Cum să pui bazele unui program de internship de succes
Programele de internship sunt o oportunitate inedită atât pentru studenții aflați la început de drum, care au șansa de a se bucura de o experiență de lucru reală, cât și pentru angajatori, care pot face astfel cunoștință cu noile talente de pe piața muncii.
Pentru organizații, un program de internship de succes aduce câteva beneficii care nu trebuie neglijate:
• Promovarea brandului de angajator. Prin construirea unor experiențe de lucru relevante și plăcute pentru tinerii interni, aceștia pot ajunge să îndrăgească organizația și să le povestească prietenilor și colegilor despre aceasta.
• Evaluarea abilităților potențialilor candidați. Prin intermediul acestor programe, angajatorii pot evalua performanța candidaților într-un scenariu de lucru real, astfel încât să poată lua decizii de recrutare pertinente.
• Dezvoltarea abilităților de instruire și leadership ale angajaților prezenți, care pot oferi îndrumare și training internilor.
În același timp, studenții care participă la aceste programe au ocazia de a acumula experiență valoroasă și de a întrerupe cercul vicios „nu am experiență – nu mă pot angaja; iar dacă nu mă pot angaja – nu pot acumula experiență“, ținând cont de faptul că perioada de internship este considerată vechime în muncă.
În plus, programele de internship îi pot responsabiliza și îi pot ajuta să afle mai multe despre mediul de lucru în general și despre cariera pe care vor să o urmeze în special.
Cum să construiești un program de internship de succes
Pentru a aduce valoare atât angajatorilor cât și tinerelor talente, programele de internship trebuie să fie bine planificate și puse la punct. Astfel, organizația din care faci parte poate contribui la dezvoltarea tinerelor talente și la găsirea celor potrivite, în special atunci când păstrează legătura cu cei mai buni dintre ei după absolvire.
Iată câteva bune practici de care un specialist în HR trebuie să țină cont în construirea unui program de internship de succes:
1. Promovează din timp programul de internship
În primul rând, trebuie să-ți faci public programul de internship. Din acest punct de vedere, cu cât începi mai repede cu atât e mai bine.
De exemplu, pentru un program de internship care se desfășoară în timpul verii, cei mai buni studenți își vor dori să aplice încă de la începutul anului universitar, adică din octombrie.
Cu cât promovezi programul de internship mai devreme, cu atât ai șanse mai mari să atragi studenții de top, care altfel vor alege să aplice la celelalte oportunități disponibile.
Pentru promovarea programului, alege să folosești canalele cele mai accesibile studenților:
• Lucrează împreună cu universitățile pentru o comunicare de succes. Apelează la site-ul oficial al acestora pentru a te promova sau organizează o sesiune de informare pentru toți studenții interesați.
• Apelează la angajații care au provenit din programele de internship trecute. Aceștia pot lua legătura cu ușurință cu persoanele interesate din grupul lor de colegi sau cu alte cunoștințe din corpul facultății pentru a le povesti despre programul de internship din organizația ta.
• Promovează-te în social media. Nu trebuie să uităm că cele mai bune surse pentru găsirea tinerelor talente sunt canalele de social media: potrivit statisticilor, 73% dintre cei din generația Y și-au găsit ultimul loc de muncă ca urmare a unui anunț în social media. Deși cele mai folosite canale de promovare sunt Facebook sau LinkedIn, ia în considerare posibilitatea de a publica programul și pe alte canale populare printre aceștia, cum ar fi Instagram sau TikTok.
2. Investește în procesul de selecție
Odată ce ai făcut programul de internship cunoscut și aștepți primii aplicanți, construiește un proces de selecție relevant și real, care te va ajuta să îi alegi pe aceia dintre ei care sunt cei mai potriviți pentru organizația din care faci parte.
Ținând cont de faptul că aplicanții pentru un program de internship s-ar putea să nu aibă CV-uri impresionante din cauza lipsei lor de experiență, va trebui să înveți mai multe despre aceștia în timpul procesului de recrutare.
Folosește întrebări relevante, care se orientează spre evaluarea atitudinii mai degrabă decât a abilităților de lucru și construiește scenarii de evaluare în care aceștia se pot regăsi și pentru care pot găsi un corespondent în experiența lor de studiu. De asemenea, poți evalua anumite caracteristici și prin intermediul unor teste de personalitate sau de aptitudini.
Chiar dacă acești aplicanți se alătură organizației tale doar pentru câteva luni, este în continuare important să înțelegi care sunt punctele lor forte și unde s-ar putea să aibă nevoie de îndrumare. Aceste informații te vor ajuta să dezvolți un program de internship strategic, care să se concentreze pe dezvoltarea abilităților tinerelor talente și pe oferirea unei experiențe de învățare valoroase.
3. Stabilește un plan de lucru
În construirea programului de internship, unul dintre primii pași esențiali este definirea scopului acestuia. Pentru aceasta, pornește de la următoarele întrebări: Ce obiective dorește organizația să atingă prin intermediul programului? Când aveți nevoie de interni și pentru cât timp? De ce sarcini se vor ocupa?
Ca lider de HR, trebuie să te asiguri că toate aceste detalii sunt clare înainte de a începe programul și de a primi internii. Vei vrea să creezi un plan detaliat pentru ca acesta să aibă succes.
Împreună cu managerii de echipe, stabilește o structură a muncii și a sarcinilor pe care internii le vor avea de îndeplinit. Cel mai important este să le puneți la dispoziție proiecte reale, care să aducă valoare ambelor părți, nu doar să le repartizați sarcinile de care echipa curentă nu are timp să se ocupe.
În funcție de durata internship-ului, alegeți unul sau două proiecte pe termen scurt la care aceștia pot lucra: este esențial ca proiectele de care se ocupă să aibă un punct de început și de sfârșit, astfel încât să poată simți că au adus o contribuție organizației și să poată observa evoluția muncii lor.
Pe lângă planul de lucru, stabilirea unor obiective de lucru și revizuirea progresului făcut este un alt pas important în dezvoltarea abilităților internilor. Pentru aceasta, organizează întâlniri săptămânale de feedback între interni și managerii echipei în care au fost repartizați. În timpul acestor întâlniri pot trece împreună prin sarcinile pe care le au de făcut, pot revizui progresul și contura liste de sarcini pentru săptămâna viitoare. Ca urmare a acestor sesiuni, managerii le pot pune la dispoziție internilor un mod de lucru care să-i ajute să navigheze experiența de muncă în cadrul organizației.
Felul în care alegi să structurezi programul de internship depinde de nevoile organizației tale. În același timp, un lucru de care trebuie să ții cont este asigurarea unei comunicări constante cu internii. În caz contrar, s-ar putea ca aceștia să piardă din vedere responsabilitățile pe care le au și rolul pe care îl joacă în cadrul companiei, chiar dacă pentru scurt timp.
4. Desemnează un coordonator al programului de internship
Desemnarea unei persoane responsabile cu programul de internship este o bună practică esențială pentru construirea unei experiențe relevante pentru interni. Totodată, nu este nevoie de crearea unei poziții separate pentru această responsabilitate: companiile mici pot, de exemplu, să desemneze doi coordonatori ai programului de internship care să dedice în jur de 5 ore pe săptămână atribuțiilor legate de acesta.
În plus, coordonatorii programului se pot asigura că internii au parte de o experiență colectivă de învățare dacă aleg să le ofere câteva sesiuni de instruire pe diverse teme de business sau carieră, prin intermediul cărora studenții își pot dezvolta un set de abilități valoroase profesiei alese.
5. Îndrumă-i cu ajutorul unui program de mentorat
Prin punerea la dispoziție a unui mentor sau buddy fiecărui intern îi asiguri acestuia posibilitatea de a primi feedback și ajutor dincolo de atribuțiile specifice legate de muncă. Pentru crearea unei legături relevante, mentorii nu ar trebui să fie din echipa de management ci, dimpotrivă, ar trebui să fie alți juniori din cadrul organizației. Astfel, se creează o raportare naturală și deschisă, care le permite tinerilor studenți să își expună întrebările sau temerile cu ușurință și să primească sfaturile și îndrumarea de care au nevoie pentru parcurgerea cu succes a programului.
6. Familiarizează-i cu întreaga organizație
Chiar dacă internii sunt repartizați în general unui departament din companie în cadrul căruia vor avea sarcini de îndeplinit, este important ca aceștia să își poată face o idee despre întreaga organizație.
Atunci când formulezi planul lor de lucru, rezervă-le timp pentru a cunoaște și a interacționa și cu alte departamente. Acest aspect este deseori neglijat în multe programe de internship și, drept rezultat, internii ajung să încheie programul fără să afle mai multe despre organizația în sine. În mod ideal, la terminarea programului de internship îți vei dori ca aceștia să înțeleagă întreaga companie pentru a putea transmite mai departe informații relevante și cuprinzătoare despre experiența lor.
Dacă acest pas este îndeplinit corespunzător, îți vei putea transforma internii în ambasadori ai brandului tău de angajator.
7. Păstrează legătura cu absolvenții programului de internship
La finalul oricărui program de internship, asigură-te că ai toate datele necesare pentru a păstra legătura cu foștii interni – nu poți ști niciodată ce oportunități aleg să urmeze și ce pot aduce organizației tale pe viitor. Menținerea legăturii cu aceștia îți permite să deschizi discuții de angajare viitoare, în special dacă îți propui să le oferi o poziție în cadrul companiei atunci când termină studiile.
Acest lucru este cu atât mai important cu cât angajatorii sunt încurajați să apeleze la programe de internship și să le convertească în contracte de muncă: conform legislației în vigoare, organizațiile care încheie un contract de muncă cu persoana care a desfășurat programul de internship în urmă cu nu mai mult de 60 zile primesc, la cerere, o primă de promovare a angajării în cuantum de 4.586 de lei pentru fiecare persoană angajată. Această primă se primește după o perioadă neîntreruptă de cel puțin 24 de luni de la angajare.
Aspecte legale de care trebuie să ții cont
Conform legii, un program de internship poate avea o durată de maxim 720 de ore desfășurate pe parcursul a 6 luni, cu mențiunea ca numărul de ore lucrate pe săptămână să nu fie mai mare de 40 (30 de ore pentru internii care au sub 18 ani). Ca număr de interni primiți în același timp, acesta nu poate fi mai mare de 5% din numărul total de angajați ai organizației (excepție fac companiile cu cel mult 20 de angajați, care pot avea 2 interni).
În ceea ce privește plata, legea menționează obligația organizațiilor de a plăti internii cu cel puțin jumătate din salariul minim pe economie, proporțional cu numărul de ore de activitate desfășurată.
Structurarea unui program de internship de succes
Această colecție de bune practici este doar un punct de început pentru specialiștii și liderii de HR care vor să investească într-un astfel de program.
Felul în care alegi să organizezi programul de internship în organizația din care faci parte va fi specific acesteia și trebuie să reflecte valorile de lucru. Însă, mai mult decât orice, ține cont de faptul că este important să asiguri o comunicare puternică între interni și mentori, manageri sau alți interni. Astfel, poți crea o experiență colectivă de învățare prin intermediul căreia internii vor simți că au adus o contribuție nu numai carierei lor, ci și întregii organizații.
Totodată, prin dezvoltarea tinerelor talente încă de la început de drum, poți contribui la găsirea angajaților de top de care organizația ta are nevoie pentru a crește armonios.
Ți-a plăcut acest articol? Citește și:
