Cum te împrietenești cu automatizarea în HR
Automatizarea și digitalizarea sunt trendurile care nu se vor demoda niciodată în HR. Ba din contră chiar, te vor surprinde cu noi și noi invenții și vor da refresh activității tale. Îți vor modela jobul și, pentru a avea rezultate, contează doar să ții pasul cu ele, să arăți curiozitate și adaptabilitate. HR-ul pare să fie domeniul care are prioritate acum în companii pentru a pune pe pilot automat anumite task-uri repetitive și a acorda mai mult timp oamenilor și unor procese importante, precum retenția, cultura organizațională, promovarea brandului de angajator.
Însă odată cu evoluția tehnologiei ai și multe întrebări: Cum integrezi noile tehnologii în procesele uzuale de lucru? Ce ar trebui să faci pentru ca trecerea spre un tool nou să fie mai ușoară? Cum poți crește rata de adopție a noilor tool-uri în echipă și cum ai putea tempera îngrijorarea că roboții pot fura anumite joburi?
La toate aceste întrebări îți răspunde Zemy Apfelbaum, Managing Director la Wizrom Software. De mai bine de 30 de ani este atent și implicat în ceea ce înseamnă tehnologie și vine cu insight-uri despre automatizarea în HR și nu numai.
Acum 30 de ani, te angajai la Wizrom pe un post de programator. 30 de ani mai târziu ești managing director și ai fost martor în tot acest timp la transformările care au avut loc pe zona de automatizări. Cum ai văzut perioada aceasta?
Zemy Apfelbaum: Acum 30 de ani a fost o altă lume, din toate punctele de vedere, inclusiv din punctul de vedere al automatizării și al digitalizării și în toate domeniile, inclusiv în resurse umane. Erau alte procese, alte focusuri pentru echipele de HR în perioada respectivă. Și, bineînțeles că automatizarea proceselor este specifică momentului.
Acum 30 de ani, domeniul resurselor umane era la început și, ca la orice digitalizare, prima etapă a fost controlul. Echipele voiau să urmărească procesele de salarizare, să aibă un calcul salarial corect, la timp, rapid și cinstit. De asemenea, voiau să controleze orele lucrate în companie, să aibă un pontaj electronic. De la această bază s-a modificat focusul și am ajuns azi să avem o atenție mai mare pe oameni. Vorbim mult mai mult despre procese care au în centrul oamenii (employee-centric), urmărind partea de transparență în comunicare a companiei față de colegi. Vorbim de partea de aliniere a oamenilor la valorile companiei, mai ales în ultimii ani, când am trecut la un mediu de lucru hibrid sau remote, și este mult mai dificil să comunicăm aspecte ce țin de cultura organizațională.
Cum ți se pare ce s-a întâmplat în ultimii ani din punctul de vedere al proceselor? Te gândeai că suntem unde trebuie sau că e loc de avans?
Z. A.: Întotdeauna e loc de avans. Dacă vorbim de partea de digitalizare, vedem că aceasta accelerează din ce în ce mai tare în ultima perioadă, iar presiunea pe automatizarea și digitalizarea proceselor vine din partea companiilor, au nevoie să scurteze timpii de reacție. Au nevoie să fie mai aproape de angajați, de clienți. Să fie mult mai conectați unii cu ceilalți. În ultimul timp vedem o presiune și din partea statului, sunt proiecte îndrăznețe de digitalizare și de comunicare între contribuabili și autorități, ceea ce pe mine mă bucură mult.
Ne dorim o astfel de automatizare, este benefică și apreciez că toată lumea sau cei care respectă regulile se bucură astfel de transparență în comunicare. Și sper să continue, inclusiv în domeniul HR. Am văzut foarte multe proiecte de digitalizare ale statului în domeniul financiar, în contabilitate, în logistică. Mă aștept să fie din ce în ce mai multe astfel de proiecte, inclusiv în resurse umane.
Există o rezistență naturală la schimbare și, de multe ori, o accepți mai ușor dacă vezi beneficii imediate. Ce beneficii observă clienții atunci când aleg automatizarea în HR?
Z. A.: Rezistența la schimbare este inevitabilă în orice domeniu, iar în domeniul resurselor umane o vedem din ce în ce mai puțin. Dacă e să mă refer la beneficii, orice proces automatizat aduce în primul rând timp. Oamenii nu se mai ocupă de procesele administrative, repetitive, care nu aduc companiei valoare, fie că e vorba, de exemplu, de rapoarte către stat sau de anumite adeverințe sau documente pe care trebuie să le realizeze. Toate aceste procese pot fi în mare măsură automatizate și atunci specialiștii în resurse umane se pot ocupa de procese de resurse umane care dau companiei o anumită valoare. Își pot dedica timpul proiectelor de dezvoltare organizațională, de retenție, de promovare a brandului companiei, astfel încât să atragă noi talente.
De asemenea, dacă vorbim de avantaje, inteligența artificială, rapoartele de analiză predictivă, care încep să fie din ce în ce mai mult utilizate în domeniul resurselor umane, aduc avantaje.
Ce beneficii ale automatizării ați reperat la nivel de satisfacție a angajaților?
Z. A.: Unul dintre obiectele implementării unor fluxuri informatizate în cadrul companiilor este satisfacția angajaților. Multe proiecte de acest fel nu se referă doar la fluxurile din cadrul departamentului, ci includ partea de comunicare între HR, management și între angajați. Companiile urmăresc să fie cât mai transparente față de colegi, să comunice obiectivele către membrii echipei. De asemenea, managerii își doresc alinierea valorilor companiei cu cele ale colegilor.
Transparența înseamnă a aduce informațiile mai aproape de oameni, astfel încât ei să aibă anumite beneficii pe care, în mod tradițional, le cereau echipelor de resurse umane. De exemplu, un angajat poate să obțină o adeverință fără să fie nevoit să o ceară către resurse umane, folosind pe telefonul mobil sau Whatsapp-ul. Poate avea acces la un fluturaș de salariu sau la zilele libere sau poate solicita rapid un concediu. Astfel se scurtează timpul de răspuns și oamenii se bucură de beneficiile proiectelor de informatizare.
Ce crezi că se ascunde de fapt în spatele unei anumite reticențe a HR-ului față de noile tehnologii? La ce argumente apelați voi ca să vă convingeți clienții că trebuie să adopte automatizarea?
Z. A.: Din punctul meu de vedere, nu există o reticență mai mare din partea echipelor de resurse umane comparativ cu alte echipe din cadrul organizației. A fost mai degrabă o prioritizare a bugetelor de IT, de digitalizare în cadrul companiilor. Wizrom implementează soluții informatice nu numai în HR, ci în toate domeniile de business și ce am observat este că managerii au preferat să digitalizeze mai întâi fluxurile de vânzări, pentru a crește veniturile companiei. Apoi s-au digitalizat procesele logistice și procesele de producție, pentru a scădea costurile operaționale. Acum observăm că majoritatea companiilor au finalizat sau sunt destul de avansate în zona de informatizare în multe departamente. Există ERP-uri, CRM-uri, Salesforce Automation Tools implementate în multe companii, pe când echipele de HR au rămas puțin în urmă. Încă există multe firme care au pontaje manuale sau care fac evaluările în Excel ori au formulare scrise. Probabil nu a fost neapărat o reticență a echipelor de HR, ci pur și simplu o prioritizare internă a bugetelor. Vedem însă că acest lucru se schimbă și acum se alocă bugete și pentru proiectele de resurse umane.
Echipele de HR care văd rezultatele digitalizării în alte departamente sunt deschise să beneficieze de astfel de proiecte.
Ai anumite sfaturi legate de intergrarea anumitor tehnologii în procesele uzuale de lucru? Cum poate un profesionist să facă trecerea mai ușoară către un tool nou?
Z. A.: Recomandarea este să ia această activitate în mod treptat. E greu să pornești un tren din prima încercare, dar vagon cu vagon e mai ușor să-l pui în mișcare. De asemenea, spuneam și de partea de bugete. E greu să ai un buget care să-ți ofere ocazia de a digitaliza dintr-o dată toate procesele din cadrul unui singur proiect.
Ce aș face eu și ce sfătuiesc managerii companiilor? Să-și facă un plan pe mai mulți ani, dar care să acopere digitalizarea completă a tuturor proceselor și să le prioritizeze în funcție de impactul asupra companiei respective. Nu există o prioritizare standard, depinde de specificul fiecărei companii și de impactul pe care fiecare proces și optimizarea acestuia îl are asupra organizației.
Sunt oare anumite lucruri pe care oamenii le pot face în echipă pentru a crește rata de adopție la noile tehnologii?
Z. A.: În adoptarea oricărei tehnologii contează feedback-ul celor pe care îi numim „early-adopters”. Întotdeauna când apare ceva nou, o tehnologie nouă, avem „early adopters”, „followers” și „late adopters”. Ce e important este să ne uităm la feedback-ul pe care îl au cei care adoptă la început tehnologiile, să ne uităm la primele proiecte din cadrul organizației, dar și la proiecte similare făcute în cadrul altor organizații. Să învățăm din feedback-ul lor și apoi să adoptăm și noi anumite tehnologii.
E abordarea care poate mobiliza cel mai mult și poate susține o nouă tehnologie în cadrul companiei. Să învățăm și să facem și noi poate mai bine.
Este un anumit departament care are un apetit mai mare pentru automatizarea proceselor? Ai observat diferențe la nivel de departamente?
Z. A.: Dacă vorbim despre echipele de vânzări și de marketing, atunci cei care lucrează aici trebuie să fie inovatori, să vină cu idei noi, să fie deschiși progresului și schimbării. Contabilitatea are un apetit mai mic pentru automatizarea proceselor, oamenii din acest domeniu sunt mai reticenți, mai conservatori.
HR-ul este undeva pe la mijloc, dar specialiștii din acest domeniu încep să țină pasul cu trendurile și să aibă un apetit din ce în ce mai mare pentru automatizare din simplul motiv că poate au fost lăsați puțin în urmă în cadrul acestor procese.
Ajută în acest sens și generațiile noi, care au apetit pentru noile tehnologii?
Z. A.: Toți suntem impulsionați de generațiile noi. HR-ul trebuie să fie deschis la nevoile și la specificul fiecărei organizații și a oamenilor din cadrul acesteia. În momentul în care în companie vin oameni noi, care dau impuls tehnologiei, specialiștii în resurse umane trebuie să fie acolo pentru tineri.
Există un raport între implicarea umană și automatizare? Cum ar trebui să fie distribuite astfel încât să funcționăm sănătos?
Z. A.: Trebuie să existe o balanță între automatizarea proceselor și interacțiunea umană. Optimizare fără interacțiunea umană nu se poate. Și nici invers. E bine să avem timp. Dacă nu am avea automatizarea, nu am avea timp să ne ocupăm de oameni. Să interacționăm mai mult cu ei, să aflăm mai mult ce își doresc. E însă important să știm cum anume să folosim automatizarea, astfel încât să ne dea timp pentru ceea ce contează pentru noi, pentru companie, pentru dezvoltarea organizațională și să folosim recomandările pe care ni le oferă. Să folosim inteligența artificială ca un suport, ca o sursă de informații în decizii, iar specialiștii în resurse umane să se orienteze pe partea de dezvoltare organizațională și promovarea culturii companiei.
Cum vezi viitorul automatizării în HR? Ce tool-uri vor apărea? Cum se vor schimba procesele?
Z. A.: Este un proces normal care urmează, nu neapărat în HR, ci în toate domeniile. Prima dată automatizezi ca să controlezi un anumit proces, apoi vrei să-l optimzezi, iar în viitor mai mult ca sigur va interveni inteligența artificială care va face analize predictive și anumite recomandări.
Dacă vorbim, de exemplu, de procesul de recrutare este clar: automatizarea ajută în anumite task-uri pe care specialiștii trebuie să le facă: să trimită e-mail-uri/notificări, să pregătească anumite documente. Aceste task-uri pot fi automatizate.
Automatizând multe lucruri, scurtezi timpul procesului de recrutare. Acest lucru ajută mai ales într-un context în care disponibilitatea forței de muncă calificate e un aspect delicat. Scurtarea procesului de recrutare aduce companiilor un beneficiu destul de mare.
Dacă vorbim de inteligența artificială, aceasta poate ajuta mult în recomandarea celor mai potriviți candidați pentru organizație. Dacă vorbim de analiza sutelor sau miilor de CV-uri disponibile, atunci, în mod sigur, un proiect de inteligență artificială poate să recomande cei mai potriviți candidați pentru un anumit rol și inclusiv pentru companie. Oameni care au valori similare cu cele ale companiei.
Ce planuri are Wizrom în 2024?
Z. A.: Dacă e să vorbim pe termen scurt, scopul nostru este să continuăm să inovăm și să adaptăm soluțiile informatice la nevoile în continuă schimbare ale clienților noștri. Să fim lângă ei și să vedem ce-și doresc nou. Să transformăm proiectele astfel încât să răspundă cerințelor clienților.
Anul acesta avem ca scop să migrăm toate aplicațiile noastre pe platforme web, cloud și mobile. În special aplicația de salarizare, WizSalary, va fi migrată anul acesta pe platforma cloud, iar aplicația de contabilitate, WizCount, va fi înlocuită cu noua platformă de business, MyWiz (disponibilă pe cloud și mobile).
Cum e să lucrezi la Wizrom? Cum e cultura organizațională?
Z. A.: Ne place să ne simțim bine la birou, poate e cam mult spus ca într-o familie, dar partea de atașament e importantă pentru noi. De exemplu, anul acesta, am făcut o ieșire cu toți membrii echipei care sunt mai vechi de 15 ani în companie și pot să spun că 37% dintre noi au mai mult de 15 ani în Wizrom.
Ne place să fim împreună și să lucrăm cu oameni care au aceleași valori ca ale companiei. Mi-e greu să spun că aliniem oameni la cultura organizațională, practic aceasta este dată de oameni.
Care a fost cea mai importantă lecție pe care ai învățat-o în acești 30 de ani?
Z. A.: Cea mai importantă lecție este aceea că nu trebuie să te oprești niciodată, că orice eșec e doar un drum spre succes. Să nu mă opresc din schimbare, din dezvolare și din a încerca să fac lucrurile mai bine.
Ce le-ai spune acelor oameni care sunt speriați că roboții le vor lua joburile?
Z. A.: Să nu se sperie pentru că întotdeauna vor fi și joburi care nu vor fi înlocuite de roboți. Întotdeauna văd că roboții ajută oamenii. Nu îi vor înlocui. Vor prelua anumite operațiuni și task-uri repetitive. Nu vor înlocui interacțiunea, nu au inteligența emoțională pe care o avem noi.
Cei care au joburi care vor fi preluate de roboți trebuie doar să se uite la alternative, sigur vor avea ceva de făcut.
Ți-a plăcut articolul „Cum te împrietenești cu automatizarea în HR?” S-ar putea să-ți placă și:
