Cum să faci mai repede pontajul angajaților cu o aplicație online
Departamentul HR are foarte multe sarcini și responsabilități, printre misiunile sale fiind și cea de a face pontaj salariaților. Această sarcină trebuie executată cu multă atenție, deoarece pe baza pontajului se fac și calculele salariale. În trecut, puteam vorbi despre pontajul angajaților ca fiind un proces consumator de timp și o mare bătaie de cap pentru specialiștii HR. Dar acum, am evoluat, suntem în plin proces de transformare digitală și nici pontajul nu mai e așa dificil cu o aplicație online.
HR-ul are nevoie de automatizare
Departamentul de Resurse Umane din care faci parte are un rol foarte important în orice companie, menține legătura dintre salariați și conducere, motivează angajații pentru a fi mai productivi. Cu alte cuvinte, acest departament se îngrijește de cea mai importantă resursă a oricărei companii, resursa umană. De ce să-ți ocupi timpul cu procese de muncă care pot fi automatizate?
Specialiștii HR ar trebui să-și concentreze atenția pe angajați și pe retenția acestora în cadrul companiei, pentru că există un deficit mare de forță de muncă în România și nu numai. Și pontajul cine îl face? Pontajul ar trebui să se facă singur. Probabil te întrebi cum este posibil acest lucru, este foarte simplu și o să-ți explic în detaliu cum funcționează, în rândurile de mai jos.
Aplicație de pontaj online care lucrează singură
Poate ai mai auzit, poate nu, dar o să-ți prezint ce probleme rezolvă o aplicație de pontaj online și de ce toate departamentele HR își doresc această transformare.
Cea mai frecventă problemă întâlnită în întocmirea pontajului este faptul că zilnic trebuie să adaugi manual orele muncite de fiecare angajat, fiecare concediu, fiecare învoire sau ore suplimentare efectuate. În general, se numește o persoană care să facă acest lucru, este foarte obositor și total neproductiv să faci această muncă.
Cum funcționează o aplicație de pontaj online
Singură! Am ales una dintre cele mai noi aplicații de pontaj online din România, aplicația iFlow. În această aplicație este necesar să introduci o singură dată, programul de lucru al angajaților, pentru tot anul, ca mai apoi foaia de pontaj să calculeze automat orele muncite pentru fiecare zi lucrătoare.
De asemenea, poți crea echipe, de exemplu: echipa de vânzări, echipa de marketing, etc, apoi numești lideri pentru fiecare dintre aceste echipe. Pasul următor va fi să oferi acces în aplicație liderilor de echipă sau chiar și membrilor de echipă, dacă dorești acest lucru.
Toți angajații cu acces în aplicație își vor putea adăuga singuri evenimente, de exemplu: concediu de odihnă sau medical, învoiri și ore suplimentare și alte tipuri de evenimente uzuale în compania ta. În felul acesta, toată lumea contribuie la procesul de pontaj. Nu îți face griji pentru corectitudinea datelor, poți alege dacă toate aceste evenimente necesită aprobarea ta sau nu, astfel vei putea verifica tu sau liderul de echipă dacă datele introduse sunt valide.
La finalul lunii te bucuri de un pontaj calculat automat care va cuprinde toate informațiile necesare, de exemplu:
- Ore suplimentare de noapte sau la program normal, în weekend;
- Învoiri
- Total ore lucrate
- Total zile de concediu de odihnă sau medical
- Total zile libere pentru evenimente deosebite în familie
- Total zile de delegații
Pe lângă aceste evenimente predefinite din aplicație poți să-ți adaugi propriile tipuri de evenimente sau de zile libere plătite, să alegi numele acestora, dacă să apară sau nu în pontaj și dacă să se scadă sau nu din pontaj. Aplicația iFlow este foarte flexibilă din acest punct de vedere, fiind perfect pliabilă pe orice domeniu de activitate.
Mai mult decât pontaj – soluția HR online
Departamentul HR și cel de contabilitate dețin supremația celor mai multe dosare cu acte din cadrul unei companii. Cât timp îți ia să cauți data de încetare a unui contract de muncă? Cât timp îți ia să completezi cereri și adeverințe cu toate datele angajatului? Oricare ar fi răspunsul tău, sigur nu e puțin.
Un alt avantaj al aplicației iFlow este că ai toate aceste informații stocate într-un singur loc. Fiecare angajat are un profil de utilizator, în acest loc sunt stocate cele mai importante și frecvent folosite date ale salariatului.
Cum funcționează?
Angajatul, liderul de echipă sau administratorul contului introduce un concediu de odihnă. După aprobarea acestuia (dacă necesită), cu un singur click tipărești cererea de concediu cu datele angajatului și datele firmei. Mai mult, pe cerere îți vor apărea zilele de concediu disponibile și zilele de concediu rămase.
Acesta este doar un exemplu, la fel se va tipări și la învoire – un bilet de voie sau la orele suplimentare – un consimțământ al angajatului de a le efectua, toate documentele disponibile în aplicația iFlow sunt conform normelor legislative în vigoare.
Pontaj online în funcție de contractul de muncă
Aceste date sunt extrem de importante, de aceea, aplicația iFlow ține cont de ele. De exemplu: nu vei putea adăuga program de lucru sau evenimente înainte de data angajării, iar angajatul nu va apărea în pontaj. Aceeași situație este și în cazul datei de expirare a CIM, salariatul nu va mai apărea în pontaj și nu-i vei putea pune program de lucru sau evenimente după această dată. Mai mult, dacă totuși încerci să faci acest lucru, vei primi un mesaj de atenționare cu faptul că salariatul are contractul de muncă expirat.
Aceste date apar pe profilul angajaților, în raportul “Angajați” și dacă selectezi acest lucru, apar și în foaia de pontaj. Cu toate informațiile la un click distanță, îți rămâne suficient timp pentru activitățile cu adevărat importante și valoroase.
Ai nevoie de rapoarte? Le primești cu un singur click
Rapoarte peste rapoarte, multe foi și multe bătăi de cap, se poate și altfel. În aplicația iFlow ai la dispoziție o serie de rapoarte uzuale și extrem de utile oricărei companii. De exemplu: Raportul tichetelor de masă. În acest raport se calculează automat numărul tichetelor de masă pentru angajații tăi, în funcție de evenimentele adăugate pentru luna selectată.
Alt exemplu ar fi Raportul cu zilele de concediu rămase. În acest raport ai evidența zilelor de concediu atât pe anul în curs, cât și pentru anul anterior. Nu mai ai nevoie de dosare sau de tabele în Microsoft Excel create manual pentru fiecare angajat, ai totul automat și ușor de accesat.
Despre echipa din spatele aplicației de pontaj iFlow
Echipa din spatele aplicației iFlow a avut nevoie de o soluție de pontaj, deoarece își petreceau mult prea mult timp cu această activitate. După lungi căutări, nu au reușit să găsească o aplicație compatibilă cu modul lor de lucru așa că s-au gândit să dezvolte ei una, aveau și experiența necesară, fiind o companie IT.
Apoi, au trecut la implementarea aplicației iFlow în cadrul companiei lor și a avut succes din prima zi de utilizare. Angajații erau mulțumiți deoarece nu mai trebuia să sune pentru fiecare învoire sau pentru fiecare concediu, contabila era și ea mulțumită de pontajul corect la final de lună.
După ce au văzut beneficiul real adus de utilizarea iFlow, au decis să ofere această soluție tuturor companiilor românești. În acest moment, nu mai puțin de 1400 de companii și-au creat un cont în aplicație. Acest lucru a motivat echipa să găsească în permanență noi metode prin care pot simplifica munca din cadrul companiilor.
Înregistrează-te și tu în aplicație și bucură-te de beneficiile ei timp de 30 de zile GRATUIT.
Ți-a plăcut articolul? Citește și despre:
