Ce nu ar trebui să-ți lipsească în automatizare
Vorbim mult despre tehnologie și automatizare în HR, însă ele vin la pachet cu un skill indispensabil: adaptabilitatea, pe care momentul ne obligă să ni-l rafinăm din ce în ce mai mult. Dar cum se schimbă nevoile la job și cât de adaptabili suntem cu adevărat? Cât de importante sunt factorul uman și experiențele în automatizare? Află insight-uri valoroase pe această temă de la Roxana Ilief, manager al diviziei de HR la Wizrom!
Ești de 20 de ani în echipa Wizrom, o perioadă în care ai văzut extrem de multe schimbări, mai ales în ultimii 4-5 ani. Cum te-ai adaptat tu la tot ceea ce s-a întâmplat în piață, la job? Cum ai ținut pasul cu avansul tehnologiei?
Când spui 20 de ani pare enorm și nu știu când a trecut timpul acesta. Au fost multe transformări prin care am trecut și nu știu dacă e vorba doar de transformări ale mele. Am crescut alături de companie și ea s-a adaptat și cerințelor noastre, ale angajaților, și pieței. Am trecut împreună prin schimbări de tehnologie, de legislație, prin extinderea portofoliului de clienți. S-a schimbat perspectiva proiectelor pe care le facem. Am încercat întotdeauna să fim deschiși la idei noi, să rămânem ancorați în piață și la nevoile clienților noștri. Să învățăm din fiecare nouă experiență și din fiecare schimbare pe care ne-o aduce contextul.
E în natura noastră să avem o anumită reticență pentru tot ce înseamnă schimbare. Simți această reticență și în ceea ce te privește? Dacă da, cum faci să o depășești?
Nu cred că aș fi putut să rămân în echipa Wizrom atâta timp dacă aș fi fost reticentă la schimbare. Activitatea noastră este strâns legată de tot ceea ce înseamnă dezvoltare, inovație. Noi suntem deschiși schimbării prin natura joburilor noastre. Au fost momente când am simțit puțină reticență din partea pieței, din partea clienților. Încercăm să ne situăm de aceeași parte a baricadei cu clienții. Au fost cazuri de reticență din partea clienților de a implementa o nouă tehnologie, de a o adapta în organizație. Încercăm de fiecare dată să construim împreună. Să vedem din cunoștințele pe care ei le au despre organizație, despre nevoi. Să vedem cum putem adapta soluțiile noastre pentru a răspunde acelor nevoi și pentru a construi împreună. Pentru noi este foarte important mai ales pe soluțiile de HR să avem parteneriat cu clienții.
Cum ți se pare că s-au schimbat nevoile departamentelor de HR și cum s-au transformat provocările cu care se confruntă?
Acum 20 de ani, majoritatea proiectelor pe care le aveam erau axate pe partea de calcul salarial. Companiile din domeniul producției, care aveau un număr mai mare de angajați, își îndreptau atenția și spre implementarea unor soluții care să le ajute în controlul orelor lucrate de angajați. Aici sunt costuri semnificative. Am văzut, de-a lungul timpului, o deschidere tot mai mare în a implementa soluții mai specializate. De exemplu, am mers în zona de evaluare a performanțelor, în zona de management al cursurilor oferite de companii, precum și în zona de bugetare. În ultimii ani, ne-am concetrat pe zona de self-service pentru angajați. Aici am remarcat un boom în ultimii ani.
Există încă o discrepanță destul de mare în România în nivelul de digitalizare în resurse umane. Dorință există, specialiștii din domeniul resurselor umane își doresc foarte tare să implementeze soluții, să-și automatizeze procesele. Să aibă instrumente care să-i ajute în luarea de decizii. Bugetele nu sunt însă întotdeauna adaptate acestor deschideri către implementarea de soluții. De obicei, companiile mari, multinaționalele, vin din afară cu o cultură, cu dorința de a implementa proiecte pe zona de HR. Aduc și know-how și resurse și bugete.
Din păcate, sunt multe companii în România care încă mai fac pontaje pe hârtie, care emit documentele de personal cu Mail Merge. Mi-aș dori să se ajungă la un nivel mai mare de automatizare. Dorința oamenilor de resurse umane de a implementa astfel de soluții e în continuă creștere.
În cei 20 de ani, ai ocupat pentru un timp și poziția de Marketing Manager. Sunt anumite lecții din marketing care ar putea fi aplicate și în HR?
Specialiștii în resurse umane aplică deja astfel de tehnici sau de instrumente. Un exemplu este analiza datelor. Așa cum în marketing este nevoie de o analiză permanentă a datelor pentru a înțelege comportamentul consumatorilor și a clienților noștri, pentru a-i convinge să cumpere și a-i fideliza, în egală măsură pentru departamentele de HR este important să analizeze datele. Astfel vor vedea cum pot atrage acei candidați care sunt valoroși pentru companie și care se potrivesc culturii organizaționale și obiectivelor pe care le are organizația. Datele ajută să menținem oamenii fericiți, eficienți la job și motivați să rămână pe termen lung în companie.
Atât în marketing, cât și în HR există nevoia permanentă de adaptare și de deschidere la nou în ambele departamente. Oamenii, fie că ne referim la ei în rolul de consumatori, fie că sunt angajați își doresc experiențe personalizate. Astfel e nevoie de deschidere și de implementarea de tehnologii noi care să te ajute să oferi astfel de experiențe.
Sunt anumite mituri din zona de automatizare a proceselor de HR pe care le-ai identificat în discuțiile cu clienții și p care ai putea să le demontezi?
Lucrul pe care îl aud cel mai des legat de automatizare este că procesele specifice zonei de HR tind să devină impersonale și la un moment dat s-ar putea să ajungem să nu mai avem nevoie de oameni în resurse umane. Este total greșit să credem lucrul acesta. Soluțiile oferă un proces de automatizare care ajută la eficientizarea și la reducerea timpului pe care oamenii de HR îl investesc în procese care sunt repetitive sau administrative. Totul cu scopul de a-și folosi talentul și cunoștințele pe care îl au pentru a face programe pentru angajați, pentru a interacționa cu aceștia și pentru a face lucruri care aduc organizațiilor valoare.
Un alt mit pe care îl aduc legat de implementarea de proiecte de informatizare este faptul că sunt costisitoare și foarte complicate. Ca furnizor de soluții e important să creezi un parteneriat cu clientul. Să îi înțelegi nevoile atât pe termen scurt, cât și pe termen lung, să construiești o arhitectură scalabilă. Să prioritizezi în planul de implementare acele tehnologii, acele fluxuri care sunt esențiale pentru el. Să faci un plan pe termen lung pe tot ceea ce înseamnă zona de automatizare și de digitalizare. Dacă vorbim de o companie care nu are niciun fel de soluție în momentul acesta și ne gândim brusc să facem un proiect, care să acopere și să optimizeze toate procesele din companie, cu siguranță va fi un proiect care nu se va termina prea curând și care s-ar putea să nu aducă niciun fel de beneficii.
Lucrăm alături de client și vedem care sunt acele zone unde are mare nevoie de digitalizare și care sunt procesele pe care le putem lăsa în faza a 2-a sau a 3-a. Putem să construim împreună și beneficiile să fie reale, iar costurile, raportate la ceea ce obține ulterior automatizării, să nici nu conteze.
Am văzut care sunt plusurile automatizării, dar există și riscuri când vine vorba de tot ce înseamnă inteligență artificială, de tehnologie? Identifici potențiale minusuri?
Dacă vorbim de inteligența artificială, beneficiile se văd. Și impactul lor va crește tot mai mult. Mă gândesc la două potențiale riscuri. Unul ar fi eliminarea factorului uman din analiza pe care AI o poate propune. De exemplu, în procesul de recrutare, AI-ul îți propune și îți scoate în față CV-uri conform unor algoritmi, dar factorul uman și experiența oamenilor din HR pentru a analiza acele informații sunt esențiale. Altfel procesele de recrutare și concediere pot fi influențate negativ.
Și lipsa unui cadru legislativ clar este un minus. Neavând un cadru bine delimitat, poți să mergi în zona de prelucrare incorectă a datelor cu caracter personal sau chiar în zona încălcării unor drepturi fundamentale ale oamenilor. Am văzut însă recent că Parlamentul European a reglementat un text de lege care reglementează utilizarea inteligenței artificiale.
Rămânem la partea de adaptabilitate, ce recomandări ai pentru un om de HR care își dorește să rămână relevant în contextul acestor schimbări din tehnologie și automatizare, și în același timp și eficient?
Nu pot să-i recomand decât să fie deschis noilor tehnologii și noilor idei și să încerce să le adopte pe cele care sunt potrivite organizației lui. Nu cred în existența unor apliccații și a unor instrumente de automatizare care să fie general valabile. Ele trebuie trecute prin filtrul personal pentru a fi potrivite culturii organizaționale și valorilor companiei.
Prin rolul pe care îl ai, trebuie să fii foarte conectată la dorințele clienților. Cum te asiguri tu că ești la curent cu tendințele din HR și, în același timp, că ești la zi cu nevoile care sunt destul de dinamice?
Particip la evenimente de profil, dar cred că locul cel mai important de unde îmi iau informații reale sunt întâlnirile cu clienții. Am zilnic cel puțin o întâlnire cu un client. Fie că vorbim de un client care are soluții din portofoliul nostru, fie că vorbim de un client potențial. Încerc să înțeleg care sunt nevoile și care sunt provocările pe care le întâmpină zi de zi, ce anume l-ar ajuta. Poate eu m-am gândit la ceva, dar realitatea este alta. Toate ideile pe care le strâng se transformă la Wizrom în idei de dezvoltare de produs, în optimizări ale procesului de implementare, în modificări pe zona de suport, pentru că și acolo e o zonă destul de dinamică. Departamentul de customer suport este primul cu care interacționează clienții noștri când apar tot felul de situații.
Pe tine cum te ajută soluțiile de automatizare în jobul de zi cu zi?
Wizrom dezvoltă și implementează soluții, așa că profit și testez intern tot ce se poate. Orice se aplică cât de cât pe profilul nostru, pe activitățile noastre, implementăm intern. Reduc astfel timpul pe care îl aloc unpr activități repetitive și am mai mult timp pentru întâlniri cu clienții, pentru dezvoltarea de strategii, pentru discuții cu oameni din echipă.
Ai avut momente în carieră, în care, dintr-un moment mai puțin glorios ți-ai luat lecții importante?
Au fost momente în care un proiect nu a mers așa cum ne-am fi dorit sau momente în care nu am reușit să țin în echipă un om care aș fi dorit să rămână alături de noi. Din fiecare experiență am încercat să trag învățăminte, să văd ce pot face pe moment pentru ca impactul asupra companiei și asupra echipei să nu fie mare. După fiecare astfel de moment am mers mai departe ceva mai matură, cu lecții învățate și cu dorința de a face mai bine.
Dacă ai putea să schimbi un singur lucru în HR ca să transformi industria, care ar fi acel lucru?
Răspunsul ar putea fi ușor amuzant, în contextul discuției în care am vorbit despre digitalizare, care ar trebui să meargă tot mai mult spre experiențe personalizate ale angajaților. Există o activitate care este specifică tuturor companiilor și pentru care în momentul acesta nu este niciun fel de dorință de digitalizare. Și mă refer aici la concediile medicale. Departamentele de resurse umane investesc lunar mult timp și fac eforturi inutile în introducerea datelor de pe concediile medicale. La rândul lor, și medicii introduc acele date în sistem, dar nimeni nu s-a gândit cum ar putea companiile să-și preia acele date din sistem. Avem clienți din zona de producție și aproape 15% din angajații activi dintr-o lună sunt în concediu medical. Dacă vorbim despre o companie de 1.000 de angajați, sunt 150 de hârtii care trebuie colectate și introduse manual într-un sistem.
Dacă ar fi să-i dai un sfat Roxanei de acum 20 de ani, care să o ajute să facă mai bine schimbărilor din ultimii 20 de ani, care ar fi acela?
Să fie mai încrezătoare în forțele proprii. Am avut multe momente în care, deși sunt deschisă la tehnologie, am privit schimbările cu emoțiile mele. Mare parte din realizările mele din acești 20 de ani se datorează echipei. Fără ei, niciunul dintre noi nu am fi unde suntem azi.
Ți-a plăcut articolul „Ce nu ar trebui să-ți lipsească în automatizare?” S-ar putea să-ți placă și:
