5 semne că ai nevoie de automatizare
Ți-ar plăcea, cu siguranță, să ai un robot deștept care să facă pentru tine task-urile obositoare și repetitive. Dar înainte de a-l aduce în birou pe „colegul” acesta priceput, pune-te puțin în locul celebrului detectiv Sherlock Holmes și investighează situația. Îți va rezolva acest nou coleg toate nevoile sau mai sunt și alte zone care ar putea să fie automatizate cu ușurință pentru o muncă mai eficientă și mai productivă? Ia în calcul cât de mult timp și energie îți ia partea administrativă a jobului și de ce ai avea nevoie pentru a-ți ușura munca. Iată câteva semne care îți spun că ai nevoie de automatizare.
1. Biroul tău este plin de hârtii. Apelează la automatizare
Dacă cineva ar intra în biroul tău în acest moment, cu greu te-ar vedea printre dosare, și documente. Iar colegii tot îți trimit cereri de concediu sau cereri pentru adeverințe, astfel că doar introducerea de date și printarea și arhivarea documentelor îți ocupă o bună parte din zi. Un studiu realizat de AIIM arată că multe procese, precum managementul documentelor angajaților și onboardingul sunt încă realizate pe hârtie în proporție de 53%, respectiv 48% dintre cazuri. Mai mult decât atât, 15% din veniturile unei companii sunt cheltuite pe crearea, gestionarea și distribuirea documentelor, iar un angajat petrece 30-40% din timpul său completând fișiere. Devine din ce în ce mai costisitor, din punctul de vedere al timpului și al resurselor financiare, să completezi documentele angajaților, să le menții cu date la zi și să le organizezi în birou. În plus, un birou ticsit de hârtii îți afectează abilitatea de a te concentra și poate duce la stres și anxietate, arată studiile realizate de Princeton University Neuroscience Institute.
2. Petreci peste jumătate din timpul de lucru în baze de date
Pentru fiecare poziție nou deschisă în companie petreci jumătate din timpul de lucru dintr-o zi căutând candidații și identificându-i pe cei potriviți postului, dar și realizând preinterviurile și lista scurtă. Aproape 50% dintre recrutori petrec și câte 30 de ore pe săptămână făcând aceste task-uri, conform DICE 2018 Recruitment Automation Report. În tot acest timp, managerii cer rapoarte despre cum merge recrutarea, iar candidații se așteaptă să primească feedback cât mai repede. Conform unui studiu eJobs, 78% dintre candidați vor să primească feedback din partea recrutorului într-un timp acceptabil, în maximum o lună de la interviu/probă.
3. Evaluarea nu a cunoscut inca procesul de automatizare
În afară de faptul că documentele necesare evaluării performanței se trimit pe e-mail, altă legătură cu lumea digitală nu mai există la tine în companie când vine vremea evaluării. Datele nu sunt colectate și salvate la locul potrivit, astfel încât nu se poate vedea evoluția colegilor. Lipsa unui sistem de evaluare bine pus la punct întârzie promovările și scade încrederea, dar și angajamentul. Astfel, 24% dintre angajați au în plan să-și schimbe jobul dacă managerii lor le oferă un feedback lipsit de acuratețe despre performanțele lor, spun datele unui studiu american condus de compania de market research The Harris Poll. Tinerii din generația Z sunt cei mai vehemenți: 63% dintre ei vor periodic feedback despre performanțele lor, conform unui studiu Ernst & Young.
4. Ai dificultăți în a ține evidența activității angajaților
Celebra foaie de pontaj pe care o completau părinții noștri a intrat de mult în istorie și nici Excelul nu mai este de mare ajutor când vrei să ții evidența activității angajaților. Fiecare cu specificul lui, fie că lucrează full time sau part time, fie că lucrează în schimburi sau în weekend. Ca să nu mai zicem că, dacă nu e purtat la gât, ceea ce nu mulți colegi acceptă, badge-ul ba apare, ba dispare, astfel că nu reușești să ai o evidență clară a orelor de începere și terminare a programului, o imagine de ansamblu a orelor de lucru, a overtime-ului sau a orelor de noapte. Pontajul înregistat necorespunzător generează adesea erori traduse prin pierderi financiare. Un tool de automatizare poate fi soluția.
5. Apar erori în calculul salariilor, tool-urile de automatizare sunt vitale
Dacă salarizarea în companie se bazează pe un pontaj realizat necorespunzător, în orice moment poate apărea o eroare: o cifră greșită, omiterea adăugării unui element în tabel etc. Astfel, calculul final va fi diferit de numărul real de ore lucrate de angajați și se va observa în momentul achitării salariilor. Plângerile nu vor întârzia să apară, iar colegii de la salarizare vor lucra în plus pentru a pregăti documente suplimentare: fluturaș de salariu, ordin de plată, achitarea diferențelor. În plus, un salariu incorect calculat este ca un bulgăre de zăpadă, atrage și alte probleme: rectificarea declarațiilor pentru impozitele și taxele achitate pentru angajați și depunerea lor la ANAF, de multe ori cu întârziere, ceea ce poate duce la sancțiuni.
Dacă ai bifat una sau mai multe din semnele de mai sus, e clar că departamentul tău nu e încă suficient de digitalizat și că e loc de mai bine. Soluția? Software-uri complete, de tip Cloud, care te ajută să gestionezi întregul ciclu de colaborare cu angajatul:
- Zone care pot fi automatizate: recrutarea (CV-uri etichetate electronic, CV-uri din surse multiple, definirea etapelor de recrutare, pre-testare, programarea și notificarea interviurilor, rapoarte, statusuri), onboardingul, evaluările de performanță, calculul salariilor, offboarding-ul.
- Următorul pas de bifat la digitalizare? O bază de date centralizată și un dosar electronic pentru fiecăre angajat care conține profilul, documentele legale, performanțele, beneficiile unui angajat. Vine cu flux automat de transmitere și aprobare a cererilor angajaților, iar aceștia, cu un singur click, își pot printa adeverințele de care au nevoie.
Ți-a plăcut articolul despre automatizare? Citește și:
