5 recomandări pentru a avea ședințe eficiente
Deși nu ne plac, fără ele nu ne putem duce activitatea zilnică la bun sfârșit. Ședințele la locul de muncă sunt necesare pentru alinierea echipelor cu obiectivele companiei. Dar câte ședințe înseamnă prea multe? Și cum le poți eficientiza, dacă te afli în rolul de manager? În acest articol am dezvăluit mai multe tips & tricks.
Viața profesională în 2023 nu seamănă deloc cu viața profesională din 2019. Atunci, foarte puține organizații lucrau în sistem hibrid. În 80% dintre companii sau poate chiar mai multe, nu exista remote work – angajații puteau lucra de acasă cel mult o zi pe săptămână.
În 2023, observăm o tendință inversată. Din 5 zile lucrătoare, angajații se duc doar de două ori pe săptămână fizic în 50% dintre companii, așadar, majoritatea ședințelor s-au mutat în mediul online, iar modul în care managerii desfășoară aceste ședințe s-a schimbat.
Deși în pandemie durata medie a întâlnirilor a scăzut cu 20%, numărul acestora a crescut în medie cu 13,5%, conform Harvard Business Review. Însă studiile arată că prea multe ședințe pot avea un impact negativ asupra wellbeing-ului echipei, care se reflectă într-un impact negativ și asupra performanței.
De asemenea, uneori, lucrând de acasă, angajații ajung să muncească mai mult decât atunci când merg la birou. De exemplu, dacă ne aflăm în mod fizic la locul de muncă și avem vreo nelămurire, putem merge în biroul alăturat să adresăm o întrebare colegului, însă dacă suntem acasă, trebuie să scriem un e-mail, un mesaj pe chat-ul folosit de companie, sau să vorbim la telefon, ceea ce, paradoxal, ne poate consuma mai mult timp.
Dacă ar fi să enumerăm principalele tipuri de ședințe ce pot avea loc într-o companie, acestea pot fi: informative, ședințe recurente/săptămânale, de brainstorming, de verificare a progresului anumitor proiecte, ședințe 1:1, la nivel de board sau strategice, ședințe în care se generează soluții, ședințe de planificare, ședințe de problem solving, ședințe în care se iau decizii, ședințe de kick-off, ședințe de învățare (workshop-uri și training-uri) etc. După cum vedem, avem foarte multe tipuri de ședințe și mulți stakeholderi implicați, așa că este nevoie ca ele să fie gestionate într-un mod productiv.
5 recomandări pentru a ține ședințe eficiente
Conform unui studiu realizat de specialiștii HBR pe un eșantion de 76 de companii care au redus numărul ședințelor pe o durată de 14 luni, productivitatea angajaților a fost cu 71% mai mare atunci când ședințele au fost reduse cu 40%. Acest lucru se datorează în mare parte faptului că angajații s-au simțit mai competenți și mai autonomi – au devenit mai responsabili cu privire la programul și sarcinile de la job, ceea ce le-a crescut satisfacția cu 52%.
Așadar, uite ce poți face pentru a avea ședințe mai productive cu echipa ta:
- Selectează ședintele la care participi: tuturor ne este familiară fraza „This meeting could have been an e-mail!” – întreabă-te care este obiectivul vizat al întâlnirii și dacă este cu adevărat important pentru activitatea zilnică.
- Nu munci după ce s-a încheiat ședința: pentru a ține pe toată lumea informată cu privire la ce s-a discutat, generează un document cu informații sau folosește un sistem unde au acces toți oamenii implicați. Aici, mențiunea ar fi că în anumite organizații se folosesc prea multe canale de comunicare – recomandarea este să fie folosit un singur instrument de comunicare și să se asiguri că toți oamenii știu să-l folosească astfel încât să nu existe riscuri de securitate.
- Distribuie munca în echipă: participă la ședință alături de un coleg care te poate ajuta ulterior cu diseminarea informației, acolo unde e posibil.
- Setează pauze între ședințe: dacă ai mai multe consecutiv, durata unei ședințe ar fi bine să nu depășească 45 de minute, cu 15 minute pauză, pentru a evita virtual fatigue. Cu toții avem nevoie de un moment de respiro pentru a putea să ne concentrăm complet atenția asupra următoarei întâlniri.
- Setează un cadru de discuție adaptat mediului online: dinamica unei întâlniri online este diferită de una offline. De multe ori, pe Zoom se poate întâmpla ca participanții să nu aibă camera pornită, sau să fie deja angajați în mai multe task-uri. Tocmai de aceea, pentru a le capta atenția, ar fi bine să adresezi câteva întrebări menite să-i invite pe membrii echipei tale să se gândească la cum se simt în momentul respectiv și să se conecteze la ei înșiși, ceea ce le va crește gradul de implicare în ședință.
Chiar dacă, de cele mai multe ori, liderii sunt ocupați cu activitățile operaționale și le mai rămâne prea puțin timp pentru partea strategică a fișei postului, e important ca, din când în când, să reflecteze asupra modului în care au loc ședințele – care este scopul, ce funcționează, ce nu și ce poate fi îmbunătățit astfel încât acestea să fie cu adevărat productive.
Ți-a plăcut articolul despre cum să organizezi ședințe eficiente? Citește și:
