Concediu de odihnă. Cum îl acorzi corect din punct de vedere legal

Poate și în echipa ta este frenezie mare cu programarea unor zile de concediu, care să vină în completarea zilelor libere legale, iar rolul tău, ca angajator este să echilibrezi lucrurile. Toți angajații au dreptul legal la concediul de odihna care nu ar trebui să fie mai mic de 20 de zile pe an, iar perioada acestuia trebuie stabilită de comun acord cu oamenii din echipa ta, încercând să găsiți o cale de mijloc între nevoile business-ului, nevoia de odihnă și disponibilitatea de a pleca în vacanță, care de multe ori depinde și de membrii familiei.

Durata concediului de odihna, prevăzută în Codul Muncii, este de cel puțin 10 zile lucrătoare neîntrerupte, într-un an calendaristic, în cazul în care programarea se face fracționat.  Și nu este un deziderat, ci o prevedere legală care trebuie respectată. Desigur, acolo unde sunt făcute deja programările vacanțelor este mai dificil de pus în practică, dar toți colegii ar trebui să știe de această prevedere și să o respecte cât mai curând posibil, atât ei, cât și angajatorii. Codul Muncii are și alte prevederi referitoare la programarea concediului de odihna, durata și plata acestuia pe care este important să le cunoști pentru a avea o relație corectă din punct de vedere legal cu oamenii din echipa ta.

Având în vedere că urmează sezonul concediilor cu ocazia zilelor libere legale și a concediilor estivale, am strâns cele mai importante prevederi legale din Codul Muncii referitoare la concediu de odihna pe care trebuie să le respecți ca angajator, dar și sfaturi legale importante, oferite de avocatele Andreea Suciu, Managing Partner și Teodora Mănăilă – Senior Associate la – Suciu – Employment and Data Protection Lawyers. Vei afla cum să procedezi în situații mai atipice legate de concediu de odihna al angajaților.

Concediu de odihna Codul Muncii

Concediul este un drept al tuturor angajaților și acest drept nu poate fi limitat de angajator. Angajatul nu poate fi obligat să cedeze concediul și nici să renunțe la el. Conform articolului 144 din Codul Muncii [intangibilitatea dreptului la concediu de odihna]:

(1) Dreptul la concediu de odihna anual plătit este garantat tuturor salariaților.

(2) Dreptul la concediu de odihna anual nu poate forma obiectul vreunei cesiuni, renunțări sau limitări

Programarea concediului de odihna – în atribuția angajatorului

 Zilele de sărbătoare legală consecutive, cum este cazul anul acesta al zilelor de 1 Mai și Paște, au creat o practică în rândul salariaților. În situația în care aceste zile cad în timpul săptămânii de lucru angajații cer completarea acestora și cu zile de concediu. În acest context, atenția angajatorilor se îndreaptă din nou asupra regulilor privind acordarea concediului de odihna, spune avocata Andreea Suciu.

Conform Codului Muncii, concediul de odihna trebuie efectuat în cursul anului calendaristic în care dreptul la concediu se naște, în conformitate cu programarea colectivă sau individuală, adoptată în urma consultării cu sindicatul/reprezentanții salariaților sau cu fiecare angajat în parte. Prin urmare, concediul de odihna nu poate fi impus unilateral de niciuna dintre părți, angajator sau angajat. Orice astfel de cerere impusă de către o parte riscă să fie considerată ca reprezentând o încălcare a prevederilor legale. O astfel de acțiune din partea angajatorului poate fi calificată drept abuzivă și poate fi urmată de controale din partea inspectorilor de muncă sau chiar de formularea unor acțiuni în instanță de către angajați. Pe de altă parte, plecarea angajatului în concediu fără aprobarea prealabilă a angajatorului poate echivala unei absențe nemotivate, adaugă avocata Andreea Suciu.  

Articolul 148 din Codul Muncii detaliază toate aspectele legate de programarea concediului de odihna

(1) Efectuarea concediului de odihna se realizează în baza unei programări colective sau individuale stabilite de angajator cu consultarea sindicatului sau, după caz, a reprezentanților salariaților, pentru programările colective, ori cu consultarea salariatului, pentru programările individuale. Programarea se face până la sfârșitul anului calendaristic pentru anul următor.

(2) Prin programările colective se pot stabili perioade de concediu care nu pot fi mai mici de 3 luni pe categorii de personal sau locuri de muncă.

(3) Prin programare individuală, se poate stabili data efectuării concediului sau, după caz, perioada în care salariatul are dreptul de a efectua concediul, perioadă care nu poate fi mai mare de 3 luni.

Programează cel puțin 10 zile lucrătoare de concediu neîntrerupt

Când faci programarea concediilor, ia în calcul prevederile din Codul Muncii și acordă angajaților cel puțin 10 zile lucrătoare de concediu neîntrerupt. E un timp optim pentru ca aceștia să se relaxeze și să se detașeze de muncă. Aliniatul (5) din art. 148 Codul Muncii prevede: În cazul în care programarea concediilor se face fracționat, angajatorul este obligat să stabilească programarea astfel încât fiecare salariat să efectueze într-un an calendaristic cel puțin 10 zile lucrătoare de concediu neîntrerupt.

Solicită cereri de concediu din partea angajaților după programarea concediului

În momentul în care s-a ajuns la un acord cu angajatul în privința perioadei de concediu, aceasta trebuie trecută în programare. Pentru ca această perioadă să fie respectată, este important să-i ceri angajatului să depună o cerere de concediu cu cel puțin 60 de zile anterioare efectuării acestuia. În practică, angajatorii prevăd în Regulamentul Intern un termen mai scurt de 60 de zile pentru concediile a căror durată nu depășește 2-3 zile.

Durata concediului de odihna și importanța specificării acesteia în actele oficiale

Conform Art. 145. [durata concediului de odihna] din Codul Muncii trebuie să acorzi angajaților un concediu de odihna anual de minimum 20 de zile lucrătoare.

Zile de concediu în funcție de vechime

În unele companii durata concediului de odihna poate fi mai mare de 20 de zile lucrătoare, fiind stabilită în funcție de vechimea angajatului în companie sau fiind parte din pachetul de beneficii. De aceea, angajatorul trebuie să respecte alineatul 2 din articolul 145 din Codul Muncii:
(2) Durata efectiva a concediului de odihna anual se stabilește în contractul individual de muncă, cu respectarea legii și a contractelor colective de muncă aplicabile.

Întrebări referitoare la durata concediului de odihna și întreruperea acestei durate:

În durata concediului de odihna se includ și sărbătorile legale sau zilele libere plătite, stabilite prin contractul colectiv de muncă?
Alineatul (3) din articolul 145 prevede: Sărbătorile legale în care nu se lucrează, precum și zilele libere plătite stabilite prin contractul colectiv de muncă aplicabil nu sunt incluse în durata concediului de odihna anual.

Calculez zile de concediu și pentru perioadele de incapacitate temporară de muncă a angajatului, pentru concediul de maternitate/concediul de risc maternal, concediul de îngrijire copil bolnav?
Toate aceste perioade/concedii se consideră perioade de activitate prestată și se acordă zile de concediu pentru ele, conform alineatului 4, din articolul 145, Codul Muncii.

Noile modificări ale Codului Muncii adoptate în octombrie 2022, adaugă la lista de mai sus și perioada aferentă concediului paternal, concediului de îngrijitor precum şi perioada de absenţă de la locul de muncă în situaţii neprevăzute, determinate de o situaţie de urgenţă familială cauzată de boală sau de accident.

Ce se întâmplă dacă în timpul efectuării concediului de odihna, angajatul anunță că începe concediul pentru incapacitate temporară de muncă, concediul de maternitate, concediul de risc maternal, concediul pentru îngrijirea copilului bolnav?
În această situație, concediul de odihna se întrerupe, urmând ca salariatul să efectueze restul zilelor de concediu după ce a încetat situația de incapacitate temporară de muncă, de maternitate, de risc maternal ori cea de îngrijire a copilului bolnav, iar când nu este posibil urmează ca zilele neefectuate să fie reprogramate, conform alineatului 5, din articolul 145 Codul Muncii.

Dacă salariatul are incapacitate temporară de muncă pe întreaga perioadă a unui an calendaristic, îi mai pot acorda concediu de odihna?

Conform alineatului (6), articolul 145 din Codul Muncii, salariatul are dreptul la concediu de odihna anual și în situația în care incapacitatea temporară de muncă se menține, în condițiile legii, pe întreaga perioada a unui an calendaristic. Angajatorul este obligat să acorde concediul de odihna anual într-o perioadă de 18 luni începând cu anul următor celui în care acesta s-a aflat în concediu medical.

În ce situații pot mări durata concediului de odihna, acordând zile suplimentare?
Dacă angajații lucrează în condiții grele, periculoase, au anumite afecțiuni sau sunt minori, durata concediului de odihna crește, conform Codului Muncii. Astfel în articolul 147, din Codul Muncii, privind concediul de odihna suplimentar pentru situații speciale, se prevede:

(1) Salariații care lucrează în condiții grele, periculoase sau vătămatoare, nevăzătorii, alte persoane cu handicap și tinerii în vârstă de până la 18 ani beneficiază de un concediu de odihna suplimentar de cel puțin 3 zile lucrătoare.

(2) Numărul de zile lucrătoare aferent concediului de odihna suplimentar pentru categoriile de salariați prevăzute la alin. (1) se stabilește prin contractul colectiv de muncă aplicabil și va fi de cel puțin 3 zile lucrătoare.

De asemenea, angajatorul trebuie să acorde concediu suplimentar salariatelor care se supun anumitor intervenții medicale:

În articolul 147¹ din Codul Muncii se specifică:

(1) Salariatele care urmează o procedură de fertilizare «in vitro», beneficiază anual, de un concediu de odihna suplimentar, plătit, de trei zile care se acordă după cum urmează:

a) 1 zi la data efectuării puncției ovariene;

b) 2 zile începând cu data efectuării embriotransferului.

(2) Cererea privind acordarea concediului de odihna suplimentar prevăzut la alin. (1) trebuie însoțită de scrisoarea medicală eliberată de medicul specialist, în condițiile legii.

Calcul concediu de odihna

Concediul de odihna se plătește exact ca o perioadă normală de lucru; pentru fiecare zi de concediu vei primi media zilnică a drepturilor tale salariale din ultimele 3 luni anterioare celei în care este efectuat concediul. Singura diferență este că nu se acordă tichete de masă. Reține că este important să plătești angajatului banii de concediu cu 5 zile înainte de plecarea în vacanță.

Articolul 150 din Codul Muncii reglementează plata concediilor de odihna: 

(1) Pentru perioada concediului de odihna salariatul beneficiază de o indemnizaţie de concediu, care nu poate fi mai mică decât salariul de bază, indemnizaţiile şi sporurile cu caracter permanent cuvenite pentru perioada respectivă, prevăzute în contractul individual de muncă.

(2) Indemnizaţia de concediu de odihna reprezintă media zilnică a drepturilor salariale prevăzute la alin. (1) din ultimele 3 luni anterioare celei în care este efectuat concediul, multiplicată cu numărul de zile de concediu.

(3) Indemnizaţia de concediu de odihna se plăteşte de către angajator cu cel puţin 5 zile lucrătoare înainte de plecarea în concediu.

Întrebări referitoare la plata concediului:

Pot compensa în bani zilele de concediu de odihna neefectuat? Când este permisă o astfel de compensare?

Avocata Teodora Mănăilă răspunde:

Doar în cazul încetării contractului de muncă, Codul Muncii din România permite compensarea în bani a concediului de odihna neefectuat.

La stabilirea numărului de zile de concediu neefectuate, angajatorii trebuie însă să acorde atenție normelor privind reportarea concediului de odihna.

Altfel, în situația în care salariatul, din motive justificate, nu poate efectua, integral sau parțial, concediul de odihnă anual la care avea dreptul în anul calendaristic respectiv, cu acordul persoanei în cauză, angajatorul este obligat sa acorde concediul de odihna neefectuat într-o perioadă de 18 luni, începând cu anul următor celui în care s-a născut dreptul la concediul de odihna anual, conform art. 146 din Codul Muncii.

În ceea ce privește zilele de concediu reportate, de regulă, orice concediu anual acumulat va fi pierdut, dacă nu va fi utilizat până în ultima zi a termenului de 18 luni. Cu toate acestea, un angajat nu își poate pierde automat dreptul dobândit la concediul anual plătit, doar prin simplul fapt că nu a solicitat concediul.

În măsura în care angajatorul dovedește că salariatul s-a abținut în mod deliberat și în cunoștință de cauză de la a-și lua concediul anual plătit după ce i s-a oferit posibilitatea de a-și exercita dreptul (spre exemplu, angajatorul notifică salariatul la intervale de timp regulate cu privire la zilele de concediu acumulate însă salariatul continuă să se abțină de la efectuarea concediului de odihnă), legislația UE nu se opune decăderii din dreptul de a efectua concediul de odihna în natură, și nici pierderii dreptului la compensarea în bani a acestuia în cazul încetării raportului de muncă [Curtea de Justiție a Uniunii Europene, în cauzele C-619/16 și C-684/16] – spune avocata Andreea Suciu.

Trebuie subliniat, de asemenea, că aceste precizări aduse de Curtea de Justiție a Uniunii Europene produc deja efecte în practică.

Tribunalul Dolj s-a pronunțat într-un dosar privind drepturile salariale și a admis ca fiind corectă concluzia angajatorului care a stabilit că salariatul își pierduse dreptul de a solicita compensarea zilelor de concediu la sfârșitul relației de muncă. În dosarul soluționat, salariatul ocupa o funcție de conducere și nu depusese nicio cerere de concediu pentru sine deși aprobase cererile altor salariati din subordine. Întrucât salariatul avea cunoștință, prin prisma funcției, de aceste obligații de programare și efectuare a concediului de odihnă, instanța a considerat că în mod anume, acesta s-a abținut de la efectuarea concediului de odihnă, pierzând astfel dreptul de mai solicita compensarea în bani a concediului la încetarea raportului de muncă, menționează avocata Teodora Mănăilă.

Ce se întâmplă dacă din motive obiective trebuie să chem angajatul din concediu de odihna? Ce obligații financiare am față de el?

Angajatorul are dreptul de a rechema un angajat din concediul de odihna numai în caz de forță majoră sau probleme urgente care necesită prezența salariatului la locul de muncă, conform Codului Muncii, articolul 151, alineatul (1). În acest caz, angajatorul trebuie să acopere toate cheltuielile angajatului și ale familiei, necesare în vederea revenirii la locul de muncă, precum şi eventualele prejudicii suferite de acesta ca urmare a întreruperii concediului de odihnă.

Dacă angajatul are evenimente deosebite în familie aceste zile sunt plătite separat sau intră în concediu de odihna?

Articolul 152 din Codul Muncii ne lămurește:
(1) În cazul unor evenimente familiale deosebite, salariaţii au dreptul la zile libere plătite, care nu se includ în durata concediului de odihna.
(2) Evenimentele familiale deosebite şi numărul zilelor libere plătite sunt stabilite prin lege, prin contractul colectiv de muncă aplicabil sau prin regulamentul intern.

În cazul în care am angajați care cer frecvent concediu fără plată, câte astfel de zile pot acorda?

Este important să știi că angajații au dreptul să-și ia zile de concediu fără plată pentru rezolvarea unor situaţii personale, conform art. 153 din Codul Muncii. Este important să stabilești o durată a concediului fără plată, prin contractul colectiv de muncă aplicabil sau prin regulamentul intern, pentru a evita situațiile în care angajații ar putea profita de acest drept.

Concediul de odihna în situații atipice. Răspunsuri oferite de avocatele Andreea Suciu și Teodora Mănăilă de la Suciu -Employment and Data Protection Lawyers.

Pentru salariații care se angajează pe parcursul anului cum se acordă concediul de odihna?

Ca regulă generală, concediul de odihna se acordă proporțional cu activitatea prestată de angajat  într-un an calendaristic, respectiv dreptul la concediu de odihnă este dobândit treptat, odată cu realizarea fiecărei zile de muncă.

În consecință, angajatorii trebuie să stabilească durata concediului de odihna la care noii salariați sunt eligibili, pe baza numărului efectiv de zile lucrate.

Pot angajații să renunțe în mod unilateral la concediul programat sau să ceară o reprogramare în situația de criză?

Ca angajator este bine să știi că articolul 149 din Codul Muncii prevede că angajații au obligația de a efectua în natură concediul de odihna în perioada în care a fost programat, cu excepția situațiilor expres prevăzute de lege sau atunci când, din motive obiective, concediul nu poate fi efectuat.

Având în vedere că programarea vacanței este rezultatul acordului părților, angajatorul are dreptul să solicite angajatului să prezinte motivele care îl împiedică să efectueze concediul și să le analizeze caracterul justificativ. 

În cazul în care motivele furnizate de către angajat sunt independente de voința acestuia (n.r. spre exemplu, chemarea la muncă din concediu de către angajatorul soțului salariatului), considerăm că angajatorul trebuie să accepte solicitarea și, de comun acord cu angajatul, să facă o reprogramare a concediului în cursul aceluiași an. Dacă o astfel de reprogramare nu este posibilă, este important să aibă în vedere ca angajatul să efectueze concediul în 18 luni de la sfârșitul anului în care a apărut dreptul la concediu.

Concediu de odihna in preaviz

Poate fi acoperită perioada de preaviz cu zilele de concediu de odihna?

În măsura în care ambele părți sunt de acord, angajatul poate beneficia pe perioada termenului de preaviz de zilele de concediu neefectuate, fără ca o astfel de situație să împiedice împlinirea termenului de preaviz.

Totodată, ca regulă generală, angajatorul nu poate obliga angajatul să-și ia  concediu de odihna în perioada de preaviz, dar nici angajatul nu își poate obliga angajatorul să îi aprobe o cerere de concediu de odihna.

Este posibil ca angajatorul să aibă nevoie de angajatul aflat în perioada de preaviz să-și termine task-urile sau să predea situația noului coleg. În acest caz, zilele de concediu de odihna neefectuate vor fi compensate în bani, odată cu ultima plată realizată angajatului.

Reține! Concediul de odihna este un drept al angajatului, dar și o obligație. Astfel, concediul de odihna aferent unui an trebuie efectuat în integralitate în anul pentru care este acordat sau, dacă acest lucru nu este posibil, din motive obiective, ca angajator, trebuie să te asiguri că angajatul își ia zilele de concediu în 18 luni începând cu anul următor celui în care s-a născut dreptul la concediu.

Ți-a plăcut articolul despre concediu de odihna? Citește și:

Prime de Sărbători și alte beneficii oferite de companii la final de 2022

Ce trebuie să știi din Codul Muncii dacă ești angajator