Aplicații care-ți fac liber în agendă #Timemanagement

Știi zilele acelea când task-urile parcă nu se mai termină? Și parcă tot vin cu generozitate. Chiar dacă îți propui să stai departe de telefon și să nu-ți mai ocupi memoria cu noi aplicatii, unele te pot salva. Și e așa bine când îți rămâne timp și pentru o plimbare în parc sau pentru o sesiune de yoga după program.

Iată ce aplicatii te ajută să-ți gestionezi timpul:

Scapă de distracții cu RescueTime

Îți place probabil ca în timpul unor task-uri ușor plictisitoare să mai dai câte un refresh pe Facebook sau pe Instagram. Și să te pierzi printre story-uri și postări frumoase. Însă RescueTime e cu ochii pe tine.

Puncte forte:
↗ Urmărește cât timp petreci pe anumite site-uri, în anumite aplicații;
↗ Permite să setezi obiective pentru cum vrei să petreci timpul;
↗ Blochează site-urile care îți distrag atenția;
↗ Are opțiunea de a seta orele de lucru și cele dedicate timpului liber;
↗ Îți permite să monitorizezi și ceea ce faci în offline: ședințe, convorbiri la telefon etc.

Disponibilitate: desktop (Windows, Mac, Linux), iOS, Android
Rescue Time vine în varianta Free (urmărește automat timpul pe site-uri și aplicații, îți permite să stabilești obiective și îți trimite raport săptămânal), Premium – 6 dolari/lună (blochează site-urile care îți distrag atenția, are offline tracking, alerte în timp real) și pentru Organizații – 6 dolari/membru (rapoarte de productivitate, descoperă procesele ineficiente).

Ai toate parolele la un loc: 1Password

Unul dintre cele mai enervante și recurente momente la birou este acela când îți uiți parola de logare într-un cont. Și poate nu mai știi nici cu ce e-mail te-ai înregistrat. Așa că încerci diferite combinații, care îți fură timp valoros. Dar te-ai gândit să ceri ajutorul unei aplicatii? Ți-ar prinde bine un prieten care le reține pe toate, fără să aibă nevoie de lecitină.

Puncte forte:
↗ Ai o singură parolă pentru toate parolele;
↗ Aplicația se ocupă de logarea în conturi prin completarea automată a numelor și parolelor memorate;
↗ Ai posibilitatea să sincronizezi aplicaţia pe mai multe dispozitive, cum ar fi telefon, tabletă şi PC, oferind o criptare puternică pentru parolele tale;
↗ Generează parole unice și te ferește de atacurile cibernetice;
↗ Pe telefon te poți autentifica pe bază de amprentă, opțiune disponibilă pe iOS

Disponibilitate: desktop (Windows, Mac, Linux), iOS, Android
1Password vine în varianta Personal & Family – de la 2,99 dolari/lună (parole nelimitate, 24/7 e-mail support, restore pentru parolele șterse) și Business – 7,99 dolari/user/lună (20 de conturi, cont de admin și permisiuni de membri, controale de securitate, VIP Support)

Stabilește ședințele cu Doodle

Una dintre cele mai mari provocări este să găsești acel moment când toți colegii sunt disponibili pentru ședință. De multe ori petreci mai multe ore cu schimbul de e-mailuri și telefoane. Poate e mai simplu să-ți iei un ajutor: Doodle.

Puncte forte:
↗ Tot ce trebuie să faci este să creezi o descriere a întâlnirii, să adaugi data, orele potențiale și să inviți lumea să răspundă. Poți face un sondaj.
↗ Nu ai nevoie de un cont pentru a seta un meeting;
↗ Invitații vor primi un link, unde pot verifica și bifa opțiunile pentru întâlnire;
↗ Îl poți sincroniza cu Google Calendar și Outlook Calendar pentru a vedea disponibilitatea colegilor;
↗ Diferă de Google Calendar prin faptul că oamenii pot vota și stabili cea mai bună dată de ședință. Are și chat.

Disponibilitate: iOS, Android
Doodle vine în varianta Starter – 3,5 euro/lună (sincronizare cu calendarul, deadline-uri, remindere, monitorizarea invitațiilor trimise); Pro – 5 euro/lună (crearea unor link-uri personalizate, stabilire ședințe one-to-one); Team – 25 euro/lună/5 membri (Feature-uri Premium și suport, user management, integrare cu Slack) și Entreprise – preț personalizat (Feature-uri Premium și un Success Manager dedicat pentru suport).

Crește-ți productivitatea cu Zapier 

Agenda ta cuprinde task-uri mici și repetitive pe care ți-ai dori să le pui pe un pilot automat. Ideal ar fi să muncești inteligent, nu din greu. Ce ai zice de un tool care îți downloadează atașamentele din e-mail direct în Dropbox? Zapier e una dintre acele aplicatii care s-a gândit la toate.

Puncte forte:
↗ Se integrează cu Gmail, Google Sheets, Facebook Pages, Dropbox;
↗ Îți permite să lucrezi din peste 2.000 de aplicații și să strângi documentele utile într-un singur loc;
↗ Poți să te ocupi singur de automatizarea task-urilor, cu câteva click-uri, fără ajutorul unui programator;
↗ Are opțiune de search care îți permite să cauți și să găsești date importante în orice aplicație integrată cu Zapier;
↗ Aplicația este utilă pentru colegii din sales care nu trebuie să se ocupe de introducerea datelor, pentru colegii din suport care pot muta mai ușor ticketele, dar și pentru simplificarea comunicării la nivelul oricărei echipe.

Disponibilitate: Windows și Android.
Zapier vine în varianta Free (îți permite să faci conexiuni cu aplicații, să automatizezi task-uri basic, ai suport) și Premium – de la 20 de dolari pe lună (poți să realizezi planuri de lucru avansate, să automatizezi mai multe task-uri decât în varianta free și ai prioritate în suport).

Setează-ți prioritățile cu Todoist

Când agenda este plină cu ședințe și interviuri, ți-ar prinde tare bine un asistent personal care să-ți facă puțină ordine. Să-ți așeze task-urile în ordinea priorităților, astfel încât să dedici mai mult timp celor care sunt importante pentru tine. Todoist e una dintre acele aplicatii care știe să joace rolul unui assistant manager. 

Puncte forte:
↗ Îți permite să adaugi task-urile și să setezi un deadline în câteva secunde;
↗ Are opțiunea de a prioritiza, filtra task-urile sau de a le adăuga la favorite;
↗ Oferă posibilitatea de a delega colegilor task-uri și de a comunica cu ei;
↗ Îți arată ce obiective ți-ai îndeplinit și cum ai evoluat;
↗ Se integrează cu e-mail-ul, Google Calendar și Dropbox

Disponibilitate: desktop, iPhone & iPad, Mac App Store, Android
Todoist vine în varianta Free (poți adăuga 80 de proiecte), Premium – 3 dolari/lună (300 de proiecte, remindere, uploadare documente, label-uri, filtre, raport de productivitate) și Business (pe lângă feature-urile premium, are opțiuni pentru lucrul în echipă: 500 de proiecte, team inbox, roluri pentru fiecare membru, priority support).

Ia o pauză la birou cu Calm

Când deadline-urile bat la ușă și în birou e agitație mare, ți-ar prinde bine să te retragi la o sesiune de meditație. Dar nu e timp. Cum ar fi dacă ai avea parte de relaxare chiar în fața laptopului? Trebuie doar să-ți instalezi aplicația Calm.

Puncte forte:
↗ Îți verifică starea de spirit și primești recomandări personalizate de muzică;
↗ Îți aduce la birou sunetul valurilor, sunetul ploii sau cântecul greierilor 😊;
↗ Poți alege muzica care să te ajute să te concentrezi sau să te relaxezi;
↗ Oferă meditații ghidate;
↗ Ai un calendar de meditații cu ajutorul căruia vezi cât timp le-ai dedicat lunar. 

Disponibilitate: iOS și Android.
Calm app vine în varianta Free Trial pentru 7 zile (poți asculta sunete relaxante și ai opțiunea de a accesa programe multiple de meditație doar în prima zi), apoi poți trece la varianta Premium. Costă 70 de dolari/anual și oferă ore de meditații ghidate pentru a reduce anxietatea, melodii care te ajută să te concentrezi sau să te relaxezi, masterclass-uri cu experți de renume mondial în mindfulness.

Acest articol a fost realizat de Steluța Năstase-Lupu, Diana Mărășoiu,  Mihaela Pascari, Iulia Văcăroiu.

Ți-a plăcut acest articol despre aplicatii? Citește și:

Cum să câștigi lupta cu timpul
Pune preț pe tehnica Pomodoro
6 aplicații care-ți simplifică ziua de lucru