicare, mai ales în oferirea de feedback și suport colegilor implicați.

Pentru a avea o comunicare eficientă între membrii unei echipe virtuale, trebuie să fie creat un mediu comun de cunoaștere pentru grup. Penultimul factor îl reprezintă setarea corectă a obiectivelor, care ajută la zidirea spiritului de echipă și dă membrilor echipei sentimentul că aceștia contribuie în mod direct la realizarea lor.

Ultimul, dar probabil cel mai important factor este leadershipul. Este primordial ca liderul echipei să ajute la atingerea performanței și să se asigure că satisfacția fiecărui membru al echipei este la cote ridicate pe toată perioada proiectului. Managerii echipelor de acest tip pot contribui în mod semnificativ la creșterea eficienței prin diferite acțiuni care vizează recunoașterea echipelor și a importanței lor, încurajarea membrilor să cerceteze provocările care apar, inclusiv cele referitoare la modul în care membrii echipei lucrează sau sprijinirea și încurajarea activităților care fac rețeaua informală vizibilă în interiorul organizației.

PRIMEȘTE CELE MAI NOI ARTICOLE DIRECT ÎN INBOX👇

Provocările constante cu care un lider se confruntă în coordonarea unei echipe remote sunt problemele de comunicare, care vin ca urmare a distanței dintre membrii echipei, nașterea unor conflicte din cauza lipsei de vizibilitate a gradului de implicare a fiecăruia, creșterea ambiguității în ceea ce privește rolul pe care fiecare individ îl are în echipă, iar în cele din urmă poate apărea și sentimentul de absență a coeziunii echipei.

Pe lângă factorii menționați anterior, Scott Edinger notează în articolul ,,Why Remote Workers are More (Yes, More) Engaged”, că un manager, înainte de a conduce o echipă virtuală, trebuie să cunoască specificațiile acesteia, ce o face să fie diferită de o echipă tradițională (începând cu stadiile specifice de formare și ajungând până la nevoile fiecărui individ), el trebuie în același timp să reușească să își adapteze stilul de leadership astfel încât să poată conduce, coordona, motiva și dezvolta o echipă virtuală.

În concluzie, ne apropiem cu pași repezi de momentul în care echipele virtuale le vor depăși numeric pe cele ,,normale”, așadar este momentul potrivit ca managerii și specialiștii în domeniu să înceapă dezvoltarea de noi strategii care ar putea preîntâmpina provocările cu care membrii acestor echipe se confruntă în prezent.

Tu cum faci față provocărilor din echipa ta?